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黑龙江大学学籍档案管理暂行规定
2010-07-16 14:19 王茹熠  审核人:

学籍档案管理是学籍管理工作的重要组成部分,为使我校学籍档案管理工作更加科学化、规范化,特制定本规定。

第一条 学生学籍档案是学生在校期间形成的,反映学生德智体及家庭政治的个人档案材料,是关系到学生毕业、就业的重要材料。对学籍进行科学、规范的管理。一方面有利于维护档案的完整与安全,充分满足利用者的利用需要,另一方面对于杜绝假学历、假文凭的产生,维护学历、文凭的严肃性和权威性,将起到重要作用。因此学生学籍档案管理必须实行集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第二条 学校建立的学籍档案的构成

1.学籍档案由学生学籍表、学籍附表以及成绩单三部分组成。

2.新生入学后,认真填写由校学籍科发放的《黑龙江大学学生学籍表》,由各院系教务员统一保管管理。

3.学生毕业离校前,认真填写由校学籍科发放的《黑龙江大学学籍附表》;各院系教务员到教务处打印学生成绩单,在成绩单上加盖教务员、学院院长印章,学院、教务处、以及学历学位公章。(未能正常毕业或取得学位的学生不加盖学历学位公章)。

第三条 学籍档案的记载与要求

(一)学生档案信息记载要准确、规范。学生姓名填写要准确,不能够写同音同字,曾用名要书写,不能够随意改名。要求户口、身份证、毕业证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名、出生日期、身份证号必须一致。反映图象特征的照片要求是免冠近照;反映亲属政治面貌、年龄、工作单位、住址等蚊子材料要真实清楚。

(二)填写学生学籍档案,按填表说明逐项进行填写。填表时必须使用碳素墨水、黑色中性笔或蓝黑墨水填写,不得使用其它墨水、圆珠笔、铅笔,填写时要要求字迹清晰、工整,不得挖、补、刮、擦,复写等。

(三)档案内容要保证完整性,一般情况不准更改,凡审核更改后应加盖更正章或复核章或复核人印章,印章应有专人保管。

第四条 学籍档案的移交

毕业生离校时,由各院系教务员将每一名学生的成绩单、学籍附表及学籍表按先后顺序排列并用胶水在左上角粘贴,形成学生档案材料;将学生档案材料按学号流水号顺序整理,以专业为单位使用玻璃绳捆绑。每个专业按学号流水号打印一份学生名单专升本学生的档案材料单独装订,每个专业按学号流水号打印一份学生名单。未能正常毕业的学生请在名单上特殊标注。

第五条 学籍档案的利用

1.学籍档案保管要做到:防盗、防丢失、防火、防水、防潮、防虫、防霉变;注意室内温湿度调节;保持室内清洁卫生;随时对破损档案进行修补。

2.学籍档案按其不同种类分别编号专柜存放,做到编目合理,存放条理,查找方便。

3.需查阅学籍档案材料时,须持单位介绍信及本人证件,经学籍管理人员同意,方可查借。

4.及时准确地提供各种数据和综合材料。

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