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黑龙江大学档案管理办法
2010-07-16 13:46 王茹熠  审核人:

黑龙江大学档案管理办法

第一章 总 则

1.1为了加强学校档案工作的业务建设,提高档案管理水平,逐步实现档案的制度化、规范化、科学化管理,充分发挥档案

的作用,更好地为学校和社会做好服务,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理

办法》及《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,特制定本办法。

1.2本办法所称的档案,是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动和师生员工个人活动中直接形成的、对学校

和社会有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等各种形式的历史记录。

1.3学校档案反映了学校建立、建设和发展的过程,是广大教职员工、学生辛勤劳动和智慧的结晶,是重要的信息资源和历

史凭证。各级领导和全校师生员工都应充分认识到档案所具有的作用,增强档案意识,履行保护档案的义务,爱护学校档

案,协助职能部门管理并利用好学校档案。

1.4学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,也是反映和维护学校历史

真实面貌的一项重要工作。学校要把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

1.5学校档案实行统一领导、集中管理的原则。各门类的档案由校档案馆集中统一管理,以维护学校档案的齐全、完整与安

全,便于学校各单位的利用。

1.6学校档案工作应做到“三纳入”、“四同步”和“五参加”,即将学校档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规

划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,要布置、检查、总结、验收档

案工作;档案部门要参加设计定型、工程项目竣工验收、科研项目鉴定、引进软件验收和新进设备开箱验收等工作。

第二章 领导体制和机构设置

2.l我校档案工作接受省教育厅、省档案局、省高校档案学会的指导、监督和检查。

2.2按照国家教委1989年第六号令制定的《普通高等学校档案管理办法》的有关规定,建立档案馆,为系处级建制,由一名

副校长分管。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

2.3学校档案馆的基本任务是:

2.3.1贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;

2.3.2制订本校关于档案工作的规章制度,并负责对各单位的档案工作监督、指导,检查执行情况;

2.3.3负责接收、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料;

2.3.4负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源,开展档案的开放、利用和信息交流工作;

2.3.5负责对本校专、兼职档案工作人员的业务培训,搞好档案队伍的建设;

2.3.6开展档案宣传工作和对利用者进行咨询和教育工作;

2.3.7参与校史、年鉴等学校资料的编研工作,开展档案学术交流活动;

2.3.8执行保密制度,确保档案安全。

第三章 学校档案工作人员

3.l档案人员应具备的政治素质:

3.1.l努力学习马列主义、毛泽东思想及邓小平理论及“三个代表”重要思想,坚持四项基本原则,执行党和国家的路线、

方针、政策,公正廉洁,严守党和国家的机密;

3.1.2坚持辩证唯物主义和历史唯物主义,尊重历史,实事求是,维护历史真实面貌;

3.1.3热爱档案事业,忠于职守;

3.1.4遵守党纪国法及学校各项规章制度;

3.1.5热心为档案用户服务,埋头苦干,扎实工作,甘当无名英雄。

3.2档案人员应具备的业务素质:

3.2.1熟悉学校的沿革、变迁、现行体制和机构设置,了解各部门的职能和工作任务;

3.2.2熟悉馆藏,搞好编研,能准确、迅速地为学校各项工作提供档案信息,做好档案的提供利用工作;

3.2.3了解和熟悉形成档案的业务部门工作各环节和业务知识,熟练掌握立卷、编目的原则、方法、步骤和技能;

3.2.4积极学习先进的管理方法,刻苦钻研业务,不断提高档案管理水平和业务技能,做一名合格的档案管理人员。

3.3学校各部门必须有一名处级领导分管本部门的档案工作,并配备一名以上工作责任心强的兼职档案员,负责本单位档案

的收集、整理、立卷、归档工作。兼职档案人员要相对稳定,更换人员时应报档案馆备案。

3.4档案工作人员按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号)中的“黑龙江省档案系列高中级技术资格评审

标准”实行专业技术职务聘任制。

第四章 档案材料的形成积累与归档

4.l在全校范围内实施部门立卷制度,即由文件材料形成部门、科研课题组和会计部门等按文件材料的项目形成规律,加以

系统整理、组卷、编排页号或件号,填写卷内目录,向档案馆移交并办理归档手续。档案馆定期派人指导立卷工作。

4.2各处级单位必须健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度,各处级单位由兼职档案员负责,课题组应设专人负责积

累本项目的文件材料。

4.3对科研成果、产品试制、设备开箱、基建工程等进行鉴定验收时,必须有档案馆人员参加,有关业务主管部门应会同档

案馆对应归档的文件材料加以审查并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料归档的项目不予验收,不予上报成果。

4.4为做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存,各单位应做到各项工作与

档案工作实行“四同步”管理。

4.5归档范围:

