关于毕业生档案相关问题须知

一．什么是学生档案？

学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

很多人终生都见不到自己的档案。根据《人事档案利用管理制度》规定：“本人不准查阅本人及其亲属的档案”。按照规定，个人是不能接触自己的档案的，毕业生档案也不能存放在自己手里，可以存放生源地区人力资源和社会保障局、人才市场、相关劳动局、街道办事处、职介所等。档案的发送必须使用国家“机要”文件发送方式，属于国家机密。

二．学生档案包括哪些材料？

毕业生档案内一般包括：高中档案(包含高中学籍、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表、高考成绩单、外语口试成绩、高中综合评价报告等，因考生生源地不同，高中档案内容也有所不同)、高校学生登记表、高校毕业生登记表、记录在校期间所学全部课程及实验、实习、设计、劳动等成绩的成绩单、在校期间的一切奖惩材料、体检表、体育健康测试、毕业生报到通知书等。

三．档案有什么用？

个体档案原则上来讲分为三种：学籍档案、人事档案和工人档案。学籍档案是记录一个人的读书生涯。人事档案则是在学籍档案中加入了派遣证、履历表、转正定级材料等，归人力资源和社会保障局管理。工人档案则是指没有经过转正定级、没有获得干部身份的工人，其档案归劳动局管理。大学毕业后，无论工作如何变动，人事档案都不能脱离人事厅（局）以及所属的人才中心等干部档案管理系统，一旦转入劳动局或所属的劳动力市场，将失去原有的干部身份。

档案的作用：

1.转正定级，获取干部身份。

2.考研。

3.考公务员。没有人事档案则不能政审。

4.评职称。如果没有档案，干部身份将无法认定，便没有资格参与职称评定。

5.考资格证。比如会计专业资格考试等，没有人事档案，将无法报名。

6.办理准生证需要存档部门出具婚育证明。

7.出国审查。没有档案，政审无法进行。

8.办理养老保险。工龄计算必须要档案。

9.某些大城市，比如上海，办理居住证，前提是将档案调到上海。

10.在国企、事业单位工作都需要档案。

11.住房补贴发放。

12.入团入党。

四．干部身份及其作用

在中国社会体系中，公民身份分三种：农民、工人、干部。农民归农业局管理，工人归劳动局管理，干部归人力资源和社会保障局管理。通过向劳动部门申请办理招工（就业）手续后具备工人身份，通过人事组织部门办理吸收、录用干部手续后具备干部身份。国家统一招收的全日制普通高等学校毕业生执行一年见习期考核合格办理转正定级手续后也具备干部身份。国家规定：大中专毕业生报到（以报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级，转正定级后，就确定了干部身份。

干部身份的作用：

1.国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件。公务员政审材料有一条明确规定要有干部身份（应届毕业生考公务员的除外）。

2.单位之间、城市之间人才流动的必备条件之一。比如以调干的方式办理深圳户口，最基本就是要有干部身份，只有有干部身份，才能说是干部调动。

3.计算干部工龄的起始点，工龄从拥有干部身份开始计算（工龄与职称评定、社会保险等有直接关系）。

4.拥有干部身份养老保险取得的比例与其他身份不同（干部100%，工人60%--80%）。有人说，我不考公务员，不想进事业单位，我就挣钱行了吧，这就牵扯到职称问题了，一个拥有职称的人，哪怕是个低级职称，他的工资水平同没有职称的人的工资水平就高一个级别，而拥有干部身份的人才能进行职称评定。

五．《就业协议书》和《报到证》有什么作用

很多毕业生认为《就业协议书》签订就是为了学校方便统计就业率的，其实，最重要的作用就是学校为毕业生定派遣方向。

《报到证》分上下两联（内容相同），上联（蓝色）由校就业指导中心发给毕业生，下联（白色）则放入学生档案内（人事档案属国家机密，不允许个人持有。如果用人单位拥有档案管理资格，那么档案应存放单位，如果没有资格，档案应存放人才市场类的档案保管处。若没有签《就业协议书》，档案会被直接打回原籍）。而《报到证》则由学生本人亲自保管，在此必须强调一点，很多人在毕业后没过多久便将《报到证》丢失，若干年后，单位提干向你提出要求：出示《报到证》时，找不到，便只能开证明，但有的单位对证明不太认可。所以，奉劝各位毕业生一定要保管好《报到证》！

