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关于做好2016届毕业生档案材料归档工作的通知
2016-06-08 08:15   审核人:

全校各学院:

2016届毕业生档案发送工作即将开始,请各学院做好大学档案材料的归档工作,具体要求如下:

1.收集大学档案材料。按照各相关部门的通知,领取大学档案材料,具体大学档案材料内容如下:

 

序号

档案材料名称

负责单位

档案材料要求

1

成绩单

教务处

六章齐全

2

学生健康检查表

校医院

3

学生体质健康标准证书

体育教研部

4

就业通知书

(白色报到证)

招生就业处

5

辅修(学位)档案材料

创业教育学院

在档案袋封皮上注明学生“姓名”、“学号”、“学院”、“专业”等信息,档案袋封口,并加盖公章

6

奖励材料

(优秀毕业生等)

学工部

奖励材料

(优秀团员等)

团委

7

学籍异动材料

学籍科

8

毕业生登记表

两章齐全

9

正式党员材料

各学院

在档案袋封皮注明“姓名”、“学号”等信息,档案袋封口,盖学院公章

10

调档函 (外校研究生)

考取外校研究生的同学上交给辅导员

调档函中如有在档案袋封面填写或粘贴等要求的,按照调档函要求填写或者粘贴

 

2.领取空档案袋。请各学院于62-68日,来档案馆(汇文楼111室)领取空档案袋。联系人:高赫阳,联系电话:86609260

3.按照班级制定“档案明细表”。在附件2的“学生档案归档登记表”中将各班级学生姓名和学号对应粘贴到附件1空表中,具体可参考附件3样表。如有上一年级降级的,将学生的名字和学号加入相应班级的后面,制作好的表格打印两份。

4.档案材料装订。大学档案材料全部领齐后,将每名学生的档案材料汇总在一起后,将档案材料左对齐后,再上对齐,用订书钉在左上角将档案材料订在一起(党员材料不用订),装订顺序如下:(1)报到证(外校研究生为调档函)(2)学生体质健康标准证书(3)成绩单(4)毕业生登记表(5)学生健康检查表(6)奖励材料(如有)(7)学籍异动材料(如有)(8)辅修(学位)档案(如有),装订后相对应地装到每名学生的档案袋中,详见附件4,并在档案袋正面左上方空格内和背面相应位置填上学生的姓名和学号等,详见附件5

5.做好档案材料详细记录。一方面在档案袋背面明细表上做记录,另一方面在纸质的“档案明细表”上做记录,并要两名以上经手人签名(其中一名是辅导员老师),以备移交对照、存档。

6.考取研究生同学的档案的处理。考到外校研究生的,将调档函装入到档案袋中(调档函中如有在档案袋填写或粘贴等要求的,按照调档函要求填写或者粘贴),已考上研究生但是没有收到调档函的,在档案袋上注明“无报”,档案暂时不能邮寄;考到本校研究生的,在档案袋右上角用铅笔注明“本校研 **专业”。

7.缺少部分档案材料的处理。如果档案中缺少“报到证”(不含考取研究生的同学)、成绩单、毕业生登记表的,在档案袋右上角用铅笔标出,并制定一份“遗留档案名单”,详见附件6

8.档案袋装订。核查档案无误后,在档案袋上方封口处订两个钉。

9.转档。根据就业工作的总体安排,622-28为大学档案材料的转档时间,请各位辅导员老师电话预约转档时间,档案馆老师和辅导员老师核对档案无误后,在“档案明细表”上签字,双方各留存一份。转档同时,提供一份“正式党员”名单,以备核查。

10.电子版“档案接收地址”的转交。电子版“档案接收地址”是每名学生发送档案的最终地址,请各学院按照要求认真填写,仔细核对。具体要求如下:

1)学生本人在“毕业生离校系统”中,填写“档案接收地址”、“档案接收单位”、“档案接收部门”、“接收部门电话”、“学生手机号码”(邮政EMS为毕业生发送邮寄档案的“到达短信”,毕业生应保证手机在毕业后的三个月内畅通),五项缺一不可。网上填写截止日期为610日。具体填表说明详见附件7

2)各学院在527日至63日,核查派遣数据时,一并核查档案接收单位。(“档案接收单位”应与报到证一致,即毕业生离校系统的“报到证抬头单位名称”或“报到证具体单位”)。如出现不一致,按照招生就业处提供的信息修改。

     3611日至615,各学院将电子版“档案接收地址”导出Excel表格,详见下表,并按照学院、专业、班级,班级内按照学号由小到大顺序排列(可在附件2的“学生归档登记表”中下载,粘贴),详见附件8

序号

学生姓名

学号

学院

专业

档案接收

地址

档案接收

单位

档案接收

部门

接收部门电话

学生手机号码

备注

 

 

 

4616日至617日,将电子版“档案接收地址”,转给档案馆相关负责老师。

(5)正常毕业的学生都需填写档案邮寄地址,如果学生没有在“毕业生离校系统”中填写,须由各学院在导出后的Excel表格中帮助填写齐全;未毕业的学生不必填写,只需在“备注”项填写“延修”;应届考取本校研究生的不必填写,只需在“备注”项填写“本校研 **专业”;考取外校研究生的,按照调档函地址填写;办理“留档”的不必填写,只需在“备注”项填写“留档”。

11.暂留档案的办理

 根据学校毕业生工作会议研究决定,符合以下条件的,可以向学院申请办理暂时留档,具体申请条件如下:

 1)已经和用人单位签订了就业协议,所在城市的接收材料正在审核中的。

 2)应用人单位要求,学生需领取到学位证、毕业证后才与其签订协议书且可派遣至该单位的。

 3)协议书正在签署过程中尚未邮寄到学校的。

 4)毕业去向为升学,但考入学校不能在规定时间内为毕业生开具调档函或录取通知书的。

  对暂留学校档案的毕业生,需本人提出书面申请,填写《黑龙江大学****届毕业生档案暂留申请表》,经学院学生工作主管领导签字审批同意后,将暂留名单汇总并加盖学院公章后上报档案馆,上报截止时间为621日,留档时间为622日至831日,超出留档时间仍未办理改派的,档案馆按照原报到证地址发送暂留档案。

  12.档案馆负责指导各学院教师名单,详见附件9

13.各学院转档时须准备的材料如下:

  1)大学档案(按照班级学生学号由小到大顺序排列)

  2)档案明细表(一式两份)

  3)正式党员名单(加盖学院公章)

  4)留档档案名单及留档学生填写的“黑龙江大学2015届毕业生档案暂留申请表”

  5)遗留档案名单(缺少“毕业生登记表”、“成绩单”、“报到证”材料的)

 

感谢各学院对档案馆工作的支持!

未尽事宜,请致电档案馆。

联系人:高赫阳 86609260      

                                             

 

 

黑龙江大学档案馆  

                                                                                    二〇一六年六月八日    

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