全校毕业生：

你们好！一年一度的发档工作即将开始，为了让毕业生明确发档工作和注意事项，须知如下：

1．每年七月，我校毕业生档案都以机要形式寄出。请毕业生在8月份以后务必查询档案是否邮寄到工作单位（报到证上所示单位）。

2．根据国家相关规定，机要局的机要邮寄底单只保存一年。因此，毕业生一定要在毕业后一年内查询档案去向。如查询结果属于机要局退档情况，请及时与档案馆取得联系。

3．学校是按照报到证所示单位邮寄档案的。因此，查询档案去向也要严格按照此单位地址查询。如果报到证所示具体用人单位没有保管档案的权利，我们将发往其上级主管部门或人事托管机构。

例如：某毕业生报到证所示单位为：

如果“黑龙江禾起投资发展有限公司”没有收到该生档案，应去“哈尔滨市人力资源和社会保障局”查询。

4．延长修业年限或者在毕业时没有正常拿到毕业证或学位证的同学，其成绩单上缺少授予毕业证或学位证公章，学校对此类档案暂不发送。学生在获得毕业证或学位证以后，需自己去教务处成绩管理科领取成绩单一式两份，且盖齐六个公章后交至档案馆，由档案馆负责发送档案。如果毕业生能够提供报到证所示单位出具的调档函（介绍信），且档案中没有不便自带的材料，可自带档案。

5．毕业发档期间，由于档案馆工作较为集中、繁杂，故不办理自带档案相关手续。

6．任何个人不得私自拆封档案。如果有个别学生工作单位有变动，档案也要随之变动的，需在取档部门办理相关手续。我校档案馆将不再对已经寄出的档案进行密封、盖章。

7．有些工作单位比较特殊，例如，“**省青少年基金会”，机要局很难准确查询详细的通讯地址，故此类档案不能正常寄出。有此种情况的毕业生请及时与档案馆取得联系，或提供具体邮寄地址后由学校发出，或出具工作单位调档函自带档案。

8．大学期间出国学生的档案自动保留在学校，毕业回国后需亲自回校办理档案转递相关手续。

9．考取到外校研究生的同学需把调档函原件交至档案馆，自己留存复印件，由档案馆负责邮寄档案。考取本校研究生的同学不需要交调档函，由档案馆负责将其转为研究生档案。

10．同专业同姓名的同学，请注意查收档案材料，如发现有任何问题请及时与档案馆联系。

11．由于未正常毕业、出国、退学、欠学费等情况造成档案滞留在学校的，请根据其自身情况及时到档案馆办理档案转递相关事宜。

黑龙江大学档案馆