全校各学院：
2021届毕业生档案发送工作即将开始，请各学院做好大学档案材料的归档工作，具体内容及要求如下：
1.大学档案材料的收集。按照各相关部门的通知，领取大学档案材料，主要内容如下：
序号 |
档案材料名称 |
负责单位 |
档案材料要求 |
1 |
成绩单 |
教务处成绩科 |
六章齐全 |
辅修成绩单 |
2 |
学生健康检查表 |
校医院 |
|
3 |
《国家学生体质健康标准》证书 |
体育教研部 |
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4 |
就业通知书（白色报到证） |
招生就业处 |
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5 |
奖励材料（优秀毕业生等） |
学工部 |
|
奖励材料（优秀团员等） |
团委 |
|
6
|
学生登记表 |
学工部 学籍科 |
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毕业生登记表 |
两章齐全 |
学籍异动材料 |
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7 |
正式党员材料 |
各学院 |
在档案袋封皮注明“姓名”、“学号”等信息，档案袋封口，盖学院党委或党总支公章。 |
8 |
调档函 （外校研究生） |
调档函原件上交辅导员 |
按调档函完成档案袋封面填写或者粘贴信息要求（如有） |
2.领取空档案袋。请各学院于6月2日上午8:30-11:30，下午1:30-4:00来档案馆领取空档案袋和“学生档案材料目录”表。（领取地点：档案馆地下一层外门，联系电话：86609260 86608301）
3.大学材料的整理和装订。
（1）大学材料全部领齐后，将每名学生的档案材料汇总在一起，先左对齐，再上对齐，用订书钉在左上角将档案材料订在一起（党员材料不用订），装订顺序如下：（a）白色报到证（外校研究生为调档函）（b）《国家学生体质健康标准》证书（c）成绩单（d）辅修成绩单（如有）（e）学生登记表（f）毕业生登记表（g）学生健康体检表（h）奖励材料（如有）（i）学籍异动材料（如有），装订后相对应地装到每名学生的档案袋中，整理和装订后的材料详见附件1。
（2）在档案袋正面左上方用黑色碳素笔填写学生的姓名、学号、学院、专业、班级，填写样例详见附件2。
（3）正式党员材料不用装在大学档案袋中，将封口盖章后的正式党员材料和移交名单单独转交，由辅导员和档案馆负责老师核对后现场装袋。
4.做好档案材料详细记录。按照每名学生的实有材料填写“学生档案材料目录”，并装入到档案袋中，随档案邮寄，填写样表详见附件3（“学生档案材料目录”中“高中档案”一栏不填写，转递大学档案材料合并档案时，由辅导员和档案馆工作人员共同填写），同时在附件4（附件4是以班级为单位的高中档案顺序名单，名单中的学生不要删除，如果有退学、当兵、出国、转学院、降级、留档等特殊情况，在“备注”项标注；如有上一年降级到本班的，将学生信息填到本班中，不配档案袋，只订好材料，一起转交即可）中填写每名学生的材料明细，填写后的表格详见样表附件5，转档时移交一式两份材料明细表，辅导员与档案馆老师核对后签字，双方各自保留一份。
5.考取研究生同学的档案的处理。考上外校研究生且收到调档函的，将调档函装入档案袋中（调档函中如有“在档案袋封面填写或粘贴”等要求的，按照调档函要求填写或者粘贴）；已考上研究生但是没有收到调档函的，在档案袋上用铅笔注明“无调档函”，档案暂时不能邮寄，学生收到调档函后第一时间转交档案馆，档案馆及时邮寄档案；考到本校研究生的不用交调档函，只需在档案袋右上角用铅笔注明“本校研**专业”即可。
6.缺少部分档案材料的处理。档案中缺少报到证、外校研调档函、成绩单、毕业生登记表的，在档案袋右上角用铅笔标出，并制定一份“遗留档案名单”，详见附件6。
7.转档。根据就业工作的总体安排，6月21日-6月30日为大学档案材料的转档时间，转档前请提前与档案馆工作人员电话联系，转档时，辅导员老师和档案馆负责老师共同完成高中和大学档案合并。
8.转交电子版“档案接收地址”。各学院统计学生档案的邮寄地址，制成电子版“档案接收地址”Excel表格，各学院名单以班级为单位（顺序不要调整）在附件4中下载、粘贴，移交时间为6月10日-18日。具体填写内容如下：
表格填写的具体要求：
（1）根据邮政EMS公司的要求，“档案接收地址”、“档案接收单位”、“档案接收部门”、“接收部门电话”、“学生手机号码（“学生手机号码”必须准确，并且保证毕业后三个月内不能更换，如果更换，可以填家人的手机号码），”五项必须全部填写。
