学籍档案管理是学籍管理工作的重要组成部分，为使我校学籍档案管理工作更加科学化、规范化，特制定本规定。

第一条 学生学籍档案是学生在校期间形成的，反映学生德智体及家庭政治的个人档案材料，是关系到学生毕业、就业的重要材料。对学籍进行科学、规范的管理。一方面有利于维护档案的完整与安全，充分满足利用者的利用需要，另一方面对于杜绝假学历、假文凭的产生，维护学历、文凭的严肃性和权威性，将起到重要作用。因此学生学籍档案管理必须实行集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第二条 学校建立的学籍档案的构成

1.学籍档案由学生学籍表、学籍附表以及成绩单三部分组成。

2.新生入学后，认真填写由校学籍科发放的《黑龙江大学学生学籍表》，由各院系教务员统一保管管理。

3.学生毕业离校前，认真填写由校学籍科发放的《黑龙江大学学籍附表》；各院系教务员到教务处打印学生成绩单，在成绩单上加盖教务员、学院院长印章，学院、教务处、以及学历学位公章。（未能正常毕业或取得学位的学生不加盖学历学位公章）。

第三条 学籍档案的记载与要求

（一）学生档案信息记载要准确、规范。学生姓名填写要准确，不能够写同音同字，曾用名要书写，不能够随意改名。要求户口、身份证、毕业证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名、出生日期、身份证号必须一致。反映图象特征的照片要求是免冠近照；反映亲属政治面貌、年龄、工作单位、住址等蚊子材料要真实清楚。

（二）填写学生学籍档案，按填表说明逐项进行填写。填表时必须使用碳素墨水、黑色中性笔或蓝黑墨水填写，不得使用其它墨水、圆珠笔、铅笔，填写时要要求字迹清晰、工整，不得挖、补、刮、擦，复写等。

（三）档案内容要保证完整性，一般情况不准更改，凡审核更改后应加盖更正章或复核章或复核人印章，印章应有专人保管。

第四条 学籍档案的移交

毕业生离校时，由各院系教务员将每一名学生的成绩单、学籍附表及学籍表按先后顺序排列并用胶水在左上角粘贴，形成学生档案材料；将学生档案材料按学号流水号顺序整理，以专业为单位使用玻璃绳捆绑。每个专业按学号流水号打印一份学生名单。专升本学生的档案材料单独装订，每个专业按学号流水号打印一份学生名单。未能正常毕业的学生请在名单上特殊标注。

第五条 学籍档案的利用

1.学籍档案保管要做到：防盗、防丢失、防火、防水、防潮、防虫、防霉变；注意室内温湿度调节；保持室内清洁卫生；随时对破损档案进行修补。

2.学籍档案按其不同种类分别编号专柜存放，做到编目合理，存放条理，查找方便。

3.需查阅学籍档案材料时，须持单位介绍信及本人证件，经学籍管理人员同意，方可查借。

4.及时准确地提供各种数据和综合材料。