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黑龙江省高校档案工作简报(总第三十八期)
2013-09-25 07:38 王茹熠  审核人:

黑龙江省高校

档案工作简报

第二期

(总第三十八期)

黑龙江省高校档案学会编二〇一三年九月十七日

要闻·专稿

黑龙江省高校档案学会关于征文

与优秀论文评选工作的通知

各高等院校:

为进一步推动全省高校档案学术研究活动的开展,促进高校档案学术研究与档案管理水平的提高,经研究决定在2013年9月20日至11月30日期间,开展学术论文征文与优秀论文评选工作。现将有关事宜通知如下:

一、征文要求:

(一)有创新、有深度;

(二)有应用价值;

(三)论点明确,论据准确;

(四)层次清楚,逻辑性强;

(五)格式规范,用A4纸打印,字数在3000-4000字,要求有200字以内的摘要及参考文献;

(六) 正文中不允许有作者及单位字样出现,可在另一页写明作者姓名、单位及联系方式。

二、征文办法

(一)本次征文活动由各学校组织,论文篇数不限,已经在刊物上发表或本学会前几次研讨、交流的论文不在此征文范围之内;

(二)每篇论文一式七份由各学校统一交省教育厅档案室祁欣收,邮编:150001;

(三)征文截止时间:2013年11月15日,以当地邮戳为准。

望各高校档案人员认真准备,积极参与此项活动。

特此通知。

黑龙江省高校档案学会

2013年9月17日

院校信息

哈尔滨工业大学举办“档案在你身边”系列宣传活动

按照国家档案局及黑龙江省档案局关于在“国际档案日”开展档案宣传活动的要求,结合哈尔滨工业大学校园环境情况,档案馆制订了“2013年6月9日国际档案日——档案在你身边”系列宣传活动计划并顺利地组织实施。

根据计划安排,2013年6月9日“国际档案日”当天,档案馆利用学校师生的午休时间,在学校步行街上设立了“学生档案”、“人事文书档案”、“项目档案”、“综合利用”四个档案咨询台,为师生员工进行档案方面的答疑解惑,同时,制作了A0大小的《开放的档案馆欢迎您》宣传挂图和国家档案局30号令—《档案管理违法违纪行为处罚规定》挂图,悬挂在学校步行街档案咨询台旁边,作为小型街头档案知识展览,在师生当中宣传档案常识和有关档案的法律法规知识。活动开始前,档案馆在哈尔滨工业大学信息网上及学校档案工作QQ群里发布了活动通知,许多院系的兼职档案员下班路上到活动现场进行声援。

在档案咨询及宣传活动现场,学校校刊及电视台都派记者对活动进行了采访报道,档案馆馆长张雅茹在采访中强调了今年“国际档案日”宣传活动的主题“档案在你身边”就是要说明档案无时不在、无处不有。小到一个出生证明、购物小票,大到涉及领土权属的文件都是档案,都具有其他任何材料无法替代的价值和作用。同时张馆长还介绍了哈尔滨工业大学档案馆管理的是全校师生员工在校学习、工作过程中形成的公务档案,这些档案是属于学校乃至国家所有,依照法律规定必须归档集中保存。最后张馆长对新颁布实施的《档案管理违法违纪行为处罚规定》(国家档案局30号令)进行了说明:30号令将《中华人民共和国档案法》中规定的8项档案违法行为细化到了20项,充分表明我们国家的发展建设对档案的需求越来越大,对档案管理的要求越来越高。只有严格地预防和惩处档案管理违法违纪行为,才能更好地保护档案的完整与安全,才能使档案更有效地为各项工作服务。

2013年6月9日中午的档案咨询及宣传展览于13:30分结束,之后档案馆全体工作人员进行了“国际档案日”档案知识答题竞赛,题目主要围绕《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处罚规定》、《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》以及《哈尔滨工业大学档案工作规范》、《哈尔滨工业大学档案利用管理办法》等学校档案工作制度。每位员工随机抽取题目并当众解答,在答题过程中大家加深了解了档案馆各岗位的工作内容、工作制度和工作流程,张雅茹馆长还对一些问题的答案进行了进一步的说明,增强员工对档案知识的理解和记忆。答题竞赛现场气氛热烈,积极涌跃,达到了通过活动进行岗位练兵的目的。

