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黑龙江大学党群、行政档案管理办法
2010-07-16 14:43 王茹熠  审核人:

为了加强我校党政档案工作业务建设,逐步实现党政档案管理工作的规范化,不断提高科学管理水平,有效地为学校各项工作服务,特编制本管理办法。黑龙江大学党群、行政档案管理办法依据《中华人民共和国档案法》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及教育部发布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等有关规定、结合学校实际制定本办法。

一、基本原则

学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党群、行政档案。学校党群、行政类档案(以下简称党政档案)是反映学校党政活动的真实写照,是学校党务工作和行政工作的法规性文件和参考利用的凭证依据。党政档案必须集中统一管理,确保其完整、系统、准确和安全、便于档案的开发利用。党政文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度,实施档案工作的“三纳入”,即纳入“计划、规划;管理制度;工作职责范围。”和“四同步”管理:布置、检查、总结、验收与档案工作同步。

二、党政档案归档范围

我校实行部门立卷归档制度。党群、行政档案在学校档案馆指导下由各职能部门组织立卷,定期向学校档案馆归档。各职能单位要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,协同校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。党政文件材料归档的主要内容是党务、行政二大系统的内容。归档的重点以本校形成的不同载体形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。党群、行政档案具体归档范围详见《黑龙江大学党群、行政档案归档范围和保管期限表》。

三、党政档案整理规则与归档要求

(一)党政档案整理规则

遵循文件材料的形成规律,保持彼此间的有机联系,区别不同的价值,确定永久、定期(30年和10年),便于保管和利用。具体要求:

(二)党政档案归档要求

1.各部门要做好平时预立卷工作,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,随时将办理完的文件按问题归入相应卷夹。

2.档案归档前兼职档案人员要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整;检查文件反映的内容与事实是否相符;检查文件的结构(标题、作者、时间、印章等)是否齐全,如有问题应及时采取补救措施。

3.不同年代的文件一般不在一起立卷,同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷:正文在前,附件在后;批复在前,请示在后;正件在前,定稿在后,印件在前,定稿在后,历次重要讨论稿在前,修改稿次后;结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图表在后,不能分散。专业性、成套性档案,可以按阶段、结构等分别组卷。

4.归档的文件材料要求字迹工整、清晰,禁用圆珠笔、铅笔、复写,字迹不清,破损的文件材料应修补誊清。

5.对有关盒内文件材料的情况说明,填写在备考表内,若无情况说明,也应将各项内容填写清楚,整理人和检查人都应签名,以示负责。

归档时间和移交手续

6.各部、处、系、所于次年三至四月前将整理、装订完毕的档案向校档案馆移交。

7.移交前,立卷归档部门要填写移交目录一式两份,交接双方各存一份备查。

四、党政档案的管理

1.党政档案档号的组成。

党群(行政)类档案档号=年度号+党、政档案分类号+件号。模式如下:

2×××-DQ(XZ)11-1~n

件号

党群档案二级类目代号

行政档案一级类目代号党、政档案分类号

党群档案一级类目代号

年度号

2.党政档案实现归档文件目录数字化。将归档目录及时录入黑龙江大学档案管理软件中,录入完毕后分别打印党、政档案归档文件目录。

3.党政档案排架、保管。将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。

4.党政档案库房管理。库房要有能防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光的设备,温度控制在14—24°C,标准相对湿度为45—60%。

5.党政档案借阅规定。学校各门类档案主要为校内各职能部门工作参考利用,借阅一般工作档案须经档案室同意,办理借阅手续即可。借阅党委和校长会议记录,须经主管校领导或党办、校办负责同意。外借档案一定要注意档案的安全和保护,及时归还,防止损坏和遗失。

6.党政档案鉴定、销毁和统计管理。在分管校领导负责下,档案室和立卷部门根据档案保管期限和存毁原则,及时进行档案鉴定和销毁工作。按照统计法规定,每年定期进行党群、行政档案的统计工作。

7.党政档案的编研和学术研究是档案信息资源开发利用的重要途径,应充分利用档案编研有关史料,如学校沿革表、历任校领导职务任免、基础数据汇编、年鉴、大事记、重要专题档案汇编、重要会议简介等。编研档案史料必须把握质量,使史料真实可靠。档案学术研究和交流,旨在提高档案业务水平和管理水平,使档案宝库发挥其社会效益和经济效益的功能。

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