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黑龙江大学学生档案管理办法
2010-07-16 14:39 王茹熠  审核人:

第一章

第一条学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一,为了加强学生档案的管理,使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生档案管理工作的政策规定,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条学生人事档案是指本校在学生管理活动中形成的,记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条学生档案管理工作实施校级管理、学院协助的管理体制,档案馆是学校学生档案管理的职能部门,档案馆下设学生档案科,负责学生档案管理的具体事务。在分管校领导的指导下,档案馆制订本办法并统一组织实施管理。

第四条 本办法档案管理的范围是我校根据国家计划招收的全日制普通高等教育的本、专科和研究生学生。

第二章管理职责

第五条 学生档案管理配专人负责,具体职责为:

(一)在学院协助下,认真做好学生档案的收集、鉴别、整理、发送工作。

(二)热情周到地为来访者办理学生档案的查阅、借阅工作。

(三)做好学生档案的安全、保密、保护工作。

(四)协调处理完成学生离校后未能正常转出档案的相关事宜。

(五)结合工作实际,制定完善规章制度,加强业务指导工作。

(六)建立和不断完善学生档案信息库,大力推广,应用学生档案现代管理方法和技术,逐步实现学生档案管理现代化。

(七)办理其它有关学生档案管理工作。

第三章学生档案的收集和整理

第六条学生档案在新生入学后,由辅导员负责接收,并在一个月内完成学生档案的审阅与整理工作,同时对新生档案进行认真检查,若发现材料漏缺,应及时催促新生到有关部门索取。新生档案应内容包括高中材料、高考报考材料及大学入学登记表等。

第七条学生在校期间归档材料的范围:

(一)学生的奖、惩、贷材料。

(二)学生的党组织材料(正式党员)。

(三)学生在校期间的成绩表。

(四)高等学校毕业生登记表及体检材料。

(五)毕业生就业报到证第二联。

(六)其它经学校审定为有必要归档的材料。

第八条学生档案材料的归档要求:

(一)凡按规定应由个人填写的归档材料,本人必须如实填写。

(二)凡按规定应由个人填写的归档材料,在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符,不得用同音字或不规范用字代替,不得不经批准擅自更改。

(三)归档材料的内容在填写过程中必须认真书写,不得使用不规范用字、错别字或同音字,字迹要清楚、工整,一律使用黑色钢笔或签字笔填写。

(四)归档材料必须齐全、完整,归档材料必须有负责人签字或公章,并按规定办理移交手续。

第九条辅导员负责将新生档案以班级为单位,以学号为顺序登记,在新生入学一个月后,按照档案馆下发通知的要求,将名单与档案移交到档案馆。

第十条学生在校期间形成的档案材料由各相关部门在学生毕业前夕移交到档案馆进行归档。

第十一条整理档案时,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第十二条整理过程中,要严格档案材料的管理,防止档案材料丢失和泄露学生档案内容。

第四章学生档案的管理和利用

第十三条 因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:

(一)凡来查阅学生档案者,须持各学院及有关部门的介绍信查阅,学生个人不能查阅自己的档案材料。

(二)外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案,须持单位介绍信和查阅人工作证;

(三)查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理;

第十四条学生档案属机密文件,一般不予外借,如特殊原因必须借出使用时,要说明理由,经主管领导批准,并严格履行借阅手续。档案借出一般不得超过七天,期满后应及时归还,借出后不得随意扩大查阅范围,不得转手外借,不得涂改,不得少页增页。档案管理人员应在借出者归还档案时和借阅者查阅档案后,认真核对、清点档案内材料。

第十五条 转出的档案材料如因特殊情况遗失需要补办时,需持所在单位档案丢失的证明或介绍信,可到档案馆重新建档。

第五章学生档案的转递

第十六条毕业生发档时,需遵循以下原则:

(一)毕业生分配或就业后应及时将档案通过机要形式转给新的主管单位,毕业生不得自带档案。

(二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定经过认真的整理后密封,不得扣留材料。

(三)档案馆按照黑龙江省教育厅就业指导中心开具的报到证地址发送档案。

(四)考取外校研究生的同学需交纳所考学校的调档函原件,按照调档函的地址,档案馆直接将档案转递至学生录取院校。

(五)外校专升本同学的档案,档案馆直接将档案寄到所在学校的学籍管理科。

(六)休学、退学、出国等情况的学生的档案自动保留在档案馆。

(七)未能正常毕业和欠学费的档案不能正常发出。

(八)毕业生报到一个月内,务必按照报到证地址到有关部门查收个人档案,未查收到档案的毕业生,需到档案馆开具介绍信后,到哈尔滨市机要局查询,查询期限为一年。

第十七条用人单位提取毕业生档案时,必须持单位人事部门介绍信和本人工作证,方可提取档案,提取档案要严格办理相关手续。

第十八条 按照黑龙江省教育厅的相关规定,毕业生档案不能保管在所在学校。

第六章附则

第十九条本办法适用于黑龙江大学大学全日制本、专科和研究生学生。

第二十条本办法由档案馆负责解释。

第二十一条 本办法从公布之日起开始实施。

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