各学院2012级新生辅导员:
一年一度的新生档案移交工作即将开始,请你们收全新生档案后,转交至档案馆,具体要求如下:
1.档案按照以下的顺序排列:学院内按照专业,专业内按照班级,班级内按照学号由小到大的顺序排列。并在每份档案袋的右上角标明学号。
2.电子表格亦按照上述顺序排列,降级、转专业的学生列入其后,空白表和样例具体可参照附件1。转档时用A4纸打印一式三份,以便签字验收后日后留存。转档前请将电子表格通过教务办公网发至陈丹(chendan)邮箱中。
3.将本科生档案中的“团籍”抽出,转至团委。同时,对应将学生填写完毕的“学生登记表”(学籍科领取)装入到每名学生的档案中。如有入学前入党的“非正式党员”,请将材料一并抽出,留作学生日后发展党员之用。除此之外,不可将任何档案材料抽出。
4.仔细核查专升本档案,如有团籍、户口迁移证、专科学校三联单、非正式党员材料,请将此材料抽出。并将专科成绩单复印一份,转档时一同交到档案馆,成绩单原件仍放在档案中。本校专升本需提供一份名单,档案不用取回,转档时一并归档。
特此提醒各学院在整理档案的过程中,请各位领导和辅导员老师认真负责,仔细核对,大家共同协助完成收集新生档案工作。其中具体事宜由档案馆负责解释。
联系人:陈丹86604988(安排各学院转档及装档时间表、移交电子版归档登记表)
杨杰86608654(新生档案归档指导)
附件1:“学生档案归档登记表”空白表及样例
黑龙江大学档案馆
二〇一二年十月十五日