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关于做好2016届毕业生学籍档案移交准备工作的通知
2016-06-15 11:07   审核人:

各学院:

为避免毕业生学籍档案与学生档案移交工作发生混淆,请各学院将应届毕业生的学籍档案材料于下学期初移交至学校档案馆,具体时间另行通知,现阶段请做好学籍档案材料的前期准备工作。

需移交的档案材料包括:

1.成绩单一份  

2.学生学籍表(必须贴照片、学生本人确认签字)  

3.学生学籍附表(含论文评语,院系及院长公章)  

具体要求:

 1.请将每一名学生的成绩单学籍表学籍附表按先后顺序排列(注意排列顺序、方向)并用胶水在左上角对齐粘贴(不要粘到字迹),形成学籍档案材料(详见附件1示意图)  

2.将学籍档案材料以专业为单位,按学号流水号的升幂顺序排列整理。若专业中有专升本学生,需将专升本学生的学籍档案材料单独排列和整理。  

3.正常毕业生的成绩单应加盖六个章,未能正常毕业学生的成绩单暂不要转给档案馆,但必须转交学籍表和学籍附表。

4.转档时,请携带(A4纸横向打印)转档目录一式两份,待签字验收后档案馆留存一份,返回学院一份(详见附件2目录模板),在转档前请将该电子版目录发送到校园信息门户韩忠全信箱,2003100@hlju.cn

 5.由于毕业生数量较多,请各学院协助档案馆,在转送材料时每个学院派两名学生来档案馆协助整理和验收材料。  

“转档目录”填表说明:

2016届毕业生学籍档案目录EXCEL表格内容具体涵盖:序号、学号、姓名、学院、专业、学制、毕业层次、入学日期、毕业日期、备注、(学生本人若出国、休学、退学、挂科、降级、留校察看、欠费或由国教院转入等特殊情况请在“备注”项注明)毕业/结业/延修、专升本标志以及成绩单、学籍表、学籍附表等项。

“√”代表转入该材料,没有转入该材料不要“√”。

联系电话:86608654

联 系 人:韩忠全

       

附件:1.学籍档案材料整理示范

  2.2016届毕业生学籍档案目录模板

                 黑龙江大学档案馆  

         2016615

附件【附件:1.学籍档案材料整理示范.doc已下载
附件【附件:2.文学院学籍表目录.xls已下载
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