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黑龙江大学外事档案管理办法
2010-07-16 14:42 王茹熠  审核人:

学校外事工作类档案(以下简称外事档案)是反映学校国际学术交流、交往活动的真实写照,是学校外事工作的法规性文件和参考利用的凭证依据。为了提高学校外事类档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《高校档案工作规范》,结合我校实际,制定本办法。

一、外事档案工作的基本原则

(一)学校在与境外团体(包括高等学院、科技机构等)或个人在学术研究、科技和生产合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有利用和保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。

(二)学院在涉外活动中形成的外事档案,是学院全部档案的重要组成部份,应该实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

(三)学院外事处是学院外事管理的职能部门,应将外事档案管理工作纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

(四)外事办公室要有一位负责人分管外事档案工作,设立兼职档案员,由兼职档案员具体负责档案的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

二、归档流程

(一)学校外事处(国际文化教育学院)是学校外事管理、涉外教学、涉外科研材料的归口部门,在来校、出国、国际合作、国际会议和教学活动结束后,负责将与此项工作形成的各种外事材料和学籍进行收集、汇总,整理组卷,按规定向学校档案馆移交。

(二)归档的外事材料,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整,图样清晰。

(三)凡出国学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国外各项活动中形成的材料交给外办进行验收。

(四)根据外事材料形成规律,保持材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事材料进行整理,组成一个或数个案卷。

(五)在各种外事材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往函件等准备阶段形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后排列。

(六)拆除卷内材料上的金属物,对装订时盖住字迹的破损的材料进行贴边、修补。

(七)外事档案采用卷盒方式保管,以件为单位,加盖件号章,每件各自编页号。

(八)归档案卷必须填写卷内目录及备考表,写明本卷材料总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏多少情况加以说明。

(九)外事综合管理文件在次年4月底前归档。其他各类外事材料以一个周期结束后一次性归档。

(十)移交前外办兼职档案员填好案卷目录一式二份,下面注明检查人、移交人、接收人姓名及日期。移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案馆应要求补正后再接收。

三、外事档案归档范围的原则和主要内容

(一)归档范围的原则

1.保存的外事档案,对学院和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的涉外文件材料,必须反映学院外事管理,反映学院与境外高校、科技、生产的合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

3.归档的涉外文件必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现学院涉外工作的职能和特点。

(二)归档的主要内容

1.归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出境和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、科技合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。

2.学院人员在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等,归档方式可存原件,或复印、影印件。境外团体或个人赠送给学院的纪念品、礼品等,有保存价值的应归档,若不宜长久保存的,可存影印件和清单。

3.归档的重点应是属重大涉外和校际合作、科技合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的各种文件;

3.未生效的合同、协议书;

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件;

5.重份文件,校内各单位发来的文件;

6.与校外单位交换来的材料。

以上不归档的某些文件材料,也可有选择地作资料暂存。

四、外事档案的归档要求与立卷方法

(一)外事文件材料的形成积累

1.与涉外活动有直接联系的各部门或个人,须按本部门或个人参与涉外活动的程序、形式,积累收集外事文件材料。一般的归档一份,重要的和经常使用的应酌加副本。

2.归档的外事文件,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图样清晰。

3.出境人员回校后,须在两个月内,将参加涉外活动形成的文件材料整理、立卷、送交外事处集中审核后交学院综合档案室并经验收合格,出具证明,财务部门方可准予报帐结算。

4.聘请境外专家、学者、教师(含客座教师)来校任教、讲学、研究的院、系、所、中心,在任教、讲学、合作研究结束时,应将需归档的文件材料收集、整理、立卷后送外事处审核,然后移交学院综合档案室。

5.接待境外专家、学者来院访问和作学术报告的部门须将该归档的文件材料收集、整理、立卷后送外事处、审核后移交学院综合档案室。

6.接收境外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称的有关材料,由外事处收集整理、立卷后向学院综合档案室移交。

(二)整理组卷

1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

2.对来院、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后排列。

3.外事文件材料,采用卷皮或卷盒方式保管,可以整卷装订,可以组成薄卷,也可以每件文件装订后装盒保管。

4.幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外,其余声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状,另行专柜保管,档号与文字材料一致。

5.以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编排页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置标在非装订线一侧的右下角。

以盒(袋)装形式保管的外事材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐项填写。

6.外事管理部门要进行归档前的鉴定工作,按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见,经单位主管领导同学院综合档案室协商后确定。

(三)归档验收

1.由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷的卷内目录之前。

2.移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案部门应拒绝接收,要求限期补正。

3.移交时填写移交目录,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

4.外事档案在次年五月底前归档

五、岗位职责

(一)分管外事工作的校领导职责

1.贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策,把档案工作列入工作计划。

2.定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

(二)与外事活动有业务联系的院、系、所、部、处等单位领导职责

1.重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行。

2.按本部门外事业务活动的程序、形式,积累收集外事材料。在工作结束后,将材料汇集、检查,主管领导签字后送交外事办公室。

(三)外事处领导职责

1.制定和健全外事档案工作管理制度,确保外事材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,设立兼职档案员,具体负责此项工作,并监督各部门人员做好立卷工作。

2、.指导、监督按外事活动的程序将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷,签字后定期向档案馆移交。

(四)外事处兼职档案员职责

1.做好外事档案材料的平时积累工作。

2.会同部门领导,检查与外事有关单位交来的外事材料是否完整、准确、系统,经检查合格后再办理移交手续。

3.将收集、积累的外事材料,整理组卷装订,做到组卷合理、标题准确、装订整齐,并按时向档案馆移交。

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