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黑龙江省高校档案工作简报(总第三十九期)
2013-12-13 09:38 王茹熠  审核人:

黑龙江省高校

档案工作简报

第三期

(总第39期)

黑龙江省高校档案学会编二〇一三年十二月十日

要闻·专稿

2013年在哈高校档案工作检查情况通报

根据《黑龙江省档案局关于开展2013年省(中)直机关档案工作检查的通知》(黑档发〔2013〕15号)精神,2013年在哈高校档案工作年度检查工作,省档案局和省教育厅委托在哈高校协作组完成。在省教育厅档案室负责人的协调、参与下,两个在哈高校档案工作协作组共同制定了检查工作方案和检查标准,采取两组互检的方式进行。在哈高校第一协作组于2013年9月11日至13日,对第二协作组所属的24所高校进行了年度检查;在哈高校第二协作组于9月22日至26日对第一协作组所属25所高校进行了年度检查(因哈尔滨铁道职业技术学院借故拒绝接受检查,实际检查24家)。每个协作组分别成立两个检查组,成员由本协作组内本科院校档案馆长、副馆长和档案专业科班出身的资深专家组成。在各自协作组检查总督导(由协作组组长担任)的统一领导下,在省教育厅档案室主任抽查监督下,各检查组根据检查标准,通过听取汇报、实地查看、抽查档案、集体评议、反馈交流等环节,认真负责地完成了检查任务。现将检查的具体情况通报如下:

一、高校档案工作概况

(一)各高校对本校档案工作给予了一定程度的重视,在人员、经费、馆库建设、信息化设备、安全防护设施等方面给予了不同程度的保障。

(二)绝大多数院校建立了与学校规模相适应的独立的档案机构,建立了具有专业素养的专职档案工作人员队伍。较少数院校档案人员兼任院办的统计、用印、信访等工作。

(三)绝大多数高校都按要求建立健全了档案工作规章制度,配置了全校档案工作网络,档案得到了集中统一管理,能按照《高等学校档案实体分类法》及《高等学校档案工作规范》,整理、收集、管理本校档案。

(四)绝大多数高校的档案管理基础设施配备已达到标准要求,馆库面积基本能够满足未来十年的工作需要,大多数档案馆(室)实现了库房、阅览室、办公室三分开,安装了遮光窗帘,定期做好安全防护检查工作和工作记录。

(五)各校档案工作人员能够认真执行档案法规、上级要求和有关标准,爱岗敬业,具有良好的基础业务能力。个别本科院校、一些条件不好的民办、高职高专院校,虽然档案工作总体水平较低,有的甚至在检查时无法打分,但其专职档案工作人员的工作态度和吃苦耐劳精神给检查组留下了深刻印象。

(六)各档案馆(室)完成了2012年度归档工作任务,归档文件整理基本符合要求,完成了本年度档案的目录数据录入工作,按要求完成了已公开现行文件的报送工作。

(七)在档案管理现代化方面,大部分高校配备了适应档案工作需要的计算机、服务器、扫描仪、刻录机等现代化设备,购置了档案管理软件。公办本科院校基本已完成馆(室)藏档案的文件目录数据库工作,全文数据库建设工作依重要程度和利用频率,尚在回溯建库。

(八)大部分高校完成了2012年度电子文件的收集、归档工作,电子文件管理状况存在着不同程度的差异。

二、高校档案工作进步情况

(一)原来基础较好的院校保持较高水平,或稳中有升。这些学校能够在档案基础业务工作已经运转良好的基础上,精益求精,适应时代要求,在档案现代化管理上花心思,下功夫,实现由传统管理方式变为计算机数据库管理,由传统的手工检索变为快捷方便的计算机检索,由人工调卷变为网上全文查阅,并专门设立数字化加工中心,以逆向推进方式和外包方式对档案进行数字化转换。档案馆积极搭建档案管理与服务网上交互平台,使广大师生员工可以利用该平台进行部分档案远程查阅,形成快捷方便的网上服务系统,并随着档案数字化转换工作的推进日趋完善,实现档案管理工作的新突破。如哈工大、哈工程、哈师大、中医药大学、东北农大、黑大等院校档案馆,各方面指标保持优势,在打分比往年严格的情况下,总分依然保持在95分以上。在常规业务保持高水平的同时,这些院校还推出了一些新举措。如哈工大档案馆1986年至2012年的文书档案,1980年至2012年硕士、博士生学位档案扫描工作已全部完成,同时完成了所有基建档案图纸的扫描链接及软件的编制,实现了电子查询,打印,缩短了查档时间,提高了工作效率。

