黑龙江大学档案管理办法
第一章 总 则
1.1为了加强学校档案工作的业务建设，提高档案管理水平，逐步实现档案的制度化、规范化、科学化管理，充分发挥档案
的作用，更好地为学校和社会做好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理
办法》及《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，特制定本办法。
1.2本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动和师生员工个人活动中直接形成的、对学校
和社会有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等各种形式的历史记录。
1.3学校档案反映了学校建立、建设和发展的过程，是广大教职员工、学生辛勤劳动和智慧的结晶，是重要的信息资源和历
史凭证。各级领导和全校师生员工都应充分认识到档案所具有的作用，增强档案意识，履行保护档案的义务，爱护学校档
案，协助职能部门管理并利用好学校档案。
1.4学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是反映和维护学校历史
真实面貌的一项重要工作。学校要把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
1.5学校档案实行统一领导、集中管理的原则。各门类的档案由校档案馆集中统一管理，以维护学校档案的齐全、完整与安
全，便于学校各单位的利用。
1.6学校档案工作应做到“三纳入”、“四同步”和“五参加”，即将学校档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规
划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档
案工作；档案部门要参加设计定型、工程项目竣工验收、科研项目鉴定、引进软件验收和新进设备开箱验收等工作。
第二章 领导体制和机构设置
2.l我校档案工作接受省教育厅、省档案局、省高校档案学会的指导、监督和检查。
2.2按照国家教委1989年第六号令制定的《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，建立档案馆，为系处级建制，由一名
副校长分管。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
2.3学校档案馆的基本任务是：
2.3.1贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
2.3.2制订本校关于档案工作的规章制度，并负责对各单位的档案工作监督、指导，检查执行情况；
2.3.3负责接收、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；
2.3.4负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源，开展档案的开放、利用和信息交流工作；
2.3.5负责对本校专、兼职档案工作人员的业务培训，搞好档案队伍的建设；
2.3.6开展档案宣传工作和对利用者进行咨询和教育工作；
2.3.7参与校史、年鉴等学校资料的编研工作，开展档案学术交流活动；
2.3.8执行保密制度，确保档案安全。
第三章 学校档案工作人员
3.l档案人员应具备的政治素质：
3.1.l努力学习马列主义、毛泽东思想及邓小平理论及“三个代表”重要思想，坚持四项基本原则，执行党和国家的路线、
方针、政策，公正廉洁，严守党和国家的机密；
3.1.2坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，尊重历史，实事求是，维护历史真实面貌；
3.1.3热爱档案事业，忠于职守；
3.1.4遵守党纪国法及学校各项规章制度；
3.1.5热心为档案用户服务，埋头苦干，扎实工作，甘当无名英雄。
3.2档案人员应具备的业务素质：
3.2.1熟悉学校的沿革、变迁、现行体制和机构设置，了解各部门的职能和工作任务；
3.2.2熟悉馆藏，搞好编研，能准确、迅速地为学校各项工作提供档案信息，做好档案的提供利用工作；
3.2.3了解和熟悉形成档案的业务部门工作各环节和业务知识，熟练掌握立卷、编目的原则、方法、步骤和技能；
3.2.4积极学习先进的管理方法，刻苦钻研业务，不断提高档案管理水平和业务技能，做一名合格的档案管理人员。
3.3学校各部门必须有一名处级领导分管本部门的档案工作，并配备一名以上工作责任心强的兼职档案员，负责本单位档案
的收集、整理、立卷、归档工作。兼职档案人员要相对稳定，更换人员时应报档案馆备案。
3.4档案工作人员按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号）中的“黑龙江省档案系列高中级技术资格评审
标准”实行专业技术职务聘任制。
第四章 档案材料的形成积累与归档
4.l在全校范围内实施部门立卷制度，即由文件材料形成部门、科研课题组和会计部门等按文件材料的项目形成规律，加以
系统整理、组卷、编排页号或件号，填写卷内目录，向档案馆移交并办理归档手续。档案馆定期派人指导立卷工作。
4.2各处级单位必须健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度，各处级单位由兼职档案员负责，课题组应设专人负责积
累本项目的文件材料。
4.3对科研成果、产品试制、设备开箱、基建工程等进行鉴定验收时，必须有档案馆人员参加，有关业务主管部门应会同档
案馆对应归档的文件材料加以审查并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料归档的项目不予验收，不予上报成果。
4.4为做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，各单位应做到各项工作与
档案工作实行“四同步”管理。
4.5归档范围：
4.5.1党群类DQ
主要包括党团组织、工会、民主党派及统战工作中形成的文件材料。
4.5.2行政类XZ
主要包括校办、人事、监察、审计、保卫、外事、总务、房产等行政职能工作中形成的文件材料。
