各学院:
请做好2022届毕业生学籍档案材料的归档工作,转档时间为即日起至2022年10月21日,按照学校档案管理有关规定,现将有关工作要求如下:
一、归档内容
(一)成绩单一份 (六章齐全)
(二)辅修成绩单一份 (如有)
(三)学生学籍表(贴照片、学生本人确认签字)
(四)学生登记表一份
(五)毕业论文(设计)评语表
(六)毕业生登记表一份
二、归档要求
(一)将每一名学生的成绩单、辅修成绩单(如有)、学籍表、学生登记表、毕业论文(设计)评语表及毕业生登记表按先后顺序排列(注意排列顺序、方向)并用胶水在左上角对齐粘贴(不要粘到字迹),形成学籍档案材料(详见附件1示意图)。
(二)将2018级学籍档案材料以专业为单位,按学号流水号的升幂顺序排列整理,学籍档案与表格顺序排列一致。将2018级以前学籍档案,不用录入到2018级目录里,单独建表,单独转交,按年级学号升幂顺序排列。
(三)结业、延修、休学、退学、当兵等学籍异动情况的学生必须建立学籍档案,因延休等原因无法打印成绩单的,可过后补交。
(四)“转档目录”填表说明
2022届毕业生学籍档案目录execel表格包括序号、学号、姓名、学院、专业、学制、毕业层次、入学日期、毕业日期、备注(特殊情况在备注注明毕业/结业/延修/休学/退学/当兵等)、成绩单、学籍表、学生登记表、毕业论文(设计)评语表、毕业生登记表等项目,转入该材料划“√”,没有转入该材料不要划“√”。
(五)转档时,请携带填写完毕的转档目录(A4纸横向打印,按照专业断开,每个专业分别打印,分别编号)一式三份(盖章签字),转档目录顺序应和排列好的学籍档案的顺序完全一致,待签字验收后档案馆留存两份,返回学院一份(详见附件2目录模板),在转档前请将电子版目录发送到蔡文杰邮箱(2004258@hlju.edu.cn)。
(六)由于毕业生学籍档案材料较多,请各学院在转送材料时派两名学生来档案馆协助整理和验收材料。
联 系 人:蔡文杰
联系电话:86604955
移交地点:汇文楼105室
附件:1.2022届毕业生学籍档案材料整理示范
2.2022届毕业生学籍档案目录模板
黑龙江大学档案馆
二〇二二年九月十九日