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黑龙江大学会计档案管理办法
2010-07-16 14:34 王茹熠  审核人:

为了加强我校会计档案管理,建立健全会计档案的立卷、归档、利用和销毁等管理制度,根据财政部《会计档案管理办法》,结合我校实际,特制定本办法。

一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。我校由财务处和档案馆共同负责会计档案的管理、监督和检查。

二、财务处各科室每年形成的会计档案,应按照有关会计档案的要求,负责整理、立卷、装订成册,在会计年度终了后,由财务处各科室自行保管一年,期满后,由财务处指定专人按分类规定编造清册移交档案馆统一保管。会计档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。

三、严格执行会计档案安全和保密制度。原则上不得向外借出会计档案,如有特殊需要,须经财务处领导批准,办理登记手续,并限期归还。会计档案不得由外单位人员查阅和复印,必须由财务人员一同前往查询。查阅和复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换,在馆查阅和复制会计档案时档案管理人员必须随同监督。

四、档案馆必须对会计档案进行科学管理,做到妥善保管,方便利用。建立会计档案查阅或复制登记簿,其具体内容包括查阅或复制人的单位、姓名、查阅或复制的内容、利用目的等。

五、保管期满的会计档案,按以下程序销毁:

(一)档案馆会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。

(二)由主管财务工作的校领导、财务处和档案馆负责人共同在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时,应由档案馆和财务处共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告负责人。

六、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和保管清册中列明。

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