全校各学院:
2023届毕业生档案发送工作即将开始,请各学院做好大学档案材料的归档工作,具体内容及要求如下:
1.大学档案材料的收集。按照各相关部门的通知,领取大学档案材料,主要内容如下:
2.领取空档案袋。请各学院于6月2日上午8:30-11:30,下午1:30-4:00来档案馆领取空档案袋。
3.大学材料的整理和装订。
(1)大学材料全部领齐后,将每名学生的档案材料汇总在一起,先左对齐,再上对齐,用订书钉在左上角将档案材料订在一起(党员材料不用订),装订顺序如下:(a)外校研调档函(如有)(b)成绩档案(c)辅修成绩档案(如有)(d)学生登记表(e)毕业生登记表(f)本科生综合素质评价报告单(g)学生健康体检表(h)入团志愿书(i)《国家学生体质健康标准》证书(j)奖励材料(如有)(k)学籍异动材料(如有)(l)士兵档案(如有 材料不用装订),装订后相对应地装到每名学生的档案袋中,整理和装订后的材料详见附件1。
(2)在档案袋正面左上方用黑色碳素笔填写学生的姓名、学号、学院、专业、班级,填写样例详见附件2。
(3)正式党员材料封口盖章后,直接装入档案袋中,并单独转交一份正式党员名单,由辅导员签字并加盖学院党委/党总支公章。
4.做好档案材料详细记录。按照每名学生的实有材料填写“学生档案材料目录”,并装入到档案袋中,随档案邮寄,空表和填写样表详见附件3,同时在附件4(附件4是以班级为单位的高中档案顺序名单,名单中的学生不要删除,如果有退学、当兵、出国、转学院、降级<降级到下一年级的,在“备注”项标明降至哪个年级、哪个专业、哪个班级>等特殊情况,在“备注”项标注;如有上一年降级到本班毕业的,如2018级,将学生信息填到本班中,不配档案袋,只订好材料,一起转交即可;高中档案已做好“√”标记)中填写每名学生的材料明细,填写后的表格详见样表附件5,转档时移交一式两份材料明细表,辅导员与档案馆老师核对后签字,双方各自保留一份。
5.考取研究生同学的档案的处理。考到本校研究生的,不提交调档函,在明细表“备注”项标注“黑大研 **专业”,并且用铅笔在档案袋右上角注明“黑大研**专业”即可;考上外校研究生的,收到调档函的,将调档函装入档案袋中(调档函中如有“在档案袋封面填写或粘贴”等要求的,按照调档函要求填写或者粘贴)(调档函是电子版的,须彩色打印装档);已考上外校研究生但是没有收到调档函的,在档案袋上用铅笔注明“无调档函”,档案暂时不能邮寄,待学生收到调档函后第一时间转交档案馆,档案馆及时邮寄档案。
6.缺少部分档案材料的处理。档案中缺少成绩档案、学生登记表、毕业生登记表、外校研调档函、本科生综合素质评价报告单,在档案袋右上角用铅笔标出(可简写为无成、无学、无毕、无函、无评价单),并制定一份“遗留档案名单”,详见附件6,此部分档案暂时不能邮寄,待材料补充齐全方可邮寄。
7.转档。根据就业工作的总体安排,6月19日-6月30日为大学档案材料的转档时间,转档前请提前与档案馆工作人员电话联系,转档时,辅导员老师和档案馆负责老师共同完成高中和大学档案合并。
8.转交电子版“档案接收地址”。各学院统计学生档案的邮寄地址,制成电子版“档案接收地址”Excel表格,各学院名单以班级为单位(顺序不要调整)在附件4中下载、粘贴,移交时间为6月12日-6月16日。具体填写内容如下:
表格填写的具体要求:
(1)根据邮政EMS公司的要求,“档案接收地址”、“档案接收单位”、“档案接收部门”、“接收部门电话”、“学生手机号码”(“学生手机号码”必须准确,并且保证毕业后三个月内不能更换,如果更换,可以填家人的手机号码),五项必须全部填写。
(2)到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的,转递到就业单位或定向单位;到非公单位就业的,转递到就业地或户籍地公共就业人才服务机构;暂未就业的,转递到户籍地公共就业人才服务机构。各地人才机构地址可以参考“中国人力资源市场网-流动人员人事档案管理服务机构信息”中查询,建议毕业生联系当地的人才机构,确认档案邮寄地址和人才机构是否接收档案和其他转档要求。生源地为哈尔滨市的,档案接收地为哈尔滨各区、县人事档案管理服务机构,哈尔滨市人力资源和社会保障局(和兴路38号)不再接收毕业生档案。
(3)“档案接收地址”与“档案接收单位”必须一致,“档案接收地址”必须将省、市、县、街道、门牌号填写齐全,如果是县级市需要将上级所辖省市一并填写,例如黑龙江省哈尔滨市宾县尚志大街5号。
(4)考取外校研究生的同学,按照“调档函”的邮寄地址填写;应届考取本校研究生的不必填写地址,只需在“备注”项填写“黑大研**专业”。
(5)学生在毕业后一个月内务必查询档案去向,查询方式如下:档案馆将邮政EMS公司反馈的带有邮件编号的信息发送给辅导员,辅导员将此信息发送给学生,学生凭借编号在网上跟踪查询(邮政EMS公司规定查询时间为一年),或者搜索“黑龙江大学档案馆”微信公众号,在“业务办理”-“毕业生档案”中查询邮件编号后跟踪查询。
填写完的电子版档案邮寄地址的样表可参考附件7,学籍异动等特殊情况的在“备注”项填写,如留档、降级、黑大研、党员等。
9.学籍档案的归档。学籍档案(材料内容为成绩单、辅修成绩单(如有)、学籍表、学生登记表、论文评语表、毕业生登记表、本科生综合素质评价报告单各一份,并按照此顺序左上角粘贴)是我校永久保存的教学档案,各学院按照学籍科规定的时间收集档案材料,按照档案馆的归档要求进行整理,档案馆收集学籍档案的时间为9月初,具体归档时间详见校园网通知。
10.各学院转档时须准备的材料如下:
(1)大学档案(档案袋内含已填写的“学生档案材料目录”)(按照档案材料明细表顺序排列)
(2)毕业生档案材料明细表(一式两份)
(3)正式党员名单
(4)遗留档案学生名单(缺少“学生登记表”、“毕业生登记表”、“外校研调档函”、“成绩单”、“本科生综合素质评价报告单”材料)
如有不详可致电档案馆
联系人:杨 杰 86608301
赵秀艳 86609260
黑龙江大学档案馆
二〇二三年六月一日