全校各培养单位：

2024届毕业生档案转递工作即将开始，请各学院做好大学档案材料的归档工作，具体内容及要求如下：

    1.研究生档案材料的收集。按照各相关部门的通知，领取大学档案材料，主要内容如下：

2.制作“原档案”目录。“原档案”是学生入学时由研究生院收集并转交至档案馆的档案材料，包含本科及本科前的全部档案，根据省人才最新要求，高校毕业生需要制作全部档案材料目录归入到档案中，我校核查工作具体流程如下：

（1）在附件3下载“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单（硕士/博士空表）”，可填写学生姓名、学号等信息制作电子版并打印纸质目录后加盖学院公章带到档案馆，也可打印空表，现场手动填写，依据实际材料制作目录。5月20日-6月10日致电档案馆对应指导教师预约时间，携带纸质目录和订书器（建议将高中材料、本科材料分别钉在一起，以防零散材料丢失）并派学生到档案馆依据档案实有材料填写目录。

（2）在附件5“2021级研究生、2002级研究生”中筛选各培养单位的学生名单（整条复制）粘贴到空表中，原有顺序不变，三年制、两年制和博士(含延毕至本届能毕业学生和定向生）分别制表，现场核对档案材料与此表记录是否一致，如不一致用红笔修改，党团材料重点核查，如入学转档时已抽出正式党员和团员材料，现场归入档案中，并在目录清单做好记录，硕士期间入党转为正式党员的，在转递研究生材料时一并归入和记录。

（3）制作“原档案”材料目录同时领取和填写空档案袋，填写档案袋封面可参考附件2样例，有意愿机打档案袋封面或不干胶粘贴学生信息可领取空袋，与研究生档案一起转交。

“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”是我馆依据省人才提供样表，根据我校档案实有归档材料调整并制作的，此表在我省第一次启用，请仔细阅读参考附件3目录填写要求和填写样表。

    3.研究生材料的整理和装订。

   （1）研究生材料全部领齐后，将每名学生的档案材料汇总在一起，先左对齐，再上对齐，用订书钉在左上角将档案材料订在一起（正式党员材料为单独档案袋，不用装订），排列和装订顺序如下：（a）高等学校毕业生档案转递单（b）授予硕（博）士学位审批表（c）毕业研究生登记表（d）授予学位通知（e）攻读硕（博）士学位研究生录取登记表（f）研究生成绩单（g）研究生学籍卡片（h）奖励材料（如有）（i）学籍异动材料（如有）（j）正式党员档案袋（如有)，装订后相对应地装到每名学生的档案袋中，整理和装订后的材料详见附件1。

   （2）正式党员材料封口盖章后，直接装入档案袋中，并单独转交两份正式党员名单，由辅导员签字并加盖学院党章。

   （3）退学学生的档案已经自取或者邮寄的，如有大学体检表等材料未取的，请自行转交给学生，此部分材料不再转交档案馆。

    4.做好档案材料详细记录。下载附件5“2024届毕业生档案材料明细表”（硕士/博士空表），在附件5“2021/2022级研究生”中选择各培养单位的2024届毕业生档号、学生姓名、学号、培养单位、专业，粘贴到附件5硕士（空表）中，粘贴时原有顺序不变，三年制、两年制和博士(含延毕至本届能毕业学生和定向生）分别制表，按照领取的毕业生档案的实有材料填写“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”（研究生部分），按照“原档案”目录填写前三项“原档案+原档案（正式党员）+原档案（入团志愿书）”部分，加盖学院公章，与研究生档案材料一起转交至档案馆，填写后的表格详见附件5样表，转档时一式两份，辅导员与档案馆老师核对后签字，双方各自保留一份。

    5.考取博士研究生同学的档案的处理。考到本校博士的，在明细表“备注”项标注“黑大博 **学院**专业”，并且用铅笔在档案袋右上角注明“黑大博 **学院**专业”（考取的学院和专业）；考上外校博士的，仔细阅读调档函内容，如有“在档案袋封面填写或剪贴”等要求的，请完成填写或剪贴工作。

    6.延毕学生档案材料的处理。延毕学生的全部研究生材料暂时不转档（包含转递通知单和党员材料等），制定一份“遗留档案名单”，详见附件6，此部分档案暂时不能邮寄，待材料补充齐全方可邮寄。

    7.填写“高等学校毕业生档案转递单”。在附件7下载并填写“高等学校毕业生档案转递单”（空表），根据各级人才机构要求“档案邮寄单位名称”不可填错，填写错误需要重发，甚至退档。如果各学院需以纸质形式通知学生档案已邮寄，或者要求收取档案邮寄单位回执单，请使用附件7“高等学校毕业生档案转递单”（三联表）。

    8.转交电子版“档案接收地址”。统计毕业生档案的邮寄地址，制成电子版“档案接收地址”Excel表格，以班级为单位（顺序不要调整）在附件4中粘贴学生姓名和学号到空表附件8中，移交时间为6月12日-6月18日。具体填写内容如下：

表格填写的具体要求：

（1）根据邮政EMS公司的要求，“档案接收地址”、“档案接收单位”、“档案接收部门”、“接收部门电话”、“学生手机号码”，五项必须全部填写。

（2）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的、灵活就业及自主创业的，转递至就业创业地（须提供相关就业创业信息）或户籍地档案管理服务机构；暂未就业的，转递到户籍地档案管理服务机构。各地人才机构地址可以参考“中国人力资源市场网-流动人员人事档案管理服务机构信息”中查询，或参考附件9的全国和黑龙江省各地人才机构档案转递地址。

（3)“档案接收地址”与“档案接收单位”必须一致，“档案接收地址”必须将省、市、县、街道、门牌号填写齐全，如果是县级市需要将上级所辖省市一并填全，例如黑龙江省哈尔滨市宾县尚志大街5号。

（4）毕业生在7月中旬可搜索“黑龙江大学档案馆”微信公众号，在“业务办理”-“毕业生档案”中查询邮件编号后跟踪查询是否到档。

填写完的电子版档案邮寄地址的样表可参考附件8，学籍异动等特殊情况的在“备注”项填写，如考公务员留档、降级、黑大研、党员等。

9.转档。根据就业工作的总体安排，6月20日-6月28日为研究生档案材料的转档时间，转档前请提前与档案馆工作人员电话联系，转档时，辅导员老师和档案馆负责老师共同完成原档案和研究生档案合并。

10.各学院转档时须准备的材料如下：

（1）研究生档案（含已填写并加盖公章的“黑龙江省高校毕业生档案目录清单”和“高等学校毕业生档案转递单”）（按照档案材料明细表顺序排列）

（2）毕业生档案材料明细表（一式两份）（横板打印）

（3）正式党员名单（一式两份）

（4）延毕学生档案名单

如有不详可致电档案馆。

联系人：杨 杰    86608301

赵秀艳   86609260

学校办公室（档案馆）

                                                        二〇二四年六月六日