六．学生毕业后档案去向问题

1.学生毕业后，档案通过机要直接寄送到工作单位。

2.学生毕业后，档案通过机要寄回原籍。

不管是否参加工作，都可以将自己的档案打回到原籍（生源地）的人力资源和社会保障局或人才市场，即使是后续考取了公务员或升学，只要发函到原籍调取档案即可。

3.档案存放人才市场。

（1）毕业后没有找到工作单位的，可以去人才市场进行档案挂靠。挂靠后千万不能放弃档案，一旦找到工作单位要及时办理就业手续。如果一直没有找到工作单位，也要记得人才中心的集体户口是属于临时户口，用来办理各种手续时会存在一定的局限性。

（2）毕业后找到工作单位的，如果用人单位没有权限保管档案，档案则需要存放在上一级主管部门或人事托管机构，那么从存放之日起，就可以计算工龄了。

（3）毕业后找到单位后又辞职到其他地方的，要注意，某些地方的人才市场，如果超出5年没交档案保管费，人才市场保管档案的义务就会自动解除，档案会被封存。

4.档案存放街道办事处。

5.档案存放学校（目前黑龙江大学对正常毕业的学生不办理档案存放学校的手续，延修学生档案除外）。

七．如何调取毕业生遗留档案？

1.延长修业年限的学生档案办理：延长修业年限或者在毕业时没有正常拿到毕业证或学位证的同学，其成绩单上缺少授予毕业证或学位证公章，学校对此类档案暂不发送。学生在获得毕业证或学位证以后，需自己去教务处成绩管理科领取成绩单一式两份，且盖齐六个公章(成绩科3个章，学院3个章)后交至档案馆，由档案馆负责发送档案。如果毕业生能够提供报到证所示单位出具的调档函（介绍信），且档案中没有不便自带的材料，可自带档案。

2.工作单位变动的学生档案办理：如果有个别学生工作单位有变动，档案也要随之变动的，需在取档部门直接办理档案转递相关手续，档案不需返回学校。我校档案馆将不再对已经邮寄出的档案重新进行密封、盖章。

3.档案没有正常邮寄到单位的学生档案办理：正常毕业的学生经查询，档案确实没有邮寄到报到证左上角所示单位的，需到档案馆开具介绍信，复印发档机要底单，并加盖公章后，去哈尔滨市机要局（嵩山路36号）查询具体到件单位和接收人。

4.单位地址不详的学生档案办理：有些工作单位比较特殊，例如，“**省青少年基金会”，机要局很难明确查询详细的通讯地址，所以，此类档案不能正常寄出。有此种情况的毕业生请及时与档案馆取得联系，或提供具体邮寄地址后由学校发出，或出具工作单位调档函自带档案(档案中没有不便自带的材料)。

5.在读期间出国学生的档案办理：大学期间出国学生的档案自动保留在学校，毕业回国后需亲自办理档案转递相关手续。此类学生需提供：①毕业生登记表（要求填全贴照片，后面有两个公章，一个学院公章，一个校办公章）、②黑大成绩单（一式两份盖齐6个公章，其中成绩科3个，学院3个）、③国外成绩单（一式两份，学生本人提供复印件即可）、④报到证（就业办咨询，或提供教育部留学中心出具的调档函），⑤如需自带档案需出示报到证所示单位开具的调档函。

6.退学人员档案办理：退学的同学需提供退学审批表、退学证明(学籍科办理)、成绩单和档案接收函(接收单位出具)，方可转递档案。

7.欠学费学生的档案办理：欠学费的同学补交齐学费后，带缴费凭证，到校毕业生就业指导中心领取报到证，将报到证送至档案馆，或等学校统一机要发出，或出具工作单位调档函自带档案(要求档案中没有不便自带的材料)。

8.申请延期发档学生的档案办理：因特殊原因申请档案暂留的同学，学校暂不发送档案，待学生本人与档案馆确认后，方可发送档案。需要办理改派的同学，将改派后的报到证上交至档案馆，或等学校统一机要发送档案，或出具工作单位调档函自带档案(要求档案中没有不便自带的材料)。

9.退档学生档案的办理：因各种原因被机要局或工作单位退回档案，涉及需要办理改派的同学，将改派后的报到证上交至档案馆，或等学校统一机要发送档案，或出具工作单位调档函自带档案。不需要办理改派的同学，需出具工作单位调档函自带档案(档案中没有不便自带的材料)。学校对同一地址的档案不会两次发送。