仪器设备类档案（以下简称设备档案）是各种仪器设备正常使用、维护以及进行技术性能开发不可缺少的材料。为了加强学校档案管理，确保设备档案的完整、准确、系统、安全和便于利用，根据有关规定，并结合学校的实际情况，特制定本管理办法。

一、设备档案的形成和归档

1.凡学校人民币十万元以上购置的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，以及随机材料均属设备档案。

2.设备档案由学校档案馆集中统一管理，任何部门和个人不得拒绝移交。学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成、积累、汇总部门，必须配有兼职档案员集中管理本校的设备文件材料。从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）、安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均归口资设备管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案馆。

3.设备到货后，设备管理部门兼职档案员和档案馆相关人员到场后方可开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。

二、设备档案的管理和利用

1.设备档案在设备验收完毕后应及时移交档案馆。归档后，设备使用单位办理借阅登记手续，以便管理。归档的设备文件材料必须进行科学系统的整理、分类、编目，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

2.对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复、论证文件、订购合同、验收报告等定为长期保管。设备随机文件保管期限根据仪器使用寿命而定，保管期从购置到报废为止，定为与设备共存。

3.学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统和准确。

三、设备档案的销毁

随着仪器的报废，由仪器使用单位、设备管理部门和档案馆领导、专家、工作人员共同参加，清理相应档案，起草销毁请示，列出销毁清册，经领导批准后实施。