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关于做好移交2011届毕业生学籍档案工作的通知
2011-08-26 09:52 王茹熠 

全校各学院:

教学档案归档工作即将开始,请各学院将应届毕业生的学籍档案材料于9月16日前移交至学校档案馆。

需移交的档案材料包括:

1.成绩单一份

2.学生学籍表(必须贴照片、学生本人确认签字)

3.学生学籍附表(含论文评语,院系及院长公章)

具体要求:

1.请将每一名学生的成绩单学籍表学籍附表按先后顺序排列(注意排列顺序、方向)并用胶水在左上角对齐粘贴,形成学籍档案材料(详见附件示意图)。

2.将学籍档案材料以专业为单位,按学号流水号的升幂顺序排列整理。若专业中有专升本学生,需将专升本学生的学籍档案材料单独整理。

3.正常毕业生的成绩单应加盖六个章,没有正常获得毕业证和学位证两证的学生,不能加盖毕业证和学位证公章或者结业的,此类成绩单暂不要转给我馆,但必须转交学籍表和学籍附表。

4.转档前请与档案馆电话联系确定转档时间。转档时,请携带(A4纸横向打印)转档一式两份目录,待签字验收后档案馆留存一份,返回学院一份(详见附件2目录模板)在转档前请将该电子版目录发送到教务办公网档案馆綦建红(qijianhong)信箱。

5.由于毕业生数量较多,请各学院协助档案馆,在转送材料时每个学院派两名学生来档案馆协助整理和验收材料。

“转档目录”填表说明:

2011届毕业生学籍档案目录EXCEL表格内容具体涵盖:序号、学号、姓名、学院、专业、学制、毕业层次、入学日期、毕业日期、备注、(学生本人若出国、休学、退学、挂科、降级、留校查看、欠费或由国教院转入等特殊情况请在“备注”项注明)毕业/结业/延修、专升本标志以及成绩单、学籍表、学籍附表等项。

“√”代表转入该材料,没有转入该材料不要“√”。

联系电话:86608654

联 系 人:綦建红

附件:1.学籍档案材料整理示范

2.2011届毕业生学籍档案目录模板

黑龙江大学档案馆

2011年8月23

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