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关于移交2021级新生档案的通知
2021-10-11 16:37  

全校各本科学院:

移交2021级新生档案的工作即将开始,请按照如下要求转交档案:

1.收集档案。及时收集学生自带的档案,到招生就业指导中心领取部分省市邮寄的档案(具体领取时间以招生办发布的通知为准)。学生入学后,如果办理了放弃入学资格、退学等手续,确定不是我校学生,不做名单,不转档案;档案转至我馆后,如有未上交的,请及时催交。

2.整理档案。在高中档案正面左下角用黑色碳素笔醒目填写学生的学号,并按照以下的顺序排列:学院内按照专业,专业内按照班级,班级内按照学号由小到大的升幂顺序排列,降级的学生排在本班最后。

3.审核档案。按照学籍科要求,打印“学生登记表”,装入到高中档案中(学生登记表是档案中必备材料,如遇不能打印且没有装档,请务必转档时告知档案馆工作人员,做特殊标记,并尽快打印转交,以免影响学生毕业装档和邮寄档案);如果高中档案中有团籍,按照团委下发的通知抽出“入团志愿书”和“团证”,留学院保存和使用;如果档案中装有非正式党员的组织关系,抽出组织关系保留在学院发展党员时使用;开启档案封口时,注重保证档案外包装袋的完好,档案启封后,各学院按照入学资格复查工作要求,开展新生档案入学资格审查,核查后的档案需做档案内容明细,详见附件的样表,并用封条封口,各学院可以根据自己学院的整理进度,提前或准备封口前来档案馆领取封条(领取地点:汇文楼111室)。

4.制作表格。填写电子版“学生档案归档登记表”,并用A4纸竖版打印一式三份,与学生档案一齐转至档案馆,表格中学生姓名的排列顺序即为纸质档案的排列顺序。待验收签字后返还学院一份,转档前务必将电子版的《学生档案归档登记表》和降级至本年级的学生名单通过教务办公网发至档案馆杨杰(2003230@hlju.edu.cn)邮箱中。

5.转交档案。档案转交时,请提前电话预约转档时间,并从每班选派一名工作认真、有责任心的学生协助档案馆清点入库,转档时间2021年10月11日-2021年11月30日。

请注意转档安全。未尽事宜,请与档案馆联系,谢谢合作!

联系人:杨杰

联系电话:86608301

联系地点:汇文楼111室


               黑龙江大学档案馆

                                               2021年10月11日


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