全校各研究生培养单位：

移交2024级研究生新生档案的工作即将开始，请按照如下要求转交档案：

1.领取“黑大本校研”学生档案。领取我校应届考取本校研究生的档案，含上一级保研辅导员、研究生支教团等保留入学资格且在本年正式入学的学生档案，同时领取封条。

2.档案排序。将全部档案按照学院、专业、学生学号升幂顺序排列（上一年度办理保留入学资格且在本年入学的学生排在本专业最后），新生入学不单独配档案袋，使用本科（博士新生用硕士档案袋）原档案袋（学生有多个档案袋时合并成一个袋，如果有正式党员材料袋，可以合并在本科档案袋中），在档案袋封面正面右下角用碳素笔分上、中、下三行醒目标注学生姓名、学号、序号，例如 张鹏-2240001 -1，移交到档案馆时，确保每名学生只有一个档案袋。放弃入学资格的不做名单，不转档案。

3.拆封档案。档案拆封时，注重档案外包装袋的安全。保持档案内高中、本科、工作（如有）、人才（如有）等材料的原有秩序，各材料不交叉，如档案袋内有多个档案袋，保持原有档案袋内的材料，尽量不混装材料，不卷装档案，必要时可将各类材料分别用订书器钉在一起。细致核查档案材料是否为同一人，如果档案中混装别人的档案材料，及时抽出，不可将别人的材料再次混装到档案中。

4.核查档案。核查档案内容，抽出非正式党员材料，留存在学院以便日后发展党员使用。核查正式党员材料，记录入党时间等重要时间点（正式党员袋封面如没有做目录，需在此次核验时填写目录）。正式党员材料核查完毕后封口，加盖学院党章。如果学生手中有入团申请书和志愿书（团证、介绍信等不装档），收集后装入到档案中，并做好记录。档案核查完毕后，用封条封口档案。学生在读期间有原件材料需装档的，待毕业时辅导员老师一并收集，装入研究生档案中。党团材料是核查档案的重点，丢失很难补办，也是部分毕业生离校后经常电话核查的材料，请各位老师特别重视，制作材料明细和做记录时务必做到准确无误。

5.制作档案转接清单。制作“黑龙江大学2024级研究生档案转接清单”（保留入学资格且本年不入学的学生不做名单，非全和定向在入学时不转档案的学生名单排在最后），详见附件1：“2024级硕士研究生档案转接清单”空表、样表和填表说明。转交档案时，携带一式三份纸质清单。

6.制作档案材料目录表。制作“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”，详见附件2空表、样表及填表说明。此表电子版填写，一人一表，以学号和姓名命名，每个学院以一个压缩包形式发至邮箱2003230@hlju.edu.cn中。本次只制作新生档案目录，有相应材料在目录的“份数”项填写份数，没有在“份数”项填“0”；本科是正式党员且档案中有正式党员材料认真核查，在第四大项的3-10小项做好记录，本科时不是正式党员的，目录项空白不填写，待硕士毕业之际一并填写。

7.转交档案。转档时间从即日起至10月15日止。档案转交前，提前预约转档时间，并选派3-4名优秀的学生协助清点档案入库；转档前将制作完毕的电子版附件1：档案转接清单和附件2：压缩完毕的“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”发至2003230@hlju.edu.cn邮箱中，请辅导员老师妥善保存附件2电子版目录，待毕业之际填写硕士目录时再次使用。

8.博士档案转交。博士档案转交请参考以上硕士档案转交通知，详见附件1和附件2博士档案目录清单空表、样表和填表说明。

9.档案整理工作纪律要求。各学院需选派工作认真，细致的学生辅助整理档案，对本人档案采取回避制度，即学生不能拆封、查看、整理学生本人的档案，在整理他人档案时遵守档案工作纪律，不对他人档案材料填写、涂改、拍照等，保持档案整理工作全过程的严肃性和纪律性。

 

未尽事宜，请电话咨询。

联系人：杨  杰 86608301  13946148700（同微信）

           赵秀艳 86609260  15904512090（同微信）

 

附件1：黑龙江大学2024级研究生档案转递清单(含硕士、博士）

附件2：黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单(含硕士、博士）

附件3：2024级研究生新生档案整理工作流程梳理表                        

 

                                    黑龙江大学档案馆

                                                                  二〇二四年九月十三日