各学院2012级新生辅导员：

一年一度的新生档案移交工作即将开始，请你们收全新生档案后，转交至档案馆，具体要求如下：

1.档案按照以下的顺序排列：学院内按照专业，专业内按照班级，班级内按照学号由小到大的顺序排列。并在每份档案袋的右上角标明学号。

2.电子表格亦按照上述顺序排列，降级、转专业的学生列入其后，空白表和样例具体可参照附件1。转档时用A4纸打印一式三份，以便签字验收后日后留存。转档前请将电子表格通过教务办公网发至陈丹（chendan）邮箱中。

3.将本科生档案中的“团籍”抽出，转至团委。同时，对应将学生填写完毕的“学生登记表”（学籍科领取）装入到每名学生的档案中。如有入学前入党的“非正式党员”，请将材料一并抽出，留作学生日后发展党员之用。除此之外，不可将任何档案材料抽出。

4.仔细核查专升本档案，如有团籍、户口迁移证、专科学校三联单、非正式党员材料，请将此材料抽出。并将专科成绩单复印一份，转档时一同交到档案馆，成绩单原件仍放在档案中。本校专升本需提供一份名单，档案不用取回，转档时一并归档。

特此提醒各学院在整理档案的过程中，请各位领导和辅导员老师认真负责，仔细核对，大家共同协助完成收集新生档案工作。其中具体事宜由档案馆负责解释。

联系人：陈丹86604988（安排各学院转档及装档时间表、移交电子版归档登记表）

杨杰86608654（新生档案归档指导）

附件1：“学生档案归档登记表”空白表及样例

黑龙江大学档案馆

二〇一二年十月十五日