全校各研究生学院：
请于2026年10月30日前完成2026级研究生新生档案的移交工作，具体要求如下：
1.领取“本校研”档案。领取我校应届考取本校研究生的档案，含上一级保研辅导员、研究生支教团等办理保留且在本年正式入学的学生档案，同时领取封条。
2.排序档案。将收集齐全的全部学生档案按照学院、专业、学生学号升幂顺序竖版排列（上一年度办理保留入学资格且在本年入学的学生排在本专业最后），新生入学不单独配档案袋，使用本科（博士使用硕士档案袋）原档案袋（原档案袋封面有重要邮寄信息，学院使用原袋，不配备新袋），在档案袋封面竖版正面右下角用粗碳素笔分上、中、下三行醒目标注学生姓名、学号、序号（档案转接清单中的序号），例如张鹏-2260001 -1，移交到档案馆时，确保每名学生只有一个档案袋（正式党员档案袋装在新生档案袋内），未能按时收集的新生档案，在附件1“备注”项注明原因，并及时催交，放弃入学资格的不做名单，不转档案，建议做好此类档案交接、转递和签字留痕。
3.拆封档案。档案拆封时，注重档案外包装袋的完整。保持档案袋内高中、本科、工作（如有）、人才（如有）等材料的原有秩序，各材料不交叉，如新生档案袋内有多个档案袋，保持原有袋内的材料，尽量不卷装、混装材料，必要时可按照高中、本科等将各类材料分别钉在一起，以便核查和制作目录。细致核查档案材料是否为同一人，如果档案中混装别人的档案材料，及时抽出，不可将别人的材料再次错装到档案中。
4.核查档案。核查档案内容，抽出非正式党员材料，留存在学院以便日后发展党员使用。核查入团志愿书、正式党员材料，记录入团、入党时间等重要时间点。正式党员材料核查完毕后封口，加盖学院党章，放回原新生档案中。如果学生手中有入团申请书和志愿书（团证、介绍信等不装档），可装入到档案中，并做好记录（没有“入团志愿书”，只有“入团申请书”，不是正式团员的不装档）。档案核查完毕后，用封条封口。研究生在读期间有原件材料需装档的，待毕业之际集中收集，装入研究生档案中。“攻读硕士/博士学位研究生录取登记表”属于研究生部分档案材料，不装入新生档案中，待毕业之际归档。
5.制作档案转接清单。制作“黑龙江大学2026级研究生档案转接清单”（此表档案馆和学院永久保存，作为学生毕业后查询档案内容的依据）（保留入学资格且本年不入学的学生不做名单，非全和定向在入学时不转档案的学生名单排在最后），详见附件1空表、样表和填表说明。转交档案时，携带一式三份纸质清单（转档清单首页左上角加盖学院院公章，转档人处手签、盖章或电子签章辅导员名字均可），转接清单的排序务必与纸质档案材料排列顺序一致。如正式党员因缺材料暂未装档的，只转交新生档案部分，党员材料待毕业之际与研究生档案一齐转交，转接清单的“正式党员”项空白不填写，转接清单目录以实际材料是否装入学生档案内为准。
6.制作档案材料目录清单。制作“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”（此表纸质版在毕业之际与研究生部分的档案一起装档，是毕业时工作单位和各级人才机构核查的凭证，请在入学之际务必仔细核查和填写，毕业之际不再核查纸质档案，出现目录与实际档案材料不符时，部分人才机构会电话质询、要求重新邮寄此表，甚至退档。），详见附件2空表、样表及填表说明。此表电子版填写，不打印，一人一表，自愿选择Excel版和Word版（Excel版可多人存一个表中，根据表格实际内容命名；Word版可将学院内全部学生排在一个表中，以学院命名，有中专、大专学历的使用“word版全部学历”，Word版参考Excel版内的填表说明）。本次只填写新生档案中所有材料目录，硕士或博士部分材料空白，待毕业时一起填写（团员和正式党员材料按照档案内实有材料填写，没有材料目录空白不填写，转档时部分需补充材料的正式党员没有补办完毕，可暂时不装档，待毕业之际和研究生部分档案一起转档，目录相应项空白不填写，待毕业时一齐填写）。
7.建议全文扫描党团材料。党团材料是在校、政审单位、工作单位和人才等机构核查档案内容的重点，丢失很难补办，也是在校期间智慧团建和党员转递以及学生毕业后经常反复查询的材料，建议拆封档案之际，全文扫描“入团志愿书”和正式党员主干材料（“入党志愿书”务必全文扫描），电子版扫描件留存学院随时备查。制作一份“本科正式党员名单”（博士制作本硕期间入党的正式党员名单），详见附件3空表和样表，“备注”项根据实际装档情况标注“已装档”或“缺少材料，未装档”。
8.移交纸质档案。移交档案前请提前预约转档时间，并将电子版附件1-3发至微信或邮箱2003230@hlju.edu.cn中。
9.档案整理工作纪律要求。各学院需选派工作认真、细致的学生辅助核查档案，对本人档案采取回避制度，即学生不能拆封、查看、整理本人的档案，在整理他人档案时遵守档案工作纪律，不对他人档案材料填写、涂改、拍照等，注重对档案材料的保密，保持档案整理工作全过程的严肃性和纪律性。
未尽事宜，请电话咨询。
联系人：杨 杰86608301
附件1：黑龙江大学2026级研究生档案转递清单(含硕士、博士）
附件2：黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单(含硕士、博士）
附件3：本科/硕士正式党员名单
学校办公室（档案馆）
2026年10月16日
