全校各学院:
为了圆满完成2014年毕业生档案发送工作,请各学院分管档案工作的领导全面负责此项工作。安排好相关人员,提前做好毕业生档案的收集、整理工作,并按要求到档案馆领取档案袋和高中部分档案,以备汇总、装档、立卷,如期归档。
领取时间:2014年5月7日至5月12日
联系人:仲维丹、高赫阳
联系电话:86609260
学生档案工作责任非常重大。为了加强其严肃性和严密性,规避风险,以防出现不必要的失误,特将相关事宜通知如下:
1.本科毕业生档案材料主要包括:
①高中档案袋(档案馆已封口)
②学生登记表
③毕业生登记表(两章齐全)
④成绩单(教务处已封口)
⑤学生健康检查表
⑥学生体质健康标准证书
⑦就业通知书
⑧党员材料袋(部分学生,材料袋封皮上注明学院、姓名、学号)
⑨二学历档案材料(部分学生)
⑩奖、贷材料(部分学生)
2.各学院在装档时要做好详细记录,一方面在档案袋封皮目录表上划“√”,另一方面填写记录表格,并要两个以上经手人签名(非学生),以备移交对照存档。
3.各学院负责具体工作的老师一定要认真做好邮寄信息审核工作。恳请各学院一定保证邮寄信息的详实性、准确性。档案邮寄总体原则依据就业通知书左上角所示单位或地址,但是,为了确保档案能够按时送达,各学院必要时参考“三方协议”,甚至联系学生本人敲定,避免因退档延误毕业生办理就业报到手续。
4.将档案发送详细地址用黑色碳素笔工整填写在档案袋封皮正中央。(填写前由档案馆馆员去现场示范)
5.各学院在整理汇总档案材料时,必须选用优秀的符合条件的学生协助工作,并要反复强调组织纪律性。
6.为了防止归档过程中档案材料出现丢失、遗漏、改动或更换等情况,今年要求归回到档案馆的学生档案一律封口并加盖学院公章。
7.学校原则上不受理毕业生档案存放的业务。如有特殊情况需要暂存的,请根据学校相关规定,到相关部门办理手续。第二、三次发档安排在开学后,若有极特殊情况商定。
8.装档期间,档案馆将派全体馆员到各学院办公,负责“部门立卷”的业务指导工作,这也是《高等学校档案管理办法》的明确规定。每个学院对应的馆员详见附件。
9.按照《黑龙江大学2014届毕业生离校工作方案》的时间安排,请各学院于6月27日至30日将已封口并加盖学院公章的档案移交到档案馆。请各学院负责此项工作的老师亲自来档案馆办理移交手续,档案馆不与学生做交接手续。具体时间与相应馆员商定。其它档案暂存学院,开学后移交至档案馆。
10.为了便于本院毕业生查询档案去向,发送档案后,机要底单将分别存放在各学院指定的负责人手中,待开学后归入校档案馆。希望各学院在学生离校前通知到每名毕业生。
特此通知
黑龙江大学档案馆
二〇一四年五月七日