(二)大部分院校档案工作比上次检查有明显进步。主要表现在:建立健全了档案工作组织机构,进一步制定完善了规章制度;学校投入有所增加,基础条件有所改善,经费、设备设施逐步满足了档案工作需要;档案业务建设工作有新的提高,档案管理逐步走向规范,档案编研开发工作开始起步。其中民办院校发展迅猛,综合实力不断增强。在哈49所高校中,民办高校和职业院校28所,占总数的57%,可见民办高校已经成为高校的重要组成部分。在学校发展的同时,普遍重视档案工作,着力加强机构设置,人员配备,资金投入,规范管理等工作,使档案工作在学校的教学、科研、管理和对外合作交流中发挥积极作用。经过努力,民办高校档案馆(室)初具规模,逐步迈上了规范化和制度化的轨道。特别是部分民办高校的档案工作虽然起步晚,人员紧张,但是工作起点高,让人有耳目一新的感觉。档案人员的求知欲望强烈,工作热情高涨,呈现欣欣向荣的景象。如黑龙江艺术职业学院、哈尔滨华德学院、哈尔滨远东理工学院等。对于这样的民办高校,检查组给予了高度评价和极大鼓励,并给予耐心、细致的业务指导,充分达到检查与指导的有机结合,有利地促进了民办高校的档案管理水平的提高。

三、存在的主要问题

(一)高校档案工作整体发展不均衡,总体水平差距悬殊。这个不均衡不仅体现在公办本科大学与民办、高职院校之间,也明显体现在公办本科大学之间、民办高校之间和高职院校之间。而且,有些公办职业学院,或因领导不重视,或因校区面积小、招生规模萎缩,在馆库建设、专职档案人员配备、信息化软硬件设施的配置等方面还明显差于有些民办院校,档案工作发展出现停滞不前甚至是档案工作的水平越来越落后的局面。

(二)除少数几家档案工作总体水平较高的院校,大部分院校的专职档案人员的岗位设置不足,不能满足日益增长的档案工作量需求,待立卷档案积压问题较为严重。多数民办及高职高专院校机构设置和人员配备不健全,个别院校只配备了一名非专业的专职档案员,有的甚至身兼数职。个别本科院校(如哈体院)也对档案工作极不重视,虽在学校办公室下设置了档案室,但实际上只有1名专职人员全身心投入,导致档案工作水平与学校地位层次极不相称。另外,有的民办、高职院校档案工作人员急需进行档案基础业务尤其是标准规范方面的学习培训。

(三)大多数院校档案工作经费投入不足,一些院校库房安排无法满足未来10年需要,硬件设备不全,电脑、高速扫描仪等设备较少,无法满足档案数字化工作开展的需要。

(四)一些学校没有真正实现档案集中统一管理。有的学校档案室只集中管理文书档案,有的学校一些重要类别的档案没有集中统一收集管理,有的院校虽设置教学档案和校长办公会、常委会(董事会)记录为归档范围,而教学档案中的重要一部分的学籍档案、新生录取名册等材料,被人为地存留在教学管理部门;校长办公会记录和常委会(董事会)记录被留在党办、院办等管理部门,使其反映学校重要活动及学生培养状况的档案,得不到归档,更谈不上得到很好的科学管理,上述门类档案也得不到信息录入和全文数据录入管理。

(五)档案材料收集不全。特别是科研档案的归档状况另人堪忧,科研原始记录缺失的问题较为普遍存在,包括一些档案工作总体水平较高的大学。有的高校每年归档的科研材料只有20-30卷,与学校的规模与科研力量不相匹配。教学、基建、设备、实物等类别的档案收集不全及缺项等问题主要存在于民办及高职院校。

(六)大部分院校包括一些档案工作总体水平较高的院校部门立卷工作还没有全面开展起来,有的甚至根本就没有开展,档案的工作全局性没有得到体现,致使档案管理不科学,工作质量和工作效率低下,应该归档的材料缺失,馆藏档案不完整。这个问题在民办、高职院校表现突出。

(七) 除少数档案工作总体水平较高的院校,大部分院校档案管理规章制度虽然建立但不健全,不能全面有效指导和规范档案工作有效、高水平开展。有的学校甚至没有按照高校档案实体分类办法开展立卷归档工作,分类不规范,不符合要求。

