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黑龙江省高校档案工作简报(总第三十七期)
2013-05-07 16:13 王茹熠  审核人:

黑龙江省高校

档案工作简报

第一期

(总第三十七期)

黑龙江省高校档案学会编二〇一三年五月三日

院校信息

哈尔滨理工大学开展档案管理规范化培训

为了全面落实教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》(27号令),推进学校档案信息化建设,提高档案工作队伍整体业务素质和档案规范化管理水平,3月29日,哈尔滨理工大学档案馆组织召开了校档案管理规范化培训会,对学校各部门兼职档案员和档案馆全体工作人员进行培训。培训由档案馆馆长杨忠学主持,邀请中国高等教育学会档案分会副秘书长、省高校档案学会常务副理事长、哈尔滨工业大学档案馆馆长张雅茹研究馆员做了题为《高校档案与档案管理工作相关知识》的培训讲座。

张雅茹馆长从事档案工作二十多年,已撰写并发表档案学、档案管理学及档案管理工程学等方面的学术论文60余篇,曾荣获国家档案局颁发的“青年档案学术奖”。张馆长的培训讲座内容丰富、图文并茂、生动具体。她从档案的基本知识开始,由浅入深的阐述了档案及档案管理的基本知识、高校档案管理工作的基本内容和高校档案信息化建设等三个方面内容。通过讲述档案的历史起源与演变、档案的定义、档案与人的关系及档案管理的法律要求等基本知识,使同志们明白了什么是档案,为什么要收集档案的问题;通过讲述档案业务实现、归档范围及分类、职责分工、业务规范等高校档案管理工作的基本内容,使同志们掌握了高校档案管理管什么,怎么管的基本知识;通过讲述高校档案信息化建设的发展趋势,使同志们了解了未来高校档案信息化建设的发展方向,以及数字档案的日常收集管理工作要前移的必要性。在近两个小时的时间里,张馆长结合自己多年来的工作经验帮助大家构建起档案管理规范化的基本框架,并多次重申档案资料在学校发展中的重要性,进一步增强了专兼职档案员的责任感和使命感。

最后,杨忠学馆长针对学校档案管理规范化工作中存在的问题和2013年学校档案工作,强调了依法治档的工作原则,明确了学校各部门和档案馆在学校档案管理工作中的职责、专兼职档案员的责任和义务。要求本年度归档材料务必按照操作流程认真整理,保证2012年度形成的史料齐全完整、及时归档。倡导每一名档案工作人本着对历史负责的态度,扎实工作,切实推进学校档案管理规范化建设。

(哈尔滨理工大学档案馆 刘剑甫)

哈尔滨学院举办2012年度归档工作培训会

2013年3月27日下午,哈尔滨学院举办了2012年度归档工作培训会,会议召集了全校三十五个部门的兼职档案员参加,档案室负责人王中秋主持会议。

党政办公室李晓光主任在会上讲话,他总结了去年档案室取得的成绩,指出目前我校档案室库藏档案17 705卷,107 954件,为五万余毕业生和千余教职工提供服务,丰富的档案信息资源是由各个部门积累汇集而成。无论是档案室取得的成绩,还是学校档案信息资源的建设,都与各部门负责人对档案工作的重视以及各位兼职档案员的辛苦工作分不开。李晓光主任代表学校领导表达了学校对档案工作的重视和支持,以及对各位兼职档案员辛勤工作的感谢和慰问。

档案室负责人王中秋将去年参加省高校档案业务培训以及与同城高校档案部门负责人沟通交流的收获、心得与各位兼职档案员分享。她提出档案室计划根据省档案局相关精神,在我校兼职档案员中评选“最美档案员”,也要对长期工作在档案工作第一线的兼职档案员给予荣誉与奖励。

最后,档案室档案员刘扬对高校档案与部门立卷归档、全校归档工作简介、部门立卷归档流程以及档案管理系统的使用和操作进行讲解,为新任兼职档案员理顺部门归档流程,说明具体做法和要求,并进行了档案信息管理系统操作演示。

(哈尔滨学院档案室 刘扬)

黑河学院党委书记曲伟建检查档案管理工作

2013年4月17日,黑河学院党委书记曲伟建在党委(院长)办公室党务科长的陪同下,到档案室检查学院档案管理工作情况。曲书记首先查看了档案室实物展厅,询问了实物档案的收集、保管及获得奖牌的等级等情况,然后实地检查了室藏档案的存放条件,询问并查看了归档材料的整理情况。曲书记在检查中对档案室的建设、档案的征集和收集,特别对1958年建校以来旧照片档案的征集的方式、整理方法及对提供资料者情况的记载等工作提出了指导性的建议。在检查声像档案柜时曲书记指出,录像带的转存工作要想办法尽早开展,以免存放时间久了对这部分档案资料造成损失。检查结束时曲书记指示,一定要加强管理,为学院的建设和发展历程留下一些宝贵资料。一定要重视档案的安全问题,特别要加强档案室的防火、防水、防盗等工作,确保档案的安全与完整。

