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黑龙江大学出版物档案管理办法
2010-07-16 14:21 王茹熠  审核人:

为了提高我校出版类档案(以下简称出版档案)工作质量和管理水平,更好地为学校和社会服务,并为考核出版档案工作提供依据,依据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》,结合我校实际,特制定本管理办法。

1.出版档案工作的基本要求

1.1高等学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料,均属出版档案。

1.2出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全,方便开发和利用。

1.3出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录,是高等学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入各社、部负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

1.4学校出版社、编辑部,有刊物的各院、所、处,要有—位负责人分管出版档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同学校档案馆认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

2.出版档案归档范围的确定

2.1确定的原则

2.1.1归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点

2.2归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容,具体范围见归档范围和保管期限表。

2.2.2归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,尤其是出版物本身。

2.3不归档的文件材料

2.3.1上级机关有关出版的普发(非专指本校)、不办的文件。

2.3.2未生效的合同、协议书。

2.3.3不退、不用的稿件,非定稿的稿件。

2.3.4重份文件及校内单位发来的文件。

2.3.5无查考价值的事务性、临时性函件。

2.3.6校外单位交换来的材料。

以上某些文件如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

3.出版文件材料的部门立卷和归档流程

3.1形成积累

3.1.1出版物出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,将全部材料收集整理放入材料积累袋内,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。

3.1.2出版物出版后,责任编辑必须将归档材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,放入案卷内,拟出标题;经部(社)领导审查和专(兼)职档案员检查后,编好卷内目录,连同原稿、清样、样书(均须写入目录内),顺序放入袋内。

3.2整理组卷

3.2.1出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况可一期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

3.2.2综合管理材料以件为单位进行整理、立卷。在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记,并逐项填写。

3.2.3跨年的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。

3.2.4出版档案内的原稿、清样,均须除去金属物,修补破损处,用线装订。

3.2.5卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。照片和不便装订的手迹,应放入特制的小纸袋内装订,装订线外有重要批注者,须进行贴边处理。

3.2. 6页、件号的编制。以案卷形式保管的文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置标在非装订线一侧的上角。以盒(袋)装形式保管的文件材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。样书只编件号。

3.2.7拟写案卷标题并录入档案管理软件中。出版物案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。标题中文控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之内为宜。

3.2.8借助档案管理软件著录并打印全印目录。其中,实体分类号与所在案卷的实体分类号一致;件号:卷内文件排列先后顺序的序号;文号:文件制发机关的发文字号;责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者;题名:即文件标题,应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号,同时将本单位形成的电子文件的全文上传到软件系统中;日期:文件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字,在表示年、月、日的右下角加“.”号。

3.2.9卷末备考表应逐项认真填写。其中,本卷情况说明,是对案卷内文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明,案卷内文件材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明;整理人,由组成本卷的责任者签名;检查人,应是立卷单位负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。

3.3归档验收

3.3.1书刊出版后一个月内,责任编辑应向本社、部(室)专(兼)职档案员归档,经验收合格后,发给凭据,社部(室)负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费。

3.3.2各社、部(室)的专(兼)职档案员应在次年3月底前,将上年应归档的出版档案,集中向校档案馆移交。移交时需备有:档案实体、移交目录(用竖版纯案卷目录代替)一式二份,双方各执一份备查。实行二级档案管理的档案分室于次年的5月底前向校档案部门移交签章手续完备的案卷目录。

3.3.3出版物版权转移到校外出版社时,档案一般应随同转移,或者将有关材料退还给作者。

4出版档案的管理

4.1分类编号

4.1.1按《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类标引,给出检索分类号(可从档案管理软件中选择)。

4.1.2根据出版档案的内容结构和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号。

模式如下:

20X X-CB00-1~n

20XX ---年度号

CB ---出版类档案一级类目代号

OO ---出版类档案二级类目代号

1--n ---案卷号 (综合部分为件号)

案卷号按最下位类目流水。年度用出版物的出版年度。

4.2编目

4.2.1档案部门在档案管理软件中整理合并电子数据后,打印案卷目录及全引目录。并按档号先后次序为每个案卷实体编写档号。

4.2.2在档案装具脊背下端40毫米处,贴上记有档号的标签。

4.3排架、保管

4.3.1排架:案卷入库必须做到将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。

4.3.2保管和其他技术要求:

4.3.2.1库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。

4.3.2.2档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。

4.3.2.3案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。

4.3.2.4库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。

4.3.2.5档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

4.3.3音像出版物类除保存纸质文字材料部分外,不同载体的音像出版物本身,编制相同档号另设专柜保存。

4.4鉴定和销毁

4.4.1根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值,保管期限分永久、长期、短期三种。到期经过鉴定,根据价值和需要,也可以对保管期限的升降,进行适当调整。

4.4.2在主管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个出版物项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经主管校长批准后,方可存毁。

4.4.3销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

4.5统计

4.5.1建立健全统计台账,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据,按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。

4.5.2按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

4.5.3对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。

5.出版档案的开发利用

5.1档案部门人员要熟悉馆藏,主动提供服务,起到领导和有关部门的助手和参谋作用。

5.1.1要充分发扬本校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定题跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。

5.1.2档案馆应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。

5.2珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

5.3对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。

5.4利用手续

5.4.1凡利用馆藏档案,均应按本馆规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。

5.4.2利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆存查。

5.4.3对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。

5.5出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分,特别是专家审稿意见,应严格划清界限,规定不同要求,利用时经过馆领导或出版、编辑部门负责人批准。

5.6定期编制出版档案汇编或内容摘要,在院校内部提供利用,并有选择地进行外部交流。

6.出版档案工作岗位责任制

6.1学校出版、编辑部门领导职责

6.1.1在组织编制出版物的长远规划和年度计划时,要把档案工作列为重要内容。

6.1.2制定和健全有关管理制度,确保出版档案工作能纳入管理工作中,并督促各科、室负责人和责任编辑执行。

6.1.3给本部门专(兼)职档案干部开展工作提供条件。

6.1.4定期检查和研究出版档案存在的问题,并认真予以解决。

6.2学校出版、编辑部门领导职责

6.2.1把建立和做好出版档案工作列为本部门的重要工作内容,对本部门全体人员提出要求。定期检查,做到档案材料的形成积累与出版工作同步。

6.2.2审查责任编辑对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求,保管期限是否定得恰当,并签注意见。

6.3学校编辑、出版部门责任编辑职责

6.3.1负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作,并送部(社)领导审查。

6.3.2负责向所在出版、编辑部门的专(兼)职档案员办理归档手续。

6.4出版、编辑部门专(兼)职档案干部职责

6.4.1在部门负责人的领导下,指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。

6.4.2会同部(社)领导检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确,组卷是否符合要求,经检查合格并办理移交手续后,发给凭据始可给作者汇出稿费。

6.4.3将已收集的案卷,按规定装订后,于每年3月底以前集中向档案部门办理移交手续。

6.4.4完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。

6.5学校档案部门职责

6.5.1根据国家有关出版工作的方针、政策和法规,制定本校出版档案工作的各种规章制度。

6.5.2指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

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