2013年6月13日,档案馆技术室负责同志将《开放的档案馆欢迎您》宣传挂图电子版、《中华人民共和国档案法》电子版、《档案管理违法违纪行为处罚规定》(30号令)电子版、国际档案日由来、档案在你身边宣传活动介绍以及其它相关档案知识制作成档案知识宣传网页,挂在档案馆主页上,继续向全校师生宣传档案知识。

通过“2013年6月9日国际档案日——档案在你身边”系列宣传活动,哈尔滨工业大学档案馆广泛宣传了“国际档案日”及《档案管理违法违纪行为处罚规定》(30号令)知识,提高了广大师生的档案意识、扩大了档案馆在学校师生当中的影响,也使档案馆的全体工作人员得到锻炼,增强了集体荣誉感和凝聚力,达到了预期目的。

(哈尔滨工业大学档案馆雷晓蓉)

(图为哈工大档案馆张雅茹馆长亲自给学生讲解档案的积累与归档过程)

东北林业大学喜迎“国际档案日”

开展“档案在您身边”主题活动

6月9日国际档案日,东北林业大学档案馆按照省档案局和学校有关要求,从6月初开始,在全校范围内开展“档案在您身边”主题活动。“存凭、留史、资政、育人”,今年档案工作根据学校“十二五”发展规划,提出了与建设特色鲜明的高水平研究型大学相适应的“建设现代化新型档案馆和档案强校”工作目标,全力发展我校档案事业。建设档案强校目标的提出,是与建设社会主义文化强国相适应,与我校建成国内一流、世界知名的高水平研究型大学相匹配的,将与我校中心工作形成共振,对我校教育事业形成新的推动,也将对学校档案工作者形成新的鼓舞。

“档案在您身边”系列活动之一:“档案指导下基层”活动。通过走访部分学校领导和全校56个立档单位,档案馆全员树立了“以人为本、服务为先、安全第一”理念,全面履行档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的职能,全面完成档案工作者“为党管档、为国守史、为民服务”的职责。明确了在服务学校中心工作的基础上,进一步建全覆盖全校范围的档案资源体系,方便干部群众使用的档案利用体系,确保档案安全保密的档案安全体系,加大档案人才队伍建设,加强档案科研能力,用先进的档案科学理论和技术支持事业发展,提高档案工作的科技驱动力的基本职责。

通过征求学校领导和基层立档单位意见和建议,我馆将加强校园规划建设建档工作,利用数字化校园建设契机,对学校各校区整体规划,地下、地上管网分布、改动,楼堂馆所设计图纸,维修改建图纸进行整体收集归档,对老旧破损图纸进行修复,进一步实现数字化保存等档案资源建设。在日常工作中专兼职档案人员要积极转变思维和服务方式,由只对档案信息进行简单整理、汇编和保存,转为对档案信息进行归纳提炼和深度分析,实现更高层次的开发利用,更好地为学校发展决策提供智力支撑,为学校的中心工作服务,为广大师生服务。

“档案在您身边”系列活动之二:举办“档案馆开放日”活动,邀请部分学院师生参观档案馆开放资源,零距离接触档案工作。

“档案在您身边”系列活动之三:持续开展“珍贵历史档案征集活动”。这两项活动格外关注档案工作服务于大学文化的能力,充分挖掘档案的历史价值和文化价值,精心选题,创新形式,打造出一批有助于建设东林文化核心价值体系、丰富东林教职工和学生精神文化生活的档案文化精品。让档案走向师生,走向校园,走向社会。

在喜迎“国际档案日”的兴奋氛围里,通过“档案在您身边”活动的开展,我校档案工作人员鼓实劲,干实事,实干兴档,以更多的精力深入基层、深入实际,针对实际问题,采取切实措施,推动工作见实效。我们决心通过几年持续不断的建设,我校档案工作建设要实现以下几个具体目标:

1.形成一批懂专业、会科研、能吃苦、素质高的专兼职档案工作人员队伍。

2.现代化、信息化、数字化,科研型新型档案馆建立,档案安全得到充分保证。

3.档案工作服务学校中心工作,服务大局能力显著提高,档案事业对学校发展的推动力持续增强。

4.档案科研工作取得一定成果,档案科技驱动力持续增强,档案文化建设向着纵深发展。

总之,在学校各级领导和各职能部门的支持下,我校全体档案工作人员将加倍努力,奋勇拼搏,朝着档案强校的总目标奋勇迈进!

