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黑龙江大学声像档案管理办法
2010-07-16 14:41 王茹熠  审核人:

第一章总则

第一条为了建立健全我校声像档案工作,进一步加强声像档案的管理,更好地发挥声像档案的作用,特制订本办法。

第二条声像档案是指我校各部门或个人在学校各项活动中拍摄、录制的反映学校真实面貌的具有保存价值的照片、影片、录像带、磁带等不同形式的历史记录。

第三条声像档案具有真实、形象、生动、直观的特点,有像可看,有声可闻,有很强的表现力和感染力,可以再现历史过程,对研究学校的历史及其发展具有重要意义。因此,健全声像档案工作,完整、准确、系统地做好声像材料的形成、积累、归档是全校各部门、各级领导和各类人员的职责。

第四条声像档案是国家全部档案的重要组成部分,是学校的宝贵财富,任何单位和个人不得据为己有。

第五条声像档案由校档案馆实行统一管理。

第二章声像档案的形成、积累、组卷和归档

第六条 全校性的重大活动和重大事件都应形成照片和录像带。照片、录像带主要由宣传、统战部和现代教育技术中心(原电教中心)负责拍摄、积累、归档;各院系、部、处、所、中心在教学、科研、党政管理等重大活动中形成的照片、录像带由各单位负责积累、归档;个人拍摄的有关能反映学校历史面貌、具有参考价值的声像材料由个人整理、归档。

学校鼓励单位或个人保存的学校各个时期珍贵的声像历史材料归档保存。

第七条组卷方法

1.各部门对已形成的声像档案材料,包括自行拍摄的,应认真进行整理,凡有查证和使用的照片、录像带、录音带等分别组卷,向校档案馆办理归档手续。

2.照片档案分别按第十条归档范围中的八类组卷,每卷中按时间先后顺序排列。科研照片按项目组卷,由课题组负责。录像带、录音带一盒一卷。

第八条归档、移交要求

1.移交归档的照片须有底片和说明词,影片须有剧本或说明词。

2.移交归档的声像材料必须图像清晰。

3.移交归档时应填写好移交清单(包括内容、名称、地点、时间、制作者单位、姓名)。

第九条归档时间、

1.记录各种活动拍摄的照片,拍摄后一个月内由本单位兼职档案员归档。

2.录制的影片、录像带、录音带等拍摄后进行整理、编辑,于次年三月末归档。

第十条 归档范围

1.党政活动类

⑴记录上级党政领导来校活动的场面(包括视察、座谈等)。

⑵建校以来主要领导(包括正副党委书记、正副校长、校长助理、各处级单位领导等)在任职期间的工作照片。

⑶记录历届党代会、教代会、职代会、团代会、学代会等重大会议的场面(包括开幕、闭幕、大会发言、代表座谈讨论等)。

⑷校庆、教师节、重大纪念日、庆祝日、英模报告、先进事迹介绍和学校奖励大会场面,先进人物照片。

⑸记录省级代表团、兄弟院校代表团、慰问团来校参观、慰问等活动场面,我校代表团到外单位参观慰问等活动场面。

⑹记录民主党派组织的重大活动和少数民族活动的场面。

2.教学类

⑴新生入学、开学典礼、领导讲话、师生代表发言等场面。

⑵教授、专家或在学术上造诣较深的中、老年教师授课、教师进行教学研讨、教学经验交流等场面。

⑶学生听课、师生共同探索教学改革、实验操作、实习、参加各种学习竞赛活动等场面。

⑷本科生、硕士生、博士生论文答辩场面。

⑸学生毕业典礼场面、历届毕业生合影。

⑹学校自制的用于教学的声像教材(包括录音、录像、幻灯、CAI课件等)。

3.科研类

⑴由本校发起的国际性、全国性或省级学术交流活动;学术年会活动场面(包括大会开幕、闭幕、大会发言、校领导接见等)。

⑵在科研项目、科研课题研究中形成的能反映该项目主要研究项目主要研究过程、试验情况、鉴定会场面的声像材料及成果实物照片。

⑶参加国家、省级科研成果展览、咨询转让签订合同仪式。

4.外事类

⑴校领导出国访问、接待外宾记录。

⑵外国领导人及外籍著名人士、港澳台学者来校参观、访问交流、讲学等活动记录。

⑶各国代表团访问学校活动记录(包括座谈、联欢等)。

⑷派出的各种学术团体活动记录。

⑸外籍友人捐送礼品的场面。

5.校园类

⑴建校以来各时期校园全貌、校门、校际、校园风景等照片。

⑵学校行政办公室、教学实验楼、图书馆、学生和家属宿舍楼、公共设施楼等外观照片,正在建设的新楼,开工典礼及建设中所拍摄的照片。

6.人事保卫类

⑴著名教授、专家、知名人士活动照片及授予校外人员名誉职务的照片。

⑵著名教授、专家、知名人士死亡遗容、追掉会场面。

⑶校友来校活动照。

⑷刑事犯罪现场、判决等照片。

⑸火灾或其它自然灾害、重大事故所造成的破坏性现场照片。

7.文体卫生类

⑴历届运动会盛况、开幕场面、领导讲话、运动员比赛场面、各运动会项目之运动员角逐等精彩场面的声像材料、破学校记录运动员照片、校运动会参加全国性或省级以上体育运动全体队员代表合影及授奖场面等声像材料。

⑵校运动会训练、学生课余体育活动场面及军训、武术、体操、球类等活动的典型情况。

⑶学生文艺汇演、职工文艺比赛、有代表性的文艺演出、书法比赛等活动记录。

⑷爱国卫生运动、防病治病、计划生育等工作的宣传实施过程形成的声像材料。

⑸教工普查病理照片,学生因病退学病理照片等(医院负责保管)。

8.产品类

产品实物照片及生产过程、鉴定、使用情况形成的声像材料。

第三章 声像档案的管理和利用

第十一条 对接收进档案馆的声像档案进行编号、登记、建账、编制检索工具。

第十二条 归档的声像档案应设专门库房或专用档案柜保管,排列有序,便于查找和利用。

第十三条 本校人员凭工作证或学生证,在说明利用的目的和范围后均可查阅和利用本单位的声像档案。

第十四条 查阅、利用声像档案一般不得拿出档案馆,凡需要借出看录像片、影片者须有关领导批准,用后及时归还。

第十五条 作者有特殊声明的声像材料,档案馆负责控制其使用范围,确保作者权益不受侵犯。

第四章 附则

第十六条 本办法自公布之日起执行。

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