4.5.1党群类DQ

主要包括党团组织、工会、民主党派及统战工作中形成的文件材料。

4.5.2行政类XZ

主要包括校办、人事、监察、审计、保卫、外事、总务、房产等行政职能工作中形成的文件材料。

4.5.3教学类JX

主要包括研究生、本(专)科生、成人教育的教学管理、教学实践和教学研究工作中形成的文件材料。

4.5.4科学研究类KY

主要包括科学研究工作管理、学术交流(含国际交流)和科研项目研制过程中形成的文件材料。

4.5.5产品生产与科技开发CP

主要包括产品生产、科技开发管理、经营管理和生产实践中形成的文件材料。

4.5.6基本建设类JJ

主要指基本建设工作管理、总体布置、房地产权和工程项目建设中形成的文件材料。包括项目的可行性研究、设计施工、竣工验收以及房地产权管理使用、维修、改建扩建各个阶段、各种程序及环节形成的配套材料。

4.5.7仪器设备类SB

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备项目的购置合同、随机文件及验收、安装、调试、使用、维护、改造和申请报废等各个环节形成的文件材料。

4.5.8出版类CB

主要包括出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。

4.5.9外事类WS

主要指外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。包括出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会

议、国际工作及留学生等工作中形成的文件材料。

4.5.10财会类CK

主要指财会工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及工资清册等方面材料。

4.5.11声像类SX

主要包括学校各项活动中形成的照片档案、录音带档案、录像带档案及光盘档案等。

4.5.12人事档案RS

主要指全校教职工的个人档案,包括履历、自传、鉴定考核、学历和职称评聘、政治历史情况审查、参加党派材料、奖惩、

任免、工资、出国、离(退)休等材料。

4.5.13实物档案SW

主要包括学校各项活动中获得的奖状、奖杯、锦旗、证书、会标及赠送品、纪念品等。

4.6归档时间:

4.6.1党群、行政、出版档案及其他各类档案中的管理文件(即综合类)材料,应在次年四月末以前立卷归档。

4.6.2科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收三个月后立卷归档。

4.6.3设备档案,在设备验收完毕投入使用二个月后立卷归档。

4.6.4记录各种活动拍摄的照片,在拍摄两个月内归档;录制的录像片、录音带等,在拍摄后进行整理、编辑,于次年三月

末归档。

4.6.5教学档案按教学年度立卷,并在文件材料形成的次年度十月末以前归档。

4.6.6财会档案,应在财会单位保存一年后归档。

4.6.7校档案馆随时接收上级规定应接收及个人捐赠的档案,接收时必须履行手续,填写移交单一式二份,写明案卷标题、

卷内文件页数、案卷数量和移交时间等项目。同时,交接双方履行签字手续。

4.7质量要求:

4.7.1按照文件材料之间的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分其保存价值,分类组卷。

4.7.2卷内文件材料做到齐全、完整、准确和系统。

4.7.3文件材料要分类准确,组卷合理,案卷装订及编目符合要求。

4.7.4案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。卷内目录、备考表、页号要填

写清楚,并注明密级和保管期限。

4.7.5归档的文件材料应格式统一,质地优良,书绘工整,声像清晰,符合规范和标准的要求,禁止使用不耐久的载体材

料。

第五章 档案的管理

5.l学校档案馆对接收来的档案要进行分类、编号、登记建帐,并编制各类检索工具。要做到帐物相符,排列整齐,便于保

管和利用。

5.2及时对保管期限已满的档案进行鉴定。由鉴定小组会同有关部门对档案进行全面审查,并按鉴定、销毁制度具体实施;

未经鉴定和批准,不得擅自销毁档案。

5.3单位撤销、合并和人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,任何人不得私自带走或销毁档案。

5.4档案馆要对各类档案的安全负责,妥善保管,研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复

制,对所有档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向学校领导报告,及时处理。

第六章 档案的利用与开发

6.1学校档案(除未解密和需要控制使用的外)向全校和社会开放,同时应遵循下列规定:

6.1.1本校人员按借阅制度和使用范围,凭工作证、身份证和学生证可查阅、利用本校档案。

6.1.2凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的、范围并办理查阅手续后,均可查阅利用属于开放范围的档

案,并可以摘录和复制。

6.1.3原则上一律在档案馆内查阅,档案确需借出,必须履行借阅手续,遵守借阅制度。

6.1.4要爱护档案,不准私自拆卷、撕页、涂改等。

6.1.5借出的档案必须按期归还,并要妥善保管,如有损坏或丢失,依据《档案法》追究有关人员的责任。

6.1.6查阅密级档案须经校领导和有关业务部门批准。

6.1.7按照国家制定的收费标准,开展对外有偿服务。

6.1.8利用档案者有义务向档案馆提供利用效果,以利于提高服务质量。

第七章 经费、库房与设备

7.l档案馆所需的业务经费和设备购置费由学校列入教育事业经费预算,统筹解决,确保工作需要。

7.2学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的库房、办公室、阅文室、陈列室等用房,使档案馆房舍自成一体。

7.3学校有计划地为档案馆配置计算机、扫描仪、激光打印机及复印、录音、照像、录放等设备,逐步实现计算机管理与光

盘贮存。

第八章 考核、奖励与惩罚

8.1学校每年召开一次档案工作总结、奖励大会,按学校制定的检查、考核评比制度和岗位职责,对成绩突出的单位和个人

给予奖励;对违反档案法规现象,视情节轻重给予处罚。

第九章 附则

9.l本办法由黑龙江大学档案馆负责解释。

9.2本办法自发布之日起实施。

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