全校各学院:
2015届毕业生档案发送工作即将开始,请各学院做好大学档案材料的归档工作,具体要求如下:
1.领取大学档案材料,具体领取时间、地点、负责人和联系电话如下:
序号
| 档案材料名称
| 领取时间
| 领取地点
| 联系人
| 联系电话
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1
| 成绩单
| 另行通知
| 主楼C座303室
| 于冠达
| 86604300
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2
| 学生健康检查表
| 6.15-6.17
| 校医院3楼办公室
| 胡楠
| 86608565
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3
| 学生体质健康标准证书
| 6.17
9:00开始
| 体育教研部体测办公室(带学院介绍信)
| 姚广军
| 86608598
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4
| 就业通知书
(白色报到证)
| 6.23-6.24
| 主楼C座217室
| 赵天明
| 86604217
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5
| 二学历档案
| 6.15-6.16
| 四号教学楼113室
| 王冰
尤曼娜
| 86608868
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6
| 奖励材料
(优秀毕业生等)
| 已发放
| 主楼C座212
| 郑建华
| 86609175
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奖励材料
(优秀团员等)
| 已发放
| 主楼A座317室
| 张丹
| 86604239
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7
| 学籍异动材料
| 已发放
| 学籍科
| 李函章
唐丽安
| 86608476
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8
| 毕业生登记表
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9
| 档案袋
| 6.11-6.16
| 汇文楼111室
| 高赫阳
| 86609260
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2.按照班级制定“档案明细表”。在附件2的“学生档案归档登记表”中将各班级学生姓名和学号对应粘贴到附件1空表中,具体可参考附件3样表。如有上一年级降级的,将学生的名字和学号加入相应班级的后面,制作好的表格打印两份。
3.档案材料装订。档案材料全部领齐后,将每名学生的档案材料汇总在一起后,将档案材料左对齐后,再上对齐,用订书钉在左上角将档案材料订在一起(党员材料不用订),装订顺序如下:(1)报到证{外校研究生为调档函}(2)学生体质健康标准证书(3)成绩单(4)毕业生登记表(5)学生健康检查表(6)奖励材料(如有)(7)学籍异动材料(如有)(8)二学历材料(如有),装订后相对应地装到每名学生的档案袋中,详见附件4,并在档案袋正面左上方空格内填上学生的姓名和学号,详见附件5(已经填写完毕)。
4.做好档案材料详细记录。一方面在档案袋背面明细表上做记录,另一方面在纸质的“档案明细表”上做记录,并要两名以上经手人签名(其中一名是辅导员老师),以备移交对照、存档。
5.考取研究生同学的档案的处理。考到外校研究生的,将调档函装入到档案中(调档函中如有在档案袋填写或粘贴等要求的,按照调档函要求填写或者粘贴),并按照调档函地址填写“电子版档案邮寄地址”,没有调档函的,在档案袋上注明“无报”,档案暂时不能邮寄;考到本校研究生的,在档案袋右上角用铅笔注明“本校研**专业”。
6.缺少部分档案材料的处理。如果档案中缺少“报到证”(不含考取研究生的同学)、成绩单、毕业生登记表的,在档案袋右上角用铅笔标出,并制定一份“遗留档案名单”,详见附件6。
7.档案袋装订。核查档案无误后,在档案袋上方封口处订两个订。
8.转档。根据就业工作的总体安排,6月25日-29日为大学档案的转档时间,请各位辅导员老师电话预约转档时间,档案馆老师和辅导员老师核对档案无误后,在“档案明细表”上签字,双方各留存一份。转档同时,提供一份“正式党员”名单,如学院有公派出国的学生请提供一份名单,以备核查。
9.电子版“档案邮寄地址”的转交。请各学院于6月18日-6月19日,将电子版“档案邮寄地址”通过教务办公网转交给档案馆相应负责老师。电子版“档案邮寄地址”是每名学生发送档案的最终地址,请各学院按照要求认真填写,仔细核对。详见附件7,具体要求如下:
序号
| 学生姓名
| 学号
| 学院
| 专业
| 档案邮寄
地址
| 档案邮寄
单位
| 档案接收
部门
| 单位
电话
| 学生联系电话
| 备注
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填表要求:(1)档案邮寄单位必须是“三方协议”公章的单位,即报到证左上角的派遣单位(报到证没打印前,依据“派遣方案”)。
(2)档案邮寄地址、单位必须相一致,“档案接收部门”可相应填写“人事处”、“组织部”、“人力资源部”、“档案接收部门”等。
(3)回原籍的邮寄单位是**省**市人力资源社会保障局。(原籍的地址和电话可依据就业办提供的“各省(市、自治区)接收外地高校毕业生就业政策文件汇编”)
(4)表格按照专业,专业内按照班级,班级内按照学号由小到大的顺序排列。(在附件2的“学生归档登记表”中下载,粘贴)
(5)考取本校研究生的,只需在备注项填“黑大研**专业”邮寄地址、单位、部门不用填写。
(6)考取外校研究生的,按照调档函提供的地址填写。
10.档案馆负责指导各学院教师名单,详见附件8。
11.各学院转档时须准备的材料如下:
(1)大学档案(以班级为序)
(2)档案明细表
(3)正式党员名单(加盖学院公章)
(4)留档档案名单及留档学生填写的“黑龙江大学2015届毕业生档案暂留申请表”
(5)遗留档案名单(缺少“毕业生登记表”、“成绩单”、“报到证”材料的)
(6)公派出国学生名单(如有)
感谢各学院对档案馆工作的支持!
未尽事宜,请致电档案馆。
联系人:杨杰86608654
高赫阳86609260
黑龙江大学档案馆
二〇一五年六月十一日