(东北林业大学档案馆马杰夫)

东北农业大学档案馆开展“国际档案日”宣传活动

按照黑龙江省档案局关于在“国际档案日”开展档案宣传活动的要求,为了充分宣传档案的重要性,进一步提高学校师生的档案意识和利用档案的主观能动性,2013年6月9日“国际档案日”来临之际,东北农业大学档案馆开展了“档案在你身边”主题宣传活动。

活动之前,档案馆在校园网主页向全校师生发布了开展“国际档案日”宣传活动的通知。活动当天,档案馆在南区学工处的室外宣传栏、教学楼一楼大厅的室内宣传栏分别张贴了“开放的档案馆欢迎你”宣传挂图。在图书馆二楼阳光大厅,档案馆张贴“开放的档案馆欢迎你”宣传挂图,悬挂了活动主题标语条幅,分发了由档案馆精心编写的《档案常识》宣传单,并针对师生开展了档案常识有奖问答活动。

宣传活动得到了广大师生的积极响应,参加活动的师生纷纷表示,通过此次活动,对档案馆和档案知识有了更加深入的了解,也认识到了档案对于每位师生的重要意义。

(东北农业大学档案馆薛晓萌)

黑龙江艺术职业学院开创档案工作新局面

黑龙江艺术职业学院在接受黑龙江省教育厅组织的贯彻“27号令”档案工作检查之后,深感本院档案管理工作与“27号令”要求的差距很大,学院领导对此高度重视,针对检查标准,进行了认真整改。

首先,通过自检自查找准了学院档案工作中存在的主要问题。一是全员档案意识薄弱;二是现行文件材料管理不规范,没有做到管理有序、合理分类存放;三是档案没有做到集中统一管理,积压问题严重,很多非常重要的档案材料还保留在部门或个人手中;四是没有建立学校的档案工作网络组织,部门立卷工作没有开展;五是没有建立专门的档案部门,无档案专职人员,工作责任不清,无法指导部门开展立卷归档工作;六是制度不建全,没有建立学校各级归档范围,无法开展档案收集工作;七是数字档案管理工作开展滞后。

针对学校档案工作存在的主要问题,学院专门聘请了我省高校档案工作专家李凤莲老师做学院档案工作顾问,制定了工作方案并迅速实施。

在组织建设方面,学院成立了学校档案工作委员会,成立了综合档案室,启用了档案室公章。

在基础设施方面,设立了专用档案库房,实现了档案库房、阅览室、办公室三分开。库房安装了密集架,购买了档案工作必要的设备设施,引进了档案管理软件。为档案工作一次性投入近20万元。

在制度建设方面,学院建立了档案工作联网组织,建立并完善了学院档案管理各项规章制度,建立并完善了各级归档范围,开展档案工作规范化管理,力求做到管理有制度,借阅有登记,归档有范围,检查有标准。

在业务建设方面,一是培训专、兼职档案员增强全员档案意识,加强档案管理工作的业务指导。采取了集中培训分别指导的原则,走下去,请进来,近距离,面对面、手把手的进行业务指导,从而与全体专、兼职档案人员,沟通了感情,增进了友谊,促进了工作,提高了信任,有效的推动了部门立卷工作的全面开展,用真诚赢得了大家的理解和支持;二是加大了现行文件材料管理工作的力度,从档案形成部门的源头抓起,加强各项工作的过程管理,是搞好部门立卷归档工作的根本保证,学校办公室、党办,科研处,组织人事处,现行文件材料管理为各单位做出榜样;三是推行了部门立卷归档工作。档案来自各基层单位,产生于各项工作中,档案工作与学校的各项工作有着千丝万缕的联系,所以必须搞好部门立卷归档工作。

在各级领导的高度重视和大力支持下,在全体专、兼职档案员的共同努力下,通过档案目标管理考评工作的开展,达到了预期的目的,取得了可喜的收获。至2013年6月,档案部门共接收到来自院长办公室、学生处、招生就业指导处、教务处、财务处等部门立卷归档的2011年、2012年文件材料213卷。同时,档案部门还收集了大量的物品档案建立了荣誉室,党委书记亲自到荣誉室参观。