(黑河学院档案室伦凤梅)

黑龙江中医药大学组织档案馆员赴哈尔滨有关高校参观学习

为筹建学校博物馆,2013年3月11日—3月14日,黑龙江中医药大学档案馆馆员与哈尔滨市国光公司的设计人员一同先后赴哈尔滨商业大学、黑龙江大学、哈尔滨师范大学、哈尔滨工业大学等高校校史馆、博物馆学习调研。

档案馆工作人员就高校校史编纂和博物馆建设等工作进行了重点考察,围绕高校博物馆筹建的程序、史料的征集、组织及分类办法、场馆的设计施工、场馆的管理制度等问题与兄弟院校进行了全面深入的探讨。考察人员受到各高校的热情接待,得到了他们的热心指导。通过听情况介绍,实地考察观摩,交流座谈等形式,考察兄弟院校成功建馆经验和做法,取得了预期的效果。

本次学习调研,进一步丰富了考察人员对学校博物馆建设的了解,加深了考察人员对学校博物馆建设工作重要性的认识,为更好地建设我校博物馆提供了借鉴。

(黑龙江中医药大学档案馆倪佳)

哈尔滨商业大学档案馆成功举办档案业务培训班

为了更好学习和贯彻教育部“27号令”,进一步落实省档案局和省教育厅档案执法检查的基本要求,哈尔滨商业大学档案馆于4月9日和16日,在校图书馆五楼电子阅览室,对全校44个部门的70多名兼职档案员,进行了档案工作业务培训。

会上,杨国忠馆长对学校档案工作基本情况做了介绍,对2013年档案工作提出了具体要求。各部门兼职档案员进行了《南大之星档案管理信息系统》软件使用的上机实践操作,并就档案工作中存在的一些具体问题,进行了深入的探讨和交流。为了加强档案馆和各部门的工作联系,档案馆即时建立了档案工作QQ群,以随时解决工作中遇到的问题。

本次培训取得了预期的效果,进一步促进了学校2013年档案工作的顺利开展。

(哈尔滨商业大学档案馆田思)

哈尔滨工业大学召开留学生档案工作推进会

2013年5月4日下午,受学校留学生中心的邀请,并由留学生中心牵头组织,哈尔滨工业大学档案馆与留学生中心举行了一次档案业务工作推进会。这是学校内部部门之间进行的业务交流活动,其目的为加强业务指导、提升业务能力、增进业务往来。留学生中心希望档案馆在这次交流中对留学生工作的档案管理提出教育部的建议或意见。会议由留学生中心主任顾建政主持。

会上,顾建政主任首先介绍了中心的基本情况,并对拟修订的《留学生中心档案管理规定》、《留学生中心存档文件目录》及《留学生中心文件汇编》等材料进行了相应的解释和说明。由于学校留学生人数的逐年攀升和培养面的不断扩大,留学生工作的方式、方法、工作流程和工作内容都发生了变化,所形成的档案内容、数量和载体形式等也都不同程度的发生改变。顾建政主任认为,根据中心工作的不断变化,及时调整档案管理的相关政策,有利于保证档案的齐全完整,也对今后的工作有着长期佐证和参考作用,同时也能为实现学校 “留学哈工大计划”--2020年达到3000-3500留学人次的目标,提供良好的档案管理服务,保证学校留学生工作的可持续性发展。

随后,学校档案馆张雅茹馆长讲话。张馆长首先代表档案馆对留学生中心诚挚邀请表示感谢,并高度赞扬了中心领导对档案工作的重视,肯定了中心已经开展的档案工作。然后,张馆长就中心提出的问题做出了相应的解答,并提出了建立基于档案管理的留学生工作信息管理系统和留学生工作档案数字化的建议,明确了留学生工作档案要能够“再现留学生工作的全过程,全面反映留学生工作的成果和业绩”的档案管理标准。要求做到留学生中心的一切工作都“有档可查、有案可稽、有字为证”。

会后,两部门进行了一场别开生面的联谊活动,把此次档案工作推进会带入高潮,为双方不断加强联系、增进友谊打下了良好的基础。

(哈尔滨工业大学档案馆刘欢)

