全校各学院：

教学档案归档工作即将开始，请各学院将2016届应届毕业生的学籍档案材料在8月29日至9月30日期间移交至学校档案馆。

需移交的档案材料包括：

1. 成绩单一份

2. 学生学籍表（必须贴照片、学生本人确认签字）

3. 学生学籍附表（含论文评语,院系及院长公章）

具体要求：

 1. 请将每一名学生的成绩单、学籍表及学籍附表按先后顺序排列（注意排列顺序、方向）并用胶水在左上角对齐粘贴（不要粘到字迹），形成学籍档案材料(详见附件1示意图)。

2. 将学籍档案材料以专业为单位，按学号流水号的升幂顺序排列整理。若专业中有专升本学生，需将专升本学生的学籍档案材料单独排列和整理。

3．正常毕业生的成绩单应加盖六个章，未能正常毕业学生的成绩单暂不要转给档案馆，但必须转交学籍表和学籍附表。

4．转档时，请携带（A4纸横向打印）转档目录一式两份，待签字验收后档案馆留存一份，返回学院一份（详见附件2目录模板），在转档前请将该电子版目录发送到校园信息门户韩忠全信箱，2003100@hlju.edu.cn。

5. 由于毕业生数量较多，请各学院协助档案馆，在转送材料时每个学院派两名学生来档案馆协助整理和验收材料。

 

“转档目录”填表说明：

2016届毕业生学籍档案目录EXCEL表格内容具体涵盖：序号、学号、姓名、学院、专业、学制、毕业层次、入学日期、毕业日期、备注、（学生本人若出国、休学、退学、挂科、降级、留校察看、欠费或由国教院转入等特殊情况请在“备注”项注明）毕业/结业/延修、专升本标志以及成绩单、学籍表、学籍附表等项。

“√”代表转入该材料，没有转入该材料不要“√”。

 

联系电话：86608654

联 系 人：韩忠全

 

附件：1.学籍档案材料整理示范

  2.2016届毕业生学籍档案目录模板

 

黑龙江大学档案馆

2016年9月7日