本次档案整改方案档案目标管理考评工作结束后,学院召开了档案工作总结表彰大会,会议由高长顺院长主持,全院专兼、职档案员及各单位主管档案工作的领导参加,李凤莲老师总结学院档案工作,院党委书记高德峰同志作重要讲话 。会议表彰了先进集体9个、先进个人13人,会议表扬了兼职档案员3人。

在下一步工作中,黑龙江艺术职业学院将继续加大档案收集工作的力度,切实做到档案工作“三纳入,四同步”,即在布置、总结、检查、验收等各项工作的同时把档案工作贯穿进去,立卷工作逐年推进,不留死角。各部门力争年底前完成全部积压档案的立卷归档工作。继续加强各项工作的过程管理,各单位现行文件材料要做到管理有序,合理分类存放,确保档案归档完整齐全。档案部门要开展优质服务,让大家尝到搞好档案工作的甜头。继续加强专兼职档案人员培训力度,开展“南大之星档案管理软件”使用培训,使大家在搞好部门立卷归档工作的同时,开展数字化档案管理工作,使学院档案工作早日实现现代化管理。

对照过去,应该说黑龙江艺术职业学院档案工作取得的成绩是非常突出的,经过大家不懈的努力,全员档案意识有了明显的提高,各单位把搞好档案工作作为部门内涵建设的一项重要任务来抓,提高了学院档案管理的整体水平,开创了学院档案工作新局面。

(黑龙江艺术职业学院张梅)

哈尔滨远东学院档案工作取得可喜成绩

2013年9月13日上午,省教育厅高校档案检查专家组一行莅临远东学院对档案工作进行检查。检查组经过听、查、评、议,从学院档案工作的组织领导、机构设置、队伍建设、制度建设、条件建设和业务工作开展情况等诸多方面给出了总分87分的成绩。“87分”,对许多学校来说可能不足为奇,但对于一个在2012年档案工作检查没有被打分学校来说,进步的幅度和取得的成绩都是显而易见的。检查组认为:学院领导高度重视档案工作,实行了档案集中统一管理,建立健全了各项工作制度,加大了信息化建设投入力度,购买并使用了档案管理软件,档案工作总体情况良好的肯定。学院在短时间内能够按照教育厅要求逐步完善,学院的档案工作十分出色,从无到有、从有到优,走在了许多民办高校的前列。

总结学院档案工作成绩的取得,首先得益于学院领导的高度重视:学院逐步加强内涵建设,并将档案馆建设纳入了学院整体发展规划,成立档案工作领导小组,确保档案馆发展过程中人、财、物等各项措施及时到位;建立了独立的、与学院规模相适应的档案管理机构;建立并健全了档案工作各项管理制度。其次也得益于2012年11月26日至12月2日由黑龙江省教育厅主办的“黑龙江省高校档案基础业务培训会议”,这次培训对我们学院就像是及时雨一样。从《高校档案管理基础》、《全宗卷》、《部门立卷》等课堂理论教学和到南京大学、浙江大学、上海交大档案馆参观学习的实践教学的培训形式和内容安排,对于从事档案工作的新人非常实用,是大家从不知道怎样做,到学习后的有很多工作需要做。这次培训会我们更大的收获是结识了很多档案同仁,有了互相交流,和深入学习的机会和平台。非常感谢教育厅领导和兄弟高校同仁们的支持和帮助。

本次检查过程中,检查组的专家们对于学院档案工作中存在的问题,不仅悉心指导、耐心解答,还及时地帮助学院档案馆解决了很多难题,将她们从事高校档案工作多年经验无私的传授给学院档案馆工作人员,使我们大获裨益。正如学院副理事长毕志华所说:本次检查将对学院档案工作起到巨大的促进作用,对学院的整体发展具有重要指导意义。我们将以这次检查为契机,要按照专家组提出的建议来逐项自查、整改,要积极学习先进经验、提高档案工作能力、强化档案工作认识,以获得更大的进步。未来,学院将更加努力,进一步加强档案工作,以检促建,将学院档案工作向标准化、规范化、现代化方向努力。

(哈尔滨远东理工学院档案馆 张铁菊)

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