各位毕业生同学：

你们好！一年一度的发档工作即将开始，为了让毕业生明确发档工作和注意事项，我们特向毕业生同学作以下几点说明：

1．每年七月，我校对毕业生档案都以机要形式邮寄。学生在8月份以后务必查询档案是否邮寄到学生工作单位（报到证上面的单位）。

2．根据国家相关规定，机要局的机要邮寄底单只允许保存一年，因此，有需要查询档案邮寄去向的，一定要在毕业后一年内查询。如查询结果属于机要局退档情况，请及时与档案馆联系。

3．学校是按照派遣证（报到证）上面的地址邮寄档案的，因此，查询档案去向也要严格按照此地址查询。如果报到证上的地址所在单位没有保存档案的权利，我们将发往其上级单位。

例如：某毕业生报到证上的地址为：

哈尔滨市人力资源和社会保障局

哈尔滨***有限公司

如果此公司没有收到该生档案，应该去哈尔滨市人力资源和社会保障局查询。

4．延长修业年限或者在毕业时没有正常拿到毕业证或学位证的同学，其成绩单上缺少授予毕业证或学位证公章，学校对这类档案暂不发送。学生在获得毕业或学位证书以后，需自己去教务处成绩管理科领取成绩单一式两份，且各盖齐六个公章后交至档案馆，由档案馆负责发出档案。如果学生本人能够出具与报到证相一致的工作单位的调档函（介绍信），也可自带档案。

5．学生档案是以密封形式从档案馆邮寄出去的，毕业发档期间不允许自带档案。

6．任何个人不得私自拆封档案。如果有个别学生工作单位有变动，需要从工作单位取走档案，且需要将档案密封或加盖公章的，可在取档部门办理。我校档案馆将不再对已经邮寄出的档案进行密封、盖章。

7．有些工作单位比较特殊，例如，“**省青少年基金会”，机要局很难明确查询出详细的通讯地址，故此类档案不能正常寄出。如有此种情况的学生请及时和我们取得联系，或重新提供具体邮寄地址后由学校重新发出，或出据工作单位调档函后自带档案。

8．在大学期间出国学生的档案自动保留在学校，待回国后办理有关手续。

9．考取到外校研究生的同学需把调档函原件交至档案馆，自己留复印件，由档案馆负责邮寄档案。考到本校的研究生的同学不需要交调档函，由档案馆负责将其转成研究生档案。

10．同专业同姓名的同学，请注意查收档案材料，如发现有任何问题请及时与我馆联系。

11．由于未正常毕业、出国、退学、欠学费等情况造成档案滞留在学校的，请根据其自身情况及时到档案馆办理档案转递事宜。

黑龙江大学档案馆