各学院教务员：

请各学院将应届毕业生的学籍档案材料于9月24日前移交至学校档案馆。

需移交的档案材料包括：

1.成绩单一份

2.学生学籍表（必须贴照片、学生本人确认签字）

3.学生学籍附表（含论文评语,院系及院长公章）

具体要求：

1.请将每一名学生的成绩单、学籍表及学籍附表按先后顺序排列（注意排列顺序、方向）并用胶水在左上角对齐粘贴，形成学籍档案材料(详见附件示意图)。

2.将学籍档案材料以专业为单位，按学号流水号的升幂顺序排列整理。若专业中有专升本学生，需将专升本学生的学籍档案材料单独整理。

3．正常毕业生的成绩单应加盖六个章，没有正常获得毕业证和学位证两证的学生，不能加盖毕业证和学位证公章或者结业的，此类成绩单暂不要转给我馆，但必须转交学籍表和学籍附表。

4．请各学院统计好毕业生人数，转档前到档案馆领取档案盒。

5.将学籍档案按专业装入档案盒中，在档案盒归档单位上用铅笔注明学院、专业全称。若一个专业的学籍档案超过一盒，可分装多盒，并用铅笔在档号上注明盒号。学籍档案材料必须按学号流水号装盒，不同专业的学籍档案材料不得混淆。专升本学籍档案材料单独装盒，在专业名称后注明专升本。

6.每一个档案盒内需有该盒内所装具的学籍档案材料的纸质（A4纸横向打印）目录一份，做到一盒一目录（详见附件目录模板）。

2010届毕业生学籍档案目录EXCEL表格内容具体涵盖：序号、学号、姓名、学院、专业、学制、毕业层次、入学日期、毕业日期、备注、（学生本人若出国、休学、退学、挂科、降级、留校查看、欠费或由国教院转入等特殊情况请在“备注”项注明）毕结业延修、专升本标志以及成绩单、学籍表、学籍附表等项。在转档同时请将该电子版目录发送到教务办公网档案馆高原（gaoyuan）信箱。

7.由于毕业生数量较多，请各学院协助档案馆，在转送材料时每个学院派一名学生来档案馆协助整理材料。同时，为了避免各院转档冲突，请于转档前电话联系确定转档时间。

联系电话：86604966

联 系 人：高源

附件：1.学籍档案材料整理示范

2.2010届毕业生学籍档案目录模板

黑龙江大学档案馆

2010年9月8日