全校各学院:
请做好2021届毕业生学籍档案的归档工作,移交档案的时间为9月份,具体时间以校园网通知为准。
需移交的档案材料包括:
1. 成绩单一份 (六章齐全)
2. 辅修成绩单一份 (如有)
3. 学生学籍表(贴照片、学生本人确认签字)
4. 学生登记表一份
5. 毕业论文(设计)评语表
6. 毕业生登记表一份
具体要求:
1.将每一名学生的成绩单、辅修成绩单(如有)、学籍表、学生登记表、毕业论文(设计)评语表及毕业生登记表按先后顺序排列(注意排列顺序、方向)并用胶水在左上角对齐粘贴(不要粘到字迹),形成学籍档案材料(详见附件1示意图)。
2.将2017级学籍档案材料以专业为单位,按学号流水号的升幂顺序排列整理,学籍档案与表格顺序排列一致。将2017级以前学籍档案,单独整理,单独转交,按流水号升序排列,不做在2017级目录里。
3.结业、延修、休学、当兵等情况的学生无法打印成绩单,可先不转交成绩单,但须转学籍表等其他材料。
4.转档时,请携带(A4纸横向打印)填写完毕的转档目录(按照专业断开,每个专业分别打印)一式三份,转档目录顺序应和排列好的学籍档案的顺序完全一致,待签字验收后档案馆留存两份,返回学院一份(详见附件2目录模板),在转档前请将电子版目录发送到校园信息门户陈丹2004295@hlju.edu.cn信箱中。
5.由于毕业生档案材料较多,请各学院协助在转送材料时派两名学生来档案馆协助整理和验收材料。
“转档目录”填表说明:
2021届毕业生学籍档案目录EXCEL表格内容具体涵盖:序号、学号、姓名、学院、专业、学制、毕业层次、入学日期、毕业日期、备注(特殊情况在备注注明毕业/结业/延修/退学/当兵等)成绩单、学籍表、学生登记表、毕业论文(设计)评语表、毕业生登记表等项。
划“√”代表转入该材料,没有转入该材料不要划“√”。
联系电话:86604988
联 系 人:陈丹
移交地点:汇文楼105室
附件:1.2021届毕业生学籍档案材料整理示范
2.2021届毕业生学籍档案目录模板
黑龙江大学档案馆
二〇二一年六月二十五日