全校各本科学院：

移交2019级新生档案的工作即将开始，请按照如下要求转交档案：

1.收集档案，在高中档案正面左下角用黑色碳素笔醒目填写学生的学号，并按照以下的顺序排列：学院内按照专业，专业内按照班级，班级内按照学号由小到大的顺序排列。

2.如果有邮寄到我校招生办的档案，请于10月10日至11日到招生办领取。（联系人：邢美东，联系电话：86608661，取档地点：主楼C座202）

3.我校团委将抽出新生的《入团志愿书》和《团证》，这些材料的具体的保管方式和如何使用，请与团委联系。其余材料全部移交档案馆，档案馆已安排相应馆员负责各个学院的档案收取工作。（见附件1）

4.在附件2下载电子版《学生档案归档登记表》空表，将排列好的档案的学生姓名和学号填到对应项中。

（1）已经从学生手中收取《入团志愿书》和《团证》，因此无需拆开高中档案，档案仍处于密封状态的，在备注项中填“有档案”即可。

（2）如果从学生档案中抽取过《入团志愿书》和《团证》，需要拆开高中档案，档案处于开口状态，此类档案需做明细，请将档案材料按对应的序号填在“备注”项中（材料序号见附件3），序号1-11以外的材料，将材料名称填写到“备注”项中，并将档案密封。

（3）没有任何档案材料的在“备注”项填“无档案”（见附件4）。

5.表格中姓名的排列顺序即为转递档案的排列顺序。填写完毕后用A4纸打印一式两份，与学生档案一齐转至档案馆，待验收签字后返还学院一份，转档前将电子版的《学生档案归档登记表》通过教务办公网发至档案馆高赫阳（2013049）信箱中。

6.档案转交时，请提前与相应负责老师联系预约转档时间，并从每班选派一至两名优秀、认真、有责任心的学生协助档案馆清点入库，转档时间截止到2019年11月8日。

请注意转档安全。未尽事宜，请与档案馆联系，谢谢合作！

联系人：高赫阳 86609260

 

黑龙江大学档案馆

                                             2019年10月9日