兰台人物

编者按:2013年3月,黑龙江省档案局开展“最美龙江档案人”评选活动,要求省(中)直单位以档案工作协作组为单位每个协作组推荐1个人选。在哈高校所在的两个协作组经认真协商,决定联合推荐原黑龙江省中医药大学档案馆馆长李凤莲同志申报“最美龙江档案人”,现将李凤莲同志事迹材料编发,以供大家学习。

“最美龙江档案人”李凤莲

李凤莲同志1994年开始从事档案工作,多年来她把全部身心都放在了做好档案事业上。在平凡的岗位上工作她不怕困难,拼搏进取,无私奉献,从不计较个人得失。她不仅使黑龙江中医药大学档案工作不断取得新的进步,迈上了三个台阶,连续晋升科技事业单位档案目标管理省级、国家二级、国家一级,多次获得省直机关档案工作先进集体光荣称号。她还帮助指导许多高校和企事业单位建立健全了档案管理的体制和机制,完善了档案管理制度和工作流程,提高了档案管理的水平。李凤莲同志在本职工作岗位和社会兼职的各个方面所取得的成绩有效促进了全省高校乃至全省档案事业的全面、均衡和可持续发展,以实际行动践行了科学发展观。她在工作中所表现出的无私奉献精神以及强烈的事业心和使命感体现了真正共产党员的高风亮节,她是“最美龙江档案人”。

一.热爱档案工作

李凤莲同志热爱档案工作,真正做到了干一行,爱一行,干一行,就干好一行。在她和全体档案工作人员的不懈努力和对学校的贡献,档案工作的地位在学校不断提高,她的能力和工作热情也得到了学校各方面的普遍赞誉。

2004年学校决定提拔她,但当时的档案馆还只是科级单位,所以决定任命她为其他部门的领导,她表示“感谢领导的信任和关怀,如果让我选择的话,我还是选择档案事业,我就不选择行政级别了,因为我热爱档案工作,我舍不得离开档案工作岗位,我还有很多的工作没有开展,还有很多梦想没有实现……”她的想法得到学校领导的理解和支持,并破格任命她为处级馆长。

2009年李凤莲同志退休了,但学校还希望她留下来。她放弃了北京某药业的高薪聘请,欣然接受了学校的返聘,退休不退岗,继续全心全意地工作,毫无保留地帮助年轻干部快速成长,使学校的档案工作继续领跑全省高校。2012年在黑龙江省高校档案联检工作中,黑龙江中医药大学档案工作取得了第一名的好成绩,并连续两年获得黑龙江省直机关档案工作先进集体光荣称号。

二.创新档案工作

在她刚从事档案工作时,困难重重,人们的档案意识薄弱,各级领导对档案工作重视程度不够,各基层单位档案积压问题严重,部门立卷工作很难开展……。面对这些困难她没有气馁,更没有被困难所吓倒,而是勇挑重担,开拓进取,努力工作,不断开创学校档案工作的新局面,逐步实现了学校“档案工作有目标、管理有制度、归档有范围、工作有组织”和档案工作的“全员参与、全过程管理、全面开展工作”,有效地推行了部门立卷工作,使学校档案工作三级管理同步发展。

为了广泛地收集材料,李凤莲同志经常深入各单位从要处理的废品中找材料;她还利用休息时间,走访古玩市场,走访名人家属收集材料几年来她为学校收集了大量物品和档案,抢救老录像带1073盘,老教材500余册,各类档案物品1000余件。她收集的许多材料都成为高中山百年诞辰纪念馆的重要展品。

三.服务档案事业

多年的档案工作经历使李凤莲充分认识到了档案事业的伟大,她不仅热心服务于本校的档案工作,而且她还热心服务于全省各高校和诸多企事业单位。全省一半以上的高校都接受过她的指导与帮助。珍宝岛药业的董事长亲自对她说“我可以高新聘用你,到我们企业来工作吧”,李凤莲同志婉言谢绝了他的邀请,她说,“这不是钱的问题,我不能辜负学校领导对我的希望,不能离开关心培养我的母校,你们企业周六不休息,我可以利用休息时间来帮助你们开展档案工作”,董事长接受了她的意见,之后每周六李凤莲同志都来到这家企业帮助企业组建档案馆,建立了归档范围,建立了各项管理制度,建立了档案工作联网组织,推行了部门立卷,引进了先进的档案管理软件,开展了数字化档案管理工作等等。经过大家的共同努力使这家企业档案管理工作发生了根本性的变化,在2012年被评为全省档案工作先进集体,是全省民营企业唯一的一家。同年又获得了民营企业档案管理示范单位。

李凤莲同志通过自己多年辛勤努力,为学校,为社会,为档案事业的发展不遗余力,发挥余热,做出了积极的贡献。她用自己的努力不断追求着档案事业梦,追求着中国梦!可谓是“最美龙江档案人”!

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