全校各学院：

为了圆满完成2014年毕业生档案发送工作，请各学院分管档案工作的领导全面负责此项工作。安排好相关人员，提前做好毕业生档案的收集、整理工作，并按要求到档案馆领取档案袋和高中部分档案，以备汇总、装档、立卷，如期归档。

领取时间：2014年5月7日至5月12日

联系人：仲维丹、高赫阳

联系电话：86609260

学生档案工作责任非常重大。为了加强其严肃性和严密性，规避风险，以防出现不必要的失误，特将相关事宜通知如下：

1.本科毕业生档案材料主要包括：

①高中档案袋（档案馆已封口）

②学生登记表

③毕业生登记表（两章齐全）

④成绩单（教务处已封口）

⑤学生健康检查表

⑥学生体质健康标准证书

⑦就业通知书

⑧党员材料袋（部分学生，材料袋封皮上注明学院、姓名、学号）

⑨二学历档案材料（部分学生）

⑩奖、贷材料（部分学生）

2.各学院在装档时要做好详细记录，一方面在档案袋封皮目录表上划“√”，另一方面填写记录表格，并要两个以上经手人签名（非学生），以备移交对照存档。

3.各学院负责具体工作的老师一定要认真做好邮寄信息审核工作。恳请各学院一定保证邮寄信息的详实性、准确性。档案邮寄总体原则依据就业通知书左上角所示单位或地址，但是，为了确保档案能够按时送达，各学院必要时参考“三方协议”，甚至联系学生本人敲定，避免因退档延误毕业生办理就业报到手续。

4.将档案发送详细地址用黑色碳素笔工整填写在档案袋封皮正中央。（填写前由档案馆馆员去现场示范）

5.各学院在整理汇总档案材料时，必须选用优秀的符合条件的学生协助工作，并要反复强调组织纪律性。

6.为了防止归档过程中档案材料出现丢失、遗漏、改动或更换等情况，今年要求归回到档案馆的学生档案一律封口并加盖学院公章。

7.学校原则上不受理毕业生档案存放的业务。如有特殊情况需要暂存的，请根据学校相关规定，到相关部门办理手续。第二、三次发档安排在开学后，若有极特殊情况商定。

8.装档期间，档案馆将派全体馆员到各学院办公，负责“部门立卷”的业务指导工作，这也是《高等学校档案管理办法》的明确规定。每个学院对应的馆员详见附件。

9.按照《黑龙江大学2014届毕业生离校工作方案》的时间安排，请各学院于6月27日至30日将已封口并加盖学院公章的档案移交到档案馆。请各学院负责此项工作的老师亲自来档案馆办理移交手续，档案馆不与学生做交接手续。具体时间与相应馆员商定。其它档案暂存学院，开学后移交至档案馆。

10.为了便于本院毕业生查询档案去向，发送档案后，机要底单将分别存放在各学院指定的负责人手中，待开学后归入校档案馆。希望各学院在学生离校前通知到每名毕业生。

特此通知

黑龙江大学档案馆

二〇一四年五月七日