(八)档案信息化建设水平总体不高。主要表现在:全文数据库和多媒体数据库建设比较滞后,档案信息管理系统利用率不高,少数院校甚至没有引进先进的档案管理软件。电子文件归档率和电子档案的管理水平有待提高。有些院校虽然出台了电子文件方面的规定,而在电子文件管理方面缺乏符合实际工作的管理规范和指导监控措施,有的院校还没有出台电子文件管理方面的文件和规定,存在收集不全、管理不善的状况。

(九)大部分院校档案编研工作实际上没有开展,基本维持在《大事记》、《制度汇编》层面,根本谈不上档案深度开发利用。

(十)全宗卷工作在大部分民办及高职院校没有真正开展起来,有的开展的不规范,部分高校全宗卷不“全”。

四、整改要求

(一)大力加强队伍建设。

保证档案专业人员数量、提高业务素质是做好高校档案工作的基本前提。从近两年检查的情况看,凡是档案工作相对较差的院校,不是没有专职人员就是专职人员职数不足,难以做到专心治档、精心治档。在这方面,明年检查指标要有所调整,大幅提升“队伍建设”权重,甚至确定为一票否决项,望有关院校能够给予重视,彻底解决“人”的问题。

(二)进一步加强基础业务建设

第一,加强收集力度。《档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。《档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》等其它法律法规也都有相应规定。在《标准》档案管理基础业务工作考核项目中,明确要求:学校档案工作机构(含分室)按相关规定接收各单位工作活动中形成党群、行政、教学、科研、基建、设备仪器、出版、会计、声像、实物等各个门类和各种载体的档案。通过本次检查发现,从高校档案馆馆藏来看,各门类档案质量良莠不齐,党群和行政档案普遍受到重视,其收集和整理工作比较完整有序,其它门类如科研档案、教学档案、设备档案和实物档案等存在或收集不全,或多年收不上来的问题,未做到真正的集中统一管理。高校档案收集工作一直处于被动状态,即交什么收什么,有多少交多少,交多少要多少,致使很多应该归档的文件流失,不利于从整体上提升学校的档案工作水平。望各校提高认识,加大收集力度,提高学校档案归档的完整率。

第二,进一步强化部门立卷制度。在2008年颁布的《高等学校档案管理办法》第十六条明确规定:高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。本次检查发现:全部受检单位都提供了学校档案工作网络图,但是真正实现部门立卷制度的高校数量不多,给后续的档案工作造成一系列的麻烦,不得不自行承担起全校档案的立卷归档工作,对学校档案工作的发展极为不利。建立健全档案工作网络体系是实现部门立卷制度的前提。部门立卷归档制度是高校档案管理工作的立足点,学校档案工作能否落实,档案资源能不能得以及时归档,最终落脚点在二级立卷归档单位。首先要依靠档案工作委员会或领导小组的力量,其成员主要由分管档案工作的校级领导和二级建档单位的领导组成,高校档案机构的领导首先要与他们进行协调和沟通,加强二级建档单位领导的执法意识和档案意识。然后,建立健全和及时更新档案工作网络体系,要对二级建档单位的兼职档案员进行业务培训和指导。档案工作是一项操作性很强的工作,他们开始会感到档案工作没有头绪,专职档案员要耐心、细致地给予指导和帮助。还要建立考核评比制度,将考核结果分等级以校发文或网站发布的形式进行公示,树立优秀典型,以点带面,给予一定的特质和精神奖励,充分调动二级立卷归档单位的兼职档案员的积极性。学校档案工作依赖于领导的重视和专兼职档案员的业务水平。利用好学校档案网络体系,通过考核工作,建立专兼职档案员交流的平台,形成相互学习的良好氛围,推动学校档案工作的发展。

(三)进一步完善档案管理现代化建设

经粗略统计,除极少数高职和民办高校还没有应用档案管理软件之外,80%以上的在哈高校都已购买和使用了档案管理软件,有少数院校还自主研发了档案管理软件。但是档案软件的使用情况和档案管理的现代化程度参差不齐。特别是一些民办高校,大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,仍处于局域网或单机运行状态,无法满足利用者的需求。个别高校由于设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的原因,还没有应用档案管理软件,还停留在传统方式和传统手段的管理状态,档案管理现代化工作有待加强。

档案执法检查只是一定阶段内更多地借助外力推动高校档案事业发展的一种形式和手段,各高校档案机构还要依靠自身,注重建立档案管理的常态化机制。明年对各单位进行年度常规检查时,要重点检查对上一年度检查反馈意见整改的落实情况,望各校高度重视,抓紧落实,抓出成效。

附件:在哈高校2013年档案检查评分汇总表

高校档案工作第一、第二协作组

二〇一三年十二月十日

附件:

