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黑龙江大学基建档案管理办法
2010-07-16 14:37 王茹熠  审核人:

为加强基建档案管理工作,确保基建档案的完整、准确、系统和安全,根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,结合我校实际情况,制定本办法。一、基建档案的归档要求

1.凡在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料,均属基建档案。

2.基建档案由档案馆统一负责科学管理和利用。基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作,并配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷和归档工作。

3.工程竣工后应及时向档案馆移交,办理移交手续。归档的基建文件材料必须反映其项目建设的全过程,保证完整、准确、系统,特别是全套竣工图。凡归档的文件材料均应是原件,做到审查手续完备,制成材料优良,格式统一,字迹清楚,图面清晰、整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。凡具有法律依据和凭证的文件材料,签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。

二、基建档案的验收

基建档案验收是基建项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。建设单位应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。档案馆应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

三、基建档案的管理

1.基建档案主要供本校利用,如外单位需查阅,须经档案馆和分管基建的负责人批准方可查阅。基建档案原件只有一套者,一般不借出,如确需借出,限期归还。借阅的基建档案需查阅和复印时,借阅人员要爱护档案,不得毁坏,描画,保护档案原存排列顺序。

2.基建档案保管期限分为永久、长期和短期。

3.建立多种检索工具和参考资料,编制并公布基建档案目录,积极开发基建档案信息资源,积极为基建工作服务,为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证和参考。

4.为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修和管理过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单,经主管部门批准后方可变动。

四、基建档案的销毁

对已超过保管期限和建筑物已经灭迹的基建档案必须进行鉴定,对已失去保存价值的档案经过有关领导审批,登记造册后进行处理。

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