全校各本科学院:
移交2022级新生档案的工作即将开始,请按照如下要求转交档案:
一、新生档案移交
1.收集档案。新生报到后及时收集学生自带的档案,并到招生就业指导中心领取部分省市邮寄的学生档案和全体新生的“报名信息表”、“成绩与志愿表”和“体检信息表”(具体领取时间以招生办发布的通知为准)。学生入学后,如果办理了放弃入学资格、退学等手续,确定不是我校学生,不做名单,不转档案;档案转至我馆后,如有未上交的,请及时催交。
2.整理档案。在高中档案正面左下角用黑色碳素笔醒目填写学生的学号,并按照以下的顺序排列:学院内按照专业,专业内按照班级,班级有固有顺序的可按照原顺序排列,班级内没有顺序的按照学号由小到大的升幂顺序排列,上一届降级的学生排在本班最后;学院收集的档案材料没有档案袋或小袋转递的,学院单独配大档案袋转递。
3.审核档案。按照学籍科要求,打印“学生登记表”,装入到高中档案中;收集学生自带的“入团志愿书”,装入到档案中;档案中如果装有非正式党员的组织关系,抽出组织关系保留在学院发展党员时使用;开启档案封口时,注重保证档案外包装袋的完好,档案启封后,各学院按照学籍科入学资格复查工作要求,开展新生档案入学资格审查,核查后的档案需做档案内容明细,详见附件的样表,并用封条封口,各学院可以根据自己学院的整理进度,提前或准备封口前来档案馆领取封条(领取地点:汇文楼111室)。
4.制作表格。填写电子版“学生档案归档登记表”,并用A4纸竖版打印一式二份,与学生档案一齐转至档案馆,表格中学生姓名的排列顺序即为纸质档案的排列顺序。待验收签字后返还学院一份,转档前务必将电子版的《学生档案归档登记表》和降级至本年级的学生名单通过教务办公网发至档案馆杨杰(2003230@hlju.edu.cn)邮箱中。
5.转交档案。档案转交前,请提前电话预约转档时间,并从每班选派一名工作认真、有责任心的学生协助清点档案入库,转档时间另行通知。
二、学生档案管理
1.新生档案移交后,档案已经封口,学生在读四年时间内,档案馆不再接收装档材料(新生入学没交高中档案的可继续补交),如果学生有上学期间形成的材料确需装入学生档案,待学生毕业之际按照档案馆下发的通知要求与大学材料一齐归入。
2.学生在大学四年间出现的学籍异动情况(包括休学、复学、降级、当兵等)不需要到档案馆签字留小条备案,档案馆以毕业之际辅导员报送的数据为准。如果学生在上学期间退学,需要携带大学成绩单(两份)、退学审批表、退学证明(两份)和档案接收证明原件到档案馆办理取档手续。
3.单位政审毕业生档案,需持工作单位介绍信来馆审核档案,如果因为疫情等原因,工作单位不能亲自来馆审档,可委托学院辅导员持工作单位介绍信原件来馆代审。学生因出国等原因要利用档案材料,需持辅导员开具的学院介绍信方可来馆查询。
三、毕业生档案邮寄
按照毕业之际发布的通知要求,收集整理大学档案材料,转交大学纸质档案和电子版档案邮寄地址,档案馆择期集中邮寄档案,具体以通知为准。
新生转档请注意转档安全。未尽事宜,请与档案馆联系,谢谢合作!
联系人:杨杰
联系电话:86608301
联系地点:汇文楼111室
黑龙江大学档案馆
二〇二二年十月四日