全校各学院：

移交2025级研究生新生档案的工作即将开始，请按照如下要求转交档案：

1.领取“黑大本校研究生”档案。领取我校应届考取本校研究生的档案，含上一级保研辅导员、研究生支教团等办理保留入学资格且在本年正式入学的学生档案，同时领取封条，领取时间为9月9-10日。

2.档案排序。将收集齐全的全部档案按照学院、专业、学生学号升幂顺序竖版排列（上一年度办理保留入学资格且在本年入学的学生排在本专业最后），新生入学不单独配档案袋，使用本科（博士使用硕士档案袋）原档案袋（原档案袋封面有重要邮寄信息，学院使用原袋，不配备新袋），在档案袋封面正面下角用粗碳素笔分上、中、下三行醒目标注学生姓名、学号、序号，例如张鹏-2250001 -1，移交到档案馆时，确保每名学生只有一个档案袋（正式党员档案袋装在新生档案袋内），未能按时收集的新生档案，在附件1“备注”项注明原因，并及时催交，放弃入学资格的不做名单，不转档案。（根据密集架排列位置，政府、文学、俄语、外文、电工、化学、经院、法院、历史、信管、计算机、哲学学院在档案袋正面右下角标注信息；生命、建筑、物理、新闻、艺术、教育、机电、水利、农学、马院、高翻学院在档案袋正面左下角标注。）

3.拆封档案。档案拆封时，注重档案外包装袋的安全。保持档案袋内高中、本科、工作（如有）、人才（如有）等材料的原有秩序，各材料不交叉，如新生档案袋内有多个档案袋，保持原有档案袋内的材料，尽量不卷装、混装材料，必要时可按照高中、本科等将各类材料分别钉在一起。细致核查档案材料是否为同一人，如果档案中混装别人的档案材料，及时抽出，不可将别人的材料再次混装到档案中。

4.核查档案。核查档案内容，抽出非正式党员材料，留存在学院以便日后发展党员使用。核查正式党员材料，记录入党时间等重要时间点（正式党员袋封面如没有做目录，需在此次核验时填写目录）。正式党员材料核查完毕后封口，加盖学院党章。如果学生手中有入团申请书和志愿书（团证、介绍信等不装档），收集后装入到档案中，并做好记录（没有“入团志愿书”，只有“入团申请书”的不装档）。档案核查完毕后，用封条封口。研究生在读期间有原件材料需装档的，待毕业时一并收集，装入研究生档案中。党团材料是核查档案的重点，丢失很难补办，也是部分毕业生离校后经常核查的材料，请各位老师特别重视，制作材料明细和做记录时务必做到准确无误。

“攻读硕士/博士学位研究生录取登记表”属于研究生部分档案材料，此次核查档案不装入新生档案中，待研究生毕业之际和其他研究生材料一齐归档。

5.制作档案转接清单。制作“黑龙江大学2025级研究生档案转接清单”（保留入学资格且本年不入学的学生不做名单，非全和定向在入学时不转档案的学生名单排在最后），详见附件1空表、样表和填表说明。转交档案时，携带一式三份纸质清单。转接清单的目录务必与纸质档案材料排列一致，如学生本身是团员，但是没有“入团志愿书”等相应材料的，目录相应项空白；如正式党员因缺材料暂未装档的，目录项空白不填写，待材料齐全后转交至档案馆时再填写。全部目录内容填写以实际材料是否装入学生档案内为准。

6.制作档案材料目录表。制作“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”，详见附件2空表、样表及填表说明。此表电子版填写，不打印，一人一表，以学号和姓名命名，每个学院以一个压缩包形式发至邮箱2004258@hlju.edu.cn中。本次只填写新生档案中所有材料目录，硕士或博士部分材料待毕业时一起填写（团员和正式党员材料按照档案内实有材料填写，没有材料空白不填写）。

7.移交电子版学生档案全文材料。根据我校“智慧校园”建设和“数字档案馆”建设的总体需要，更好地为广大毕业生提供服务，自2025年起，需提交每名学生全部档案材料全文扫描件。档案拆封后，扫描每名学生全部档案材料保存为一个PDF格式，用序号（档案的排列顺序）、学号和姓名命名，每个学院压缩成一个文件夹，用学院命名，转交纸质档案前，将电子版压缩包发至邮箱2004258@hlju.edn.cn。

8.移交纸质档案。转档时间从即日起至10月15日止。档案转交前，提前预约转档时间，并选派3-4名优秀的学生协助核对和清点档案入库；转档前将制作完毕的附件1-2和学生档案全文扫描的压缩包发至2004258@hlju.edu.cn邮箱中，请辅导员老师妥善保存附件2，待毕业之际填写硕士目录时再次使用，妥善保存全部学生档案全文扫描压缩包，学生毕业后档案遇到问题，可以根据电子版核实。

部分正式党员材料不全，需要补交党员材料的，可先移交其他部分档案，档案袋暂时用长尾夹加好，不粘贴封条，待正式党员材料齐全后，封口盖章，一次性转交，截止到11月30日，超时未转的待毕业之际与研究生材料一齐转交。

9.博士档案转交。博士档案转交请参考以上硕士档案转交通知，详见附件1-3。

10.档案整理工作纪律要求。各学院需选派工作认真，细致的学生辅助整理档案，对本人档案采取回避制度，即学生不能拆封、查看、整理学生本人的档案，在整理他人档案时遵守档案工作纪律，不对他人档案材料填写、涂改、拍照等，扫描电子版档案材料，尽量使用辅导员手机或高拍仪等高清设备，注重对档案材料的保密，保持档案整理工作全过程的严肃性和纪律性。

未尽事宜，请电话咨询。

联系人：蔡文杰 86604955

        杨  杰 86608301

附件1：黑龙江大学2025级研究生档案转递清单(含硕士、博士）

附件2：黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单(含硕士、博士）

附件3：2025级研究生新生档案整理工作流程梳理表

                                                                              学校办公室（档案馆）

                                                                                2025年9月9日