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关于移交2019级新生档案的通知
2019-10-09 10:05   审核人:

全校各本科学院:

移交2019级新生档案的工作即将开始,请按照如下要求转交档案:

1.收集档案,在高中档案正面左下角用黑色碳素笔醒目填写学生的学号,并按照以下的顺序排列:学院内按照专业,专业内按照班级,班级内按照学号由小到大的顺序排列

2.如果有邮寄到我校招生办的档案,请于10月10日至11日到招生办领取。(联系人:邢美东,联系电话:86608661,取档地点:主楼C座202)

3.我校团委将抽出新生的《入团志愿书》和《团证》,这些材料的具体的保管方式和如何使用,请与团委联系。其余材料全部移交档案馆,档案馆已安排相应馆员负责各个学院的档案收取工作。(见附件1)

4.在附件2下载电子版《学生档案归档登记表》空表,将排列好的档案的学生姓名和学号填到对应项中。

(1)已经从学生手中收取《入团志愿书》和《团证》,因此无需拆开高中档案,档案仍处于密封状态的,在备注项中填“有档案”即可。

(2)如果从学生档案中抽取过《入团志愿书》和《团证》,需要拆开高中档案,档案处于开口状态,此类档案需做明细,请将档案材料按对应的序号填在“备注”项中(材料序号见附件3),序号1-11以外的材料,将材料名称填写到“备注”项中,并将档案密封。

(3)没有任何档案材料的在“备注”项填“无档案”(见附件4)。

5.表格中姓名的排列顺序即为转递档案的排列顺序。填写完毕后用A4纸打印一式两份,与学生档案一齐转至档案馆,待验收签字后返还学院一份,转档前将电子版的《学生档案归档登记表》通过教务办公网发至档案馆高赫阳(2013049)信箱中。

6.档案转交时,请提前与相应负责老师联系预约转档时间,并从每班选派一至两名优秀、认真、有责任心的学生协助档案馆清点入库,转档时间截止到2019年11月8日。

请注意转档安全。未尽事宜,请与档案馆联系,谢谢合作!

联系人:高赫阳 86609260

 

黑龙江大学档案馆

                                             2019年10月9日

 

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