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关于移交2016级新生档案的通知
2016-10-11 10:01 档案馆  审核人:

全校各学院:

移交2016级新生档案的工作即将开始,请按照如下要求转交档案:

1.收集档案,并按照以下的顺序排列:学院内按照专业,专业内按照班级,班级内按照学号由小到大的顺序排列

2.如果有邮寄到我校招生办的档案,请于10月11日至13日到招生办领取(联系人:邢美东,联系电话:86608661,取档地点:主楼C座203)。

3.我校团委将抽出新生的《入团志愿书》和《团证》,这些材料的具体的保管方式和如何使用,请与团委联系。其余材料全部移交档案馆

4.各学院请于10月11日至14日到档案馆领取空档案袋。档案馆已安排相应馆员负责各个学院档案袋的发放和档案收取工作(详见附件1)。

5.在档案袋正面左上角的方框内填写学生的姓名(密级项中)、学号(编号项中),详见附件2。

6.在档案袋背面的目录项填写档案明细,具体如下(详见附件3):

⑴在相应项上填写学院、专业、班级、学生姓名、学号。

⑵有相应材料的,在“有/无材料”项划“√”,没有划“×”;如果还有其他材料,依次在下方空白处列出,并相应划“√”。复印件不用统计。

⑶填完明细后,请在记录人、辅导员、记录时间处签字。

7.将做好明细后的档案材料装入原高中档案袋中,将高中档案袋相应地装入到填写完姓名、学号的空档案袋中,由于空档案袋较小,请将高中档案左侧和上侧折叠后装入到空档案袋中,并用浆糊将档案封口(详见附件4)(原档案袋保持原貌地装入到空档案袋中,不可随意撕毁、撤销)。

8.在附件5下载电子版《学生档案归档登记表》空表,将排列好的档案的学生姓名和学号填到对应项中,有档案材料的,将档案对应的序号填在“备注”项中(序号1-11以外的材料,将材料名称填写到“备注”项中),没有任何档案材料的在“备注”项填“无档案”(详见附件6)。表格中姓名的排列顺序即为转递档案的排列顺序。填写完毕后用A4纸打印一式两份,与学生档案一齐转至档案馆,待验收签字后返还学院一份,转档前将电子版的《学生档案归档登记表》通过教务办公网发至档案馆高赫阳(gaoheyang)信箱中。

9.档案转交时,请提前与相应负责老师联系预约转档时间,并从每班选派一名学生协助档案馆清点入库(转档时间截止到2016年11月11日)。

学生档案属于机密,重要的材料,请各学院选派优秀、认真、有责任心的学生整理档案。

未尽事宜,请与档案馆联系,谢谢合作!

联系人:高赫阳 86609260

 

                                             黑龙江大学档案馆

                                          二〇一六年十月十一日

 

 

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