4.5.3教学类JX
主要包括研究生、本（专）科生、成人教育的教学管理、教学实践和教学研究工作中形成的文件材料。
4.5.4科学研究类KY
主要包括科学研究工作管理、学术交流（含国际交流）和科研项目研制过程中形成的文件材料。
4.5.5产品生产与科技开发CP
主要包括产品生产、科技开发管理、经营管理和生产实践中形成的文件材料。
4.5.6基本建设类JJ
主要指基本建设工作管理、总体布置、房地产权和工程项目建设中形成的文件材料。包括项目的可行性研究、设计施工、竣工验收以及房地产权管理使用、维修、改建扩建各个阶段、各种程序及环节形成的配套材料。
4.5.7仪器设备类SB
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备项目的购置合同、随机文件及验收、安装、调试、使用、维护、改造和申请报废等各个环节形成的文件材料。
4.5.8出版类CB
主要包括出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。
4.5.9外事类WS
主要指外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。包括出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会
议、国际工作及留学生等工作中形成的文件材料。
4.5.10财会类CK
主要指财会工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及工资清册等方面材料。
4.5.11声像类SX
主要包括学校各项活动中形成的照片档案、录音带档案、录像带档案及光盘档案等。
4.5.12人事档案RS
主要指全校教职工的个人档案，包括履历、自传、鉴定考核、学历和职称评聘、政治历史情况审查、参加党派材料、奖惩、
任免、工资、出国、离（退）休等材料。
4.5.13实物档案SW
主要包括学校各项活动中获得的奖状、奖杯、锦旗、证书、会标及赠送品、纪念品等。
4.6归档时间：
4.6.1党群、行政、出版档案及其他各类档案中的管理文件（即综合类）材料，应在次年四月末以前立卷归档。
4.6.2科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收三个月后立卷归档。
4.6.3设备档案，在设备验收完毕投入使用二个月后立卷归档。
4.6.4记录各种活动拍摄的照片，在拍摄两个月内归档；录制的录像片、录音带等，在拍摄后进行整理、编辑，于次年三月
末归档。
4.6.5教学档案按教学年度立卷，并在文件材料形成的次年度十月末以前归档。
4.6.6财会档案，应在财会单位保存一年后归档。
4.6.7校档案馆随时接收上级规定应接收及个人捐赠的档案，接收时必须履行手续，填写移交单一式二份，写明案卷标题、
卷内文件页数、案卷数量和移交时间等项目。同时，交接双方履行签字手续。
4.7质量要求：
4.7.1按照文件材料之间的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分其保存价值，分类组卷。
4.7.2卷内文件材料做到齐全、完整、准确和系统。
4.7.3文件材料要分类准确，组卷合理，案卷装订及编目符合要求。
4.7.4案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。卷内目录、备考表、页号要填
写清楚，并注明密级和保管期限。
4.7.5归档的文件材料应格式统一，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范和标准的要求，禁止使用不耐久的载体材
料。
第五章 档案的管理
5.l学校档案馆对接收来的档案要进行分类、编号、登记建帐，并编制各类检索工具。要做到帐物相符，排列整齐，便于保
管和利用。
5.2及时对保管期限已满的档案进行鉴定。由鉴定小组会同有关部门对档案进行全面审查，并按鉴定、销毁制度具体实施；
未经鉴定和批准，不得擅自销毁档案。
5.3单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，任何人不得私自带走或销毁档案。
5.4档案馆要对各类档案的安全负责，妥善保管，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复
制，对所有档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向学校领导报告，及时处理。
第六章 档案的利用与开发
6.1学校档案(除未解密和需要控制使用的外）向全校和社会开放，同时应遵循下列规定：
6.1.1本校人员按借阅制度和使用范围，凭工作证、身份证和学生证可查阅、利用本校档案。
6.1.2凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的、范围并办理查阅手续后，均可查阅利用属于开放范围的档
案，并可以摘录和复制。
6.1.3原则上一律在档案馆内查阅，档案确需借出，必须履行借阅手续，遵守借阅制度。
6.1.4要爱护档案，不准私自拆卷、撕页、涂改等。
6.1.5借出的档案必须按期归还，并要妥善保管，如有损坏或丢失，依据《档案法》追究有关人员的责任。
6.1.6查阅密级档案须经校领导和有关业务部门批准。
6.1.7按照国家制定的收费标准，开展对外有偿服务。
6.1.8利用档案者有义务向档案馆提供利用效果，以利于提高服务质量。
第七章 经费、库房与设备
7.l档案馆所需的业务经费和设备购置费由学校列入教育事业经费预算，统筹解决，确保工作需要。
7.2学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的库房、办公室、阅文室、陈列室等用房，使档案馆房舍自成一体。
7.3学校有计划地为档案馆配置计算机、扫描仪、激光打印机及复印、录音、照像、录放等设备，逐步实现计算机管理与光
盘贮存。
第八章 考核、奖励与惩罚
8.1学校每年召开一次档案工作总结、奖励大会，按学校制定的检查、考核评比制度和岗位职责，对成绩突出的单位和个人
给予奖励；对违反档案法规现象，视情节轻重给予处罚。
第九章 附则
9.l本办法由黑龙江大学档案馆负责解释。
9.2本办法自发布之日起实施。