在哈高校2013年档案检查评分汇总表(第一协作组)

序号

受检单位

得分

备注

1

哈尔滨工业大学

95

2

黑龙江大学

95

3

黑龙江艺术职业学院

95

4

黑龙江科技大学

94.5

5

哈尔滨医科大学

94

6

黑龙江农垦职业学院

92.5

7

哈尔滨金融学院

91.5

8

黑龙江生物科技职业学院

91

9

哈尔滨华德学院

90

10

成栋学院

88

11

哈尔滨石油学院

87.8

12

黑龙江广播电视大学

87

13

黑龙江省教育学院

86

14

哈尔滨电力职业技术学院

85

15

黑龙江生态工程职业学院

84

16

黑龙江建筑职业技术学院

83

17

哈尔滨体育学院

81

18

黑龙江司法警官职业学院

75

19

哈尔滨广厦学院

73

20

哈尔滨职业技术学院

70

21

黑龙江公安警官职业学院

刚归入高校未评分

22

黑龙江农垦科技职业学院

刚起步未评分

23

昆仑旅游学院

刚起步未评分

24

哈尔滨传媒学院

刚归入高校未评分

25

哈尔滨铁道职业技术学院

未检查

在哈高校2013年档案检查评分汇总表(第二协作组)

序号

受检单位

得分

备注

1

哈尔滨师范大学

97

2

黑龙江中医药大学

97

3

东北农业大学

97

4

哈尔滨工程大学

96

5

哈尔滨学院

96

6

哈尔滨理工大学

95

7

哈尔滨商业大学

93

8

东北林业大学

93

9

黑龙江工程学院

92

10

黑龙江财经学院

90

11

哈尔滨远东理工学院

87

12

黑龙江东方大学

87

13

黑龙江外国语学院

84

14

哈尔滨剑桥学院

83

15

哈尔滨华夏计算机职业技术学院

82

16

黑龙江民族职业学院

81

17

黑龙江农业工程职业学院

79

18

黑龙江旅游职业技术学院

合格

19

黑龙江职业学院

合格

20

黑龙江信息技术职业学院

合格

21

哈尔滨科学技术职业学院

合格

22

黑龙江护理高等专科学校

刚归入高校未评分

23

哈尔滨江南职业技术学院

刚起步未评分

24

哈尔滨幼儿师范高等专科学校

刚归入高校未评分

25

哈尔滨应用职业技术学院

未检查

联系不上

26

哈尔滨工程技术职业学院

未检查

还未招生

院校信息

东北林业大学开展“档案见证东林,存凭促进发展”活动

为促进在校大学生对个人档案建设的重视,了解我校建校60余年的艰辛发展历程和取得的辉煌成就,增强档案馆服务于大学文化、服务于师生的能力,2013年9月9日,东北林业大学档案馆与文法学院共同举办“档案见证东林,存凭促进发展”档案意识宣传普及活动。

下午2时,文法学院13级政治学与行政学专业学生在辅导员老师王震的带领下来到档案馆综合档案室。综合档案室徐兵主任带领全体馆员与文法学院师生进行了深入的交流。此次活动的主要内容有:

1.通过对馆藏老图片的解读使同学们了解到东林办学砥砺前行的光辉历程。

2.通过对馆藏现代化设备和现代管理手段的展示使同学们了解到我校正在努力建设“新型现代化档案馆”。

3.对大学生个人档案意识进行普及培训。通过讲解各类档案与大学生的关系及可能产生的作用,告诉在校大学生务必注重个人档案的充实、积累和建设,有意识的丰富完善自己的档案。

(东北林业大学档案馆马杰夫)

黑龙江中医药大学档案馆积极开展校史校情教育活动

黑龙江中医药大学校档案馆积极加强服务意识,不断提高工作质量,坚持开展学校优良传统教育活动。2013年1 0月29日下午,该馆积极配合学校教师教学发展中心,以参观校史馆和高仲山先生纪念馆的形式,对我校新进教职工进行校史校情教育。本学期伊始,档案馆与各学院联合,多次组织2013级新生开展“知校情、明校史”主题参观活动。为确保教育活动顺利进行,档案馆相关负责人和工作人员提前对校史馆内的所有设施、设备等进行了全面的检查、维修,并进一步了明确每位工作人员的责任分工和工作要求。全体工作人员以饱满的热情为师生们做好参观讲解,教育、参观活动均收到了良好的效果。

(黑龙江中医药大学档案馆翟煜)

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电话:0451-86608114