全校各学院：

2015届毕业生档案发送工作即将开始，请各学院做好大学档案材料的归档工作，具体要求如下：

1.领取大学档案材料，具体领取时间、地点、负责人和联系电话如下：

2.按照班级制定“档案明细表”。在附件2的“学生档案归档登记表”中将各班级学生姓名和学号对应粘贴到附件1空表中，具体可参考附件3样表。如有上一年级降级的，将学生的名字和学号加入相应班级的后面，制作好的表格打印两份。

3.档案材料装订。档案材料全部领齐后，将每名学生的档案材料汇总在一起后，将档案材料左对齐后，再上对齐，用订书钉在左上角将档案材料订在一起（党员材料不用订），装订顺序如下：（1）报到证{外校研究生为调档函}（2）学生体质健康标准证书（3）成绩单（4）毕业生登记表（5）学生健康检查表（6）奖励材料（如有）（7）学籍异动材料（如有）（8）二学历材料（如有），装订后相对应地装到每名学生的档案袋中，详见附件4，并在档案袋正面左上方空格内填上学生的姓名和学号，详见附件5（已经填写完毕）。

4.做好档案材料详细记录。一方面在档案袋背面明细表上做记录，另一方面在纸质的“档案明细表”上做记录，并要两名以上经手人签名（其中一名是辅导员老师），以备移交对照、存档。

5.考取研究生同学的档案的处理。考到外校研究生的，将调档函装入到档案中（调档函中如有在档案袋填写或粘贴等要求的，按照调档函要求填写或者粘贴），并按照调档函地址填写“电子版档案邮寄地址”，没有调档函的，在档案袋上注明“无报”，档案暂时不能邮寄；考到本校研究生的，在档案袋右上角用铅笔注明“本校研**专业”。

6.缺少部分档案材料的处理。如果档案中缺少“报到证”（不含考取研究生的同学）、成绩单、毕业生登记表的，在档案袋右上角用铅笔标出，并制定一份“遗留档案名单”，详见附件6。

7.档案袋装订。核查档案无误后，在档案袋上方封口处订两个订。

8.转档。根据就业工作的总体安排，6月25日-29日为大学档案的转档时间，请各位辅导员老师电话预约转档时间，档案馆老师和辅导员老师核对档案无误后，在“档案明细表”上签字，双方各留存一份。转档同时，提供一份“正式党员”名单，如学院有公派出国的学生请提供一份名单，以备核查。

9.电子版“档案邮寄地址”的转交。请各学院于6月18日-6月19日，将电子版“档案邮寄地址”通过教务办公网转交给档案馆相应负责老师。电子版“档案邮寄地址”是每名学生发送档案的最终地址，请各学院按照要求认真填写，仔细核对。详见附件7，具体要求如下：

序号	学生姓名	学号	学院	专业	档案邮寄 地址	档案邮寄 单位	档案接收 部门	单位 电话	学生联系电话	备注

填表要求：（1）档案邮寄单位必须是“三方协议”公章的单位，即报到证左上角的派遣单位（报到证没打印前，依据“派遣方案”）。

（2）档案邮寄地址、单位必须相一致，“档案接收部门”可相应填写“人事处”、“组织部”、“人力资源部”、“档案接收部门”等。

（3）回原籍的邮寄单位是**省**市人力资源社会保障局。（原籍的地址和电话可依据就业办提供的“各省（市、自治区）接收外地高校毕业生就业政策文件汇编”）

（4）表格按照专业，专业内按照班级，班级内按照学号由小到大的顺序排列。（在附件2的“学生归档登记表”中下载，粘贴）

（5）考取本校研究生的，只需在备注项填“黑大研**专业”邮寄地址、单位、部门不用填写。

（6）考取外校研究生的，按照调档函提供的地址填写。

10.档案馆负责指导各学院教师名单，详见附件8。

11.各学院转档时须准备的材料如下：

（1）大学档案（以班级为序）

（2）档案明细表

（3）正式党员名单（加盖学院公章）

（4）留档档案名单及留档学生填写的“黑龙江大学2015届毕业生档案暂留申请表”

（5）遗留档案名单（缺少“毕业生登记表”、“成绩单”、“报到证”材料的）

（6）公派出国学生名单（如有）

感谢各学院对档案馆工作的支持！

未尽事宜，请致电档案馆。

联系人：杨杰86608654

高赫阳86609260

黑龙江大学档案馆

二〇一五年六月十一日