全校各本科学院：

移交2025级本科新生档案的工作即将开始，请按照如下要求移交档案：

一、新生档案移交

1.收集档案。及时收集学生自带的高中档案，并到招生就业指导中心领取部分省市邮寄的学生档案和全体新生的“报名信息表”、“成绩与志愿表”和“体检信息表”（具体领取时间以招生就业指导中心发布的通知为准）。档案未转的，在附件1的“备注2”项标明“无档案”，并及时催交，新生办理了放弃入学资格或退学手续的，不做名单，不转档案。

2.档案排序。学院内按照专业，专业内按照班级，班级内按照学号由小到大的升幂顺序排列，上一级转专业、休学、降级或当兵等特殊情况降至本班的学生排在班级最后，填写附件3，发至杨杰老师微信或邮箱（2003230@hlju.edu.cn）中，请辅导员老师（辅导员老师不能亲自取档的，请出具学院介绍信，加盖公章，签名后派学生持介绍信和附件3来领取）于9月23-25日来档案馆领取此部分纸质档案，并领取封条。在高中档案袋竖版正面下角用黑色碳素笔分上、中、下三行醒目填写学生的学号、姓名、序号（根据密集架排列位置，政府、文学、俄语、外文、数学、电工、化学、经院、法院、历史、信管学院在档案袋正面右下角标注信息；计算机、哲学、生命、建筑、物理、新闻、艺术、教育、机电、水利、农学、马院、高翻学院在档案袋正面左下角标注信息）。

3.审核档案。收集学生自带的“入团申请书”和“入团志愿书”，装入到高中档案中（没有正式成为团员，只有申请书或团员积极分子，没有志愿书的，申请书和积极分子材料不装档）（学生是团员，但是没有入团志愿书，无须开具丢失证明装档）（团证、介绍信等不装档）（计划参军入伍的学生，“入团志愿书”暂不装档案中，毕业之际装档）；“学生登记表”属于大学本科材料，在学生大四毕业之际装档，以便核查。开启档案封口时，注重档案外包装袋的完好，转档时使用学生自带高中档案袋，不要更换档案袋，如有个别高中学校没配袋或小袋转递的，请学院自行配置大档案袋封装。档案核查完毕后，用封条封口。

4.制作转档清单。在附件1下载并填写电子版“学生档案归档登记表”，按照档案实有材料在“备注”项用序号填写材料目录（“备注1”填写黑大招生就业指导中心通知装档的三张表序号，“备注2”填写高中档案袋材料的序号），并用A4纸竖版打印一式三份，与高中档案一齐转至档案馆，表格中学生姓名的排列顺序即为新生高中档案袋的排列顺序。

5.制作档案材料目录清单。在附件2下载“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”（空表），填写学院、专业、学生姓名等信息后按照实有材料填写全高中档案目录，有材料的填写相应份数，没有材料在“份数”项填“0”。本次只填写第一项高中档案和第三项党团材料中前两项团员材料目录（没有团员材料的，空白不填写），第二项的本科档案部分和第三项中正式党员材料和第四项本科奖惩材料空白，不填写，待学生本科毕业之际形成本科材料后再填写。此表可使用电子版Excel表填写，一人一表，一个学院压缩至一个文件包，也可使用word版本，一个学院一个表，填写完毕的附件2的电子版目录清单请妥善保存，不打印，毕业之际填写本科档案和党团目录（本科期间入团、入党）时再次使用。

6.移交电子版学生档案全文材料。根据我校“智慧校园”建设和“数字档案馆”建设的总体需要，更好地为广大毕业生提供服务，自2025年起，需提交每名学生全部档案材料扫描件。档案拆封后，扫描每名学生全部档案材料保存为一个PDF格式文件，用序号、姓名和学号命名，每个学院压缩成一个文件夹，用学院命名，转交纸质材料前，将电子版档案发至邮箱2003230@hlju.edn.cn中。

7.转交纸质档案。转档时间从即日起至11月15日止。档案转交前，请提前电话预约转档时间，并选派3-4名学生协助清点档案入库，转档前将制作完毕的电子版附件1：“学生档案归档登记表”和附件2：“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”（一个学院一个Excel表压缩包或一个word表的形式）发至2003230@hlju.edu.cn邮箱中。

8.档案整理工作纪律要求。各学院需选派工作认真，细致的学生辅助整理档案，对本人档案采取回避制度，即学生不能拆封、查看、整理学生本人的档案，在整理他人档案时遵守档案工作纪律，不对他人档案材料填写、涂改、拍照等，扫描电子版档案材料，尽量使用辅导员手机或高拍仪等高清设备，注重对档案材料的保密，保持档案整理工作全过程的严肃性和纪律性。

二、学生档案管理

1.新生档案移交后，档案已经封口，学生本科在读四年形成的大学档案材料由学院辅导员老师收集，毕业之际一齐转到档案馆与高中档案合并。

2.学生在上学期间退学，需要携带学生登记表、大学成绩单（两份）、退学审批表、退学证明（两份），学籍异动审批表（如有）等材料到档案馆办理取档手续。

3.单位政审学生档案，需持工作单位介绍信来馆现场审核档案，如果工作单位不能亲自来馆审档，可委托学院辅导员持工作单位介绍信原件来馆代审；学生因个人原因需要利用档案材料，经档案馆审查符合查档条件的，需持辅导员开具的学院介绍信方可来馆查询；如学生因就业或资格审查等原因需出具学生档案在校保管证明，请辅导员老师依据附件1的学生档案收转情况为学生开具。

三、毕业生档案邮寄

按照毕业之际发布的通知要求，各学院收集整理大学档案材料，移交大学纸质档案和电子版档案邮寄地址，与高中档案合并后，择期集中邮寄档案，具体以通知为准。

新生转档请注意纸质材料和档案信息内容安全。未尽事宜，请与档案馆联系，谢谢合作！

联系人：杨杰

联系电话：86608301

联系地点：汇文楼111室

附件1：学生档案归档登记表

附件2：黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单

附件3：**学院降转至2025级学生名单

                                                                                          学校办公室（档案馆）

                                                                                            2025年9月22日