（2）有派遣的学生都要填写档案接收地址、接收单位等信息（包含留档的学生），毕业生本人需与档案接收单位确认档案接收地址、接收部门、部门电话等信息。
（a）派遣到生源地的。可参考附件7，档案馆已经对部分生源地地址进行了核实，仅做参考，学生本人需再次核实档案邮寄地址。派遣到哈尔滨市人力资源和社会保障局的，档案馆派专人送档，学生不用核实地址和电话；派遣到***农场、***教育局的、***就业中心等，学生务必电话联系是否可以接收档案，如果不能接收，学生需要电话联系生源地是否可以接收档案，确准可接收档案后填写生源地的人力资源和社会保障局。
（b）签订“三方协议”的。“档案接收单位”必须是三方协议公章的单位，如果协议加盖两个公章，学生本人需与工作单位咨询，具体是哪一个单位接收档案，相应上报档案接收单位地址；协议加盖公章的单位不接收档案，则派遣到生源地，“档案接收单位”填写生源地的人力资源和社会保障局。
（3）“档案接收地址”与“档案接收单位”必须一致，“档案接收地址”必须将省、市、县、街道、门牌号填写齐全，如果是县级市需要将上级所辖城市一并填写，例如黑龙江省哈尔滨市尚志市尚志大街5号。派遣到外省市级生源地的，如果学生生源地属于市区下的区级或者县级的，经学生本人与当地核实可接收档案的，档案可以发至下一级区、县的生源地的人力资源和社会保障局。
（4）考取外校研究生的同学，按照“调档函”的邮寄地址填写；应届考取本校研究生的不必填写地址，只需在“备注”项填写“黑大研**专业”。
（5）学生在毕业后一个月内务必查询档案去向，查询方式有两种，一种是档案投递时，邮局使用11183号码发送含有邮件编号的短信到学生手机上，学生可凭借此短信的编号在网上跟踪查询，另外一种是全部毕业生档案妥投后，学生使用“学工助手”进行查询。
填写完的电子版档案邮寄地址的样表可参考附件8，学籍异动等特殊情况的在“备注”项填写，如留档、降级、黑大研等。
9.暂留档案的办理
符合以下条件的，可以向学院申请办理暂时留档，具体申请条件如下：
（1）已经和用人单位签订了就业协议，所在城市的接收材料正在审核中的。
（2）应用人单位要求，学生需领取到学位证、毕业证后才与其签订协议书且可派遣至该单位的。
（3）协议书正在签署过程中尚未邮寄到学校的。
（4）考取公务员，需要改派到公务员单位的。
对暂留学校档案的毕业生，需本人提出书面申请，填写《黑龙江大学2021届毕业生档案暂留申请表》，详见附件9，经学院学生工作主管领导签字审批同意后，将暂留名单汇总并加盖学院公章后上报档案馆，详见附件10（档案留在学校不计算工龄）。
10.学籍档案的归档。学籍档案（材料内容为成绩单、辅修成绩单（如有）、学籍表、学生登记表、论文评语表、毕业生登记表各一份，并按照此顺序左上角粘贴）是我校永久保存的教学档案，各学院按照学籍科规定的时间收集档案材料，按照档案馆的归档要求进行整理，档案馆收集学籍档案的时间为9月初，具体归档时间详见校园网通知。
11.各学院转档时须准备的材料如下：
（1）大学档案（档案袋内含已填写的“学生档案材料目录”）（按照档案材料明细表顺序排列）
（2）档案材料明细表（一式两份）
（3）正式党员材料袋及名单一式两份（档案袋封口并加盖学院党委或党总支公章）
（4）暂留档案学生名单
（5）遗留档案学生名单（缺少“毕业生登记表”、“调档函”、“成绩单”、“报到证”材料的）
如有不详可致电档案馆
联系人：杨杰 86608301
赵秀艳 86609260
黑龙江大学档案馆
二〇二一年五月三十一日
档案馆工作人员负责相应学院发档分工表
学院 |
毕业生人数 |
负责馆员姓名 |
联系方式 |
研究生院 |
2385 |
赵秀艳 李萍 |
86609260
86604977 |
法学院 |
1287 |
杨杰 |
86608301
|
电子工程学院 |
国际文化教育学院 |
数据科学与技术学院 |
文学院 |
1282 |
原继红 |
86608654
|
历史文化旅游学院 |
俄语学院 |
化学化工与材料学院 |
信息管理学院 |
建筑工程学院 |
新闻传播学院 |
1158 |
陈丹 |
86604988
|
计算机软件学院 |
生命科学学院 |
教育科学研究院 |
数学科学学院 |
哲学学院 |
政府管理学院 |
1281 |
张鹏 |
86604988
|
艺术学院 |
西语学院 |
机电工程学院 |
中俄学院 |
经济与工商管理学院 |
1278 |
陈萍 |
86604966
|
水利电力学院 |
物理科学与技术学院 |
东语学院 |
现代农业与生态环境学院 |
|
