全校各学院：

2025届本科毕业生档案转递工作即将开始，请各学院做好大学档案材料的归档工作，具体内容及要求如下：

1.大学本科档案材料的收集

按照各相关部门的通知，领取大学档案材料，主要内容如下：

2.大学材料的整理和装订

（1）大学材料全部领齐后，将每名学生的档案材料汇总在一起，先左对齐，再上对齐，用订书钉在左上角将档案材料订在一起（正式党员材料、士兵档案为单独档案袋，不用装订），排列和装订顺序如下：（a）高等学校毕业生档案转递单（b）成绩档案（c）辅修成绩档案（如有）（d）毕业生登记表（e）本科生综合素质评价报告单（f）学生健康体检表（g）入团志愿书（h）《国家学生体质健康标准》证书（i）奖励材料（如有）（j）学籍异动材料（如有），装订后相对应地装到每名学生的档案袋中。

（2）正式党员材料封口盖党章后，直接装入档案袋中，并单独转交两份正式党员名单，由辅导员签字并加盖学院党章。

（3）学院名称变更的，出具一份情况说明，加盖学院公章，订在大学材料最后。

（4）退学学生的档案已自取或者已邮寄的，如有大学体检表等材料未取的，请自行转交给学生，此部分材料不再转交档案馆。

3.做好档案材料详细记录

按照领取的大学部分档案实有材料填写全“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”（有材料填写相应份数，没有材料在“份数”项添“0”，整份目录填写全，不空项），填写辅导员姓名，加盖学院公章，与大学材料一起转交至档案馆，同时填写附件1中“2025届毕业生档案材料明细表”（大学部分），填写后的表格详见样表附件2，转档时一式两份，辅导员与档案馆老师核对后签字，双方各自保留一份。

4.考取研究生同学的档案的处理

考到本校研究生的，在明细表“备注”项标注“黑大研 **学院**专业”，并且用铅笔在档案袋右上角注明“黑大研**学院**专业”（考取的学院和专业）,并填写附件3，制作一份“**学院考取黑大研究生名单”；考上外校研究生的，仔细阅读调档函内容，如有“在档案袋封面填写或剪贴”等要求的，请务必在学院按要求完成填写或剪贴工作。

5.缺少部分档案材料的处理

档案中缺少档案转递单、成绩档案、毕业生登记表、本科生综合素质评价报告单，在档案袋右上角用铅笔标出（可简写为无转递单、无成、无毕、无报告单），并制定一份“遗留档案名单”，详见附件4，此部分档案暂时不能邮寄，待材料补充齐全方可邮寄。

6.打印“高等学校毕业生档案转递单”

根据我校招生就业指导中心工作安排，统一套打“高等学校毕业生档案转递单”，请各学院仔细核对省平台数据，其中“档案邮寄单位名称”项不可填错，也不可空项不填，如果填写错误，各级人才机构可能要求重发转递单，甚至退档。填写样表可参考附件5。

7.转交电子版“档案转寄地址”

统计毕业生档案的转寄地址，制成电子版Excel表格，以班级为单位（顺序不要调整）在附件1中将学生姓名和学号粘贴到附件6的空表中，移交时间为6月11日-6月17日。具体填写要求如下：

（1）根据邮政EMS公司的要求，“档案转寄地址”、“档案转寄单位名称”、“档案转寄部门”、“转寄部门电话”、“学生手机号码”，五项必须全部填写。

（2）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业及自主创业的，转递至就业创业地档案管理服务机构或户籍地档案管理服务机构；暂未就业、自由职业和境外留学的，转递至户籍地档案管理服务机构。

考取本校硕士的，省平台的“档案转寄单位名称”填写“黑龙江大学”；考取外校硕士的，按照录取通知书或调档函内容填写档案转寄单位名称和地址等。

“户籍地”是黑龙江省内的人才机构，统一按照附件7的“黑龙江省内人才机构”填写，信息精准，无需学生与相关人才机构联系核实转寄信息。“户籍地”是黑龙江省外的人才机构，参考附件7的“全国人才机构”填写，此表仅供参考，信息不确定的，需学生自行核实再填报。

（3)“档案转寄地址”与“档案转寄单位名称”必须一致，“档案转寄地址”须将省、市、县、街道、门牌号填写齐全，转寄城市有上级所辖市需将上级市一并填写。

“档案转寄单位名称”的格式为“市+（区）+人才机构”或“县人才机构”，人才机构的名称尽量不缩写并且准确，以保证毕业之际套打的“档案转递通知单”的“档案转寄单位名称”准确。例如“哈尔滨市南岗区人才交流和档案中心”不可填写为“南岗区人才交流和档案中心”或“哈尔滨市南岗区人才”或“哈尔滨市南岗区人力资源部和社会保障局”，黑龙江省准确名称参考附件7。

“档案转寄地址”的格式为“省+（所辖地区市）+市+区+街牌号”或“省+所辖地区市+县+街牌号”。例如：黑龙江省哈尔滨市道里区四方台大道456号、黑龙江省哈尔滨市尚志市尚志大街17号镇政府东门政务服务中心1楼、黑龙江省哈尔滨市木兰县政务服务大厅3楼。

（4）毕业生在7月中旬可搜索“黑龙江大学档案馆”微信公众号，在“业务办理”-“毕业生档案”中查询邮件编号后跟踪查询是否到档。

填写完的电子版档案转寄地址可参考附件6的样表，学籍异动等特殊情况的在“备注”项填写，如考公务员留档、降级、黑大研、党员等。

8.转档

根据就业工作的总体安排，6月20日-6月27日为大学档案材料的转档时间，转档前请提前与档案馆工作人员联系，转档时，辅导员老师和档案馆负责老师共同完成高中和大学档案合并等工作。

9.学籍档案的归档

学籍档案（材料内容为成绩单、辅修成绩单（如有）、学籍表、学生登记表、论文评语表、毕业生登记表、本科生综合素质评价报告单各一份，并按照此顺序左上角粘贴）是我校永久保存的教学档案，各学院按照各相关部门规定的时间收集档案材料，按照档案馆的归档要求进行整理，档案馆收集学籍档案的时间为9月初，具体归档时间和要求详见校园网通知。

10.各学院转档时须准备的材料如下：

（1）大学档案（含已填写并加盖公章的“黑龙江省高校毕业生档案目录清单”和“高等学校毕业生档案转递单”）（按照附件1档案材料明细表顺序排列）

（2）2025届毕业生档案材料明细表（一式两份）（横版打印）

（3）正式党员名单（一式两份）

（4）2025届本科毕业生**学院考取黑大研究生名单

（5）遗留档案学生名单（缺少“档案转递单”、“毕业生登记表”、“成绩单”、“本科生综合素质评价报告单”材料）

如有不详可致电档案馆.

联系人：杨杰 86608301

        赵秀艳 86609260

                                                                                    学校办公室（档案馆）

                                                                                      2025.06.05