全校各学院：

2024届毕业生档案转递工作即将开始，请各学院做好大学档案材料的归档工作，具体内容及要求如下：

1.大学本科档案材料的收集。按照各相关部门的通知，领取大学档案材料，主要内容如下：

2.制作高中档案目录。根据省人才最新要求，高校毕业生需要制作全部档案材料目录归入到档案中，各学院在附件3下载“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单（本科空表）”，可填写学生姓名、学号等信息制作电子版并打印纸质目录后加盖学院公章带到档案馆，也可打印空表，现场手动填写，依据实际材料制作目录。5月20日-6月10日致电档案馆对应指导教师预约时间，携带纸质目录和订书器（建议将高中材料钉在一起，以防零散材料丢失），派学生到档案馆依据档案实有材料填写目录，制作“高中档案”材料目录，同时领取和填写空档案袋，填写档案袋封面可参考附件2样例，有意愿机打档案袋封面或不干胶粘贴学生信息可领取空袋，与大学档案一起转交。目录是我馆依据省人才提供样表，根据我校档案实有材料调整并制作的，此表在我省第一次启用，请仔细阅读附件3目录填写要求和填写样表。

3.大学材料的整理和装订。

（1）大学材料全部领齐后，将每名学生的档案材料汇总在一起，先左对齐，再上对齐，用订书钉在左上角将档案材料订在一起（正式党员材料、士兵档案为单独档案袋，不用装订），排列和装订顺序如下：（a）高等学校毕业生档案转递单（b）成绩档案（c）辅修成绩档案（如有）（d）毕业生登记表（e）本科生综合素质评价报告单（f）学生健康体检表（g）入团志愿书（h）《国家学生体质健康标准》证书（i）奖励材料（如有）（j）学籍异动材料（如有）（k）士兵档案袋（如有）（l）正式党员档案袋（如有)，装订后相对应地装到每名学生的档案袋中，整理和装订后的材料详见附件1。

（2）正式党员材料封口盖党章后，直接装入档案袋中，并单独转交两份正式党员名单，由辅导员签字并加盖学院党章。

（3）退学学生的档案已经自取或者邮寄的（参考附件4的备注项），如有大学体检表等材料未取的，请自行转交给学生，此部分材料不再转交档案馆。

4.做好档案材料详细记录。按照领取的毕业生档案（大学部分）的实有材料填写“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”，加盖学院公章，与大学材料一起转交至档案馆，同时填写附件4中“2024届毕业生档案材料明细表”（大学部分），填写后的表格详见样表附件5，转档时一式两份，辅导员与档案馆老师核对后签字，双方各自保留一份。（附件4是以班级为单位的高中档案顺序名单，名单中的学生不要删除，如果有退学、当兵、转学院、延毕<由2020级降至下一年级>，在“备注”项标明降至**学院**专业**班级；如有上一年降级到2020级本班毕业的，如2019级，将学生信息填到本班中，不配档案袋，只订好材料，一起转交即可；高中档案已做好“√”标记，请与“目录清单”做好核对。）

5.考取研究生同学的档案的处理。考到本校研究生的，在明细表“备注”项标注“黑大研 **学院**专业”，并且用铅笔在档案袋右上角注明“黑大研 **学院**专业”（考取的学院和专业）；考上外校研究生的，仔细阅读调档函内容，如有“在档案袋封面填写或剪贴”等要求的，请完成填写或剪贴工作。

6.缺少部分档案材料的处理。档案中缺少档案转递单、成绩档案、毕业生登记表、本科生综合素质评价报告单，在档案袋右上角用铅笔标出（可简写为无成、无毕、无报告单），并制定一份“遗留档案名单”，详见附件6，此部分档案暂时不能邮寄，待材料补充齐全方可邮寄。

7.填写“高等学校毕业生档案转递单”。在附件7下载并填写“高等学校毕业生档案转递单”（空表），根据各级人才机构要求“档案邮寄单位名称”不可填错，填写错误需要重发，甚至退档。如果各学院需以纸质形式通知学生档案已邮寄，或者要求收取档案邮寄单位回执单，请使用附件7“高等学校毕业生档案转递单”（三联表）。

8.转交电子版“档案接收地址”。统计毕业生档案的邮寄地址，制成电子版“档案接收地址”Excel表格，以班级为单位（顺序不要调整）在附件4中粘贴学生姓名和学号到空表附件8中，移交时间为6月12日-6月18日。具体填写内容如下：

表格填写的具体要求：

（1）根据邮政EMS公司的要求，“档案接收地址”、“档案接收单位”、“档案接收部门”、“接收部门电话”、“学生手机号码”，五项必须全部填写。

（2）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的、灵活就业及自主创业的，转递至就业创业地（须提供相关就业创业信息）或户籍地档案管理服务机构；暂未就业的，转递到户籍地档案管理服务机构。各地人才机构地址可以参考“中国人力资源市场网-流动人员人事档案管理服务机构信息”中查询，或参考附件9的全国和黑龙江省各地人才机构档案转递地址。

（3)“档案接收地址”与“档案接收单位”必须一致，“档案接收地址”须将省、市、县、街道、门牌号填写齐全，如果是县级市需要将上级所辖省市一并填全，例如黑龙江省哈尔滨市宾县尚志大街5号。

（4）毕业生在7月中旬可搜索“黑龙江大学档案馆”微信公众号，在“业务办理”-“毕业生档案”中查询邮件编号后跟踪查询是否到档。

填写完的电子版档案邮寄地址的样表可参考附件8，学籍异动等特殊情况的在“备注”项填写，如考公务员留档、降级、黑大研、党员等。

9.转档。根据就业工作的总体安排，6月20日-6月28日为大学档案材料的转档时间，转档前请提前与档案馆工作人员电话联系，转档时，辅导员老师和档案馆负责老师共同完成高中和大学档案合并。

10.学籍档案的归档。学籍档案（材料内容为成绩单、辅修成绩单（如有）、学籍表、学生登记表、论文评语表、毕业生登记表、本科生综合素质评价报告单各一份，并按照此顺序左上角粘贴）是我校永久保存的教学档案，各学院按照学籍科规定的时间收集档案材料，按照档案馆的归档要求进行整理，档案馆收集学籍档案的时间为9月初，具体归档时间和要求详见校园网通知。

11.各学院转档时须准备的材料如下：

（1）大学档案（含已填写并加盖公章的“黑龙江省高校毕业生档案目录清单”和“高等学校毕业生档案转递单”）（按照档案材料明细表顺序排列）

（2）2024届毕业生档案材料明细表（一式两份）（横板打印）

（3）正式党员名单（一式两份）

（4）遗留档案学生名单（缺少“档案转递单”、“毕业生登记表”、“成绩单”、“本科生综合素质评价报告单”材料）

如有不详可致电档案馆。

联系人：杨 杰    86608301

赵秀艳   86609260

学校办公室（档案馆）

                                                        二〇二四年六月六日