全校各本科学院：

移交2022级新生档案的工作即将开始，请按照如下要求转交档案：

一、新生档案移交

1.收集档案。新生报到后及时收集学生自带的档案，并到招生就业指导中心领取部分省市邮寄的学生档案和全体新生的“报名信息表”、“成绩与志愿表”和“体检信息表”（具体领取时间以招生办发布的通知为准）。学生入学后，如果办理了放弃入学资格、退学等手续，确定不是我校学生，不做名单，不转档案；档案转至我馆后，如有未上交的，请及时催交。

2.整理档案。在高中档案正面左下角用黑色碳素笔醒目填写学生的学号，并按照以下的顺序排列：学院内按照专业，专业内按照班级，班级有固有顺序的可按照原顺序排列，班级内没有顺序的按照学号由小到大的升幂顺序排列，上一届降级的学生排在本班最后；学院收集的档案材料没有档案袋或小袋转递的，学院单独配大档案袋转递。

3.审核档案。按照学籍科要求，打印“学生登记表”，装入到高中档案中；收集学生自带的“入团志愿书”，装入到档案中；档案中如果装有非正式党员的组织关系，抽出组织关系保留在学院发展党员时使用；开启档案封口时，注重保证档案外包装袋的完好，档案启封后，各学院按照学籍科入学资格复查工作要求，开展新生档案入学资格审查，核查后的档案需做档案内容明细，详见附件的样表，并用封条封口，各学院可以根据自己学院的整理进度，提前或准备封口前来档案馆领取封条（领取地点：汇文楼111室）。

4.制作表格。填写电子版“学生档案归档登记表”，并用A4纸竖版打印一式二份，与学生档案一齐转至档案馆，表格中学生姓名的排列顺序即为纸质档案的排列顺序。待验收签字后返还学院一份，转档前务必将电子版的《学生档案归档登记表》和降级至本年级的学生名单通过教务办公网发至档案馆杨杰（2003230@hlju.edu.cn）邮箱中。

5.转交档案。档案转交前，请提前电话预约转档时间，并从每班选派一名工作认真、有责任心的学生协助清点档案入库，转档时间另行通知。

二、学生档案管理

1.新生档案移交后，档案已经封口，学生在读四年时间内，档案馆不再接收装档材料（新生入学没交高中档案的可继续补交），如果学生有上学期间形成的材料确需装入学生档案，待学生毕业之际按照档案馆下发的通知要求与大学材料一齐归入。

2.学生在大学四年间出现的学籍异动情况（包括休学、复学、降级、当兵等）不需要到档案馆签字留小条备案，档案馆以毕业之际辅导员报送的数据为准。如果学生在上学期间退学，需要携带大学成绩单（两份）、退学审批表、退学证明（两份）和档案接收证明原件到档案馆办理取档手续。

3.单位政审毕业生档案，需持工作单位介绍信来馆审核档案，如果因为疫情等原因，工作单位不能亲自来馆审档，可委托学院辅导员持工作单位介绍信原件来馆代审。学生因出国等原因要利用档案材料，需持辅导员开具的学院介绍信方可来馆查询。

三、毕业生档案邮寄

按照毕业之际发布的通知要求，收集整理大学档案材料，转交大学纸质档案和电子版档案邮寄地址，档案馆择期集中邮寄档案，具体以通知为准。

新生转档请注意转档安全。未尽事宜，请与档案馆联系，谢谢合作！

联系人：杨杰

联系电话：86608301

联系地点：汇文楼111室

                                                             黑龙江大学档案馆

                                                             二〇二二年十月四日