全校各学院：

2026届研究生毕业生档案转递工作即将开始，请各学院做好研究生档案材料的归档工作，具体内容及要求如下：

1.研究生档案材料的收集

按照各相关部门的通知，领取大学档案材料，主要内容如下：

2.研究生材料的整理和装订

（1）研究生材料全部收集齐全后，将每名学生的档案材料汇总在一起，先左对齐，再上对齐，用订书钉在左上角将档案材料订在一起（正式党员材料为单独档案袋，不用装订）装入档案袋中，研究生档案材料排列和装订顺序如下：（a）高等学校毕业生档案转递单（b）授予硕（博）士学位审批表（c）毕业研究生登记表（d）授予学位通知（e）攻读硕（博）士学位研究生录取登记表（f）研究生成绩单（g）研究生学籍卡片（h）奖励材料（如有）（i）学籍异动材料（如有）（j）其他（如有），装订后相对应地装到每名学生的档案袋中。

（2）正式党员材料封口盖章后，直接装入档案袋中，并单独转交两份正式党员名单，由辅导员签字并加盖学院党章。

（3）学院名称变更的，出具一份情况说明，加盖学院公章，订在研究生材料最后。

3.做好档案材料详细记录

按照领取的研究生部分档案的实有材料填写全“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”（有材料填写相应份数，没有材料在“份数”项添“0”，整份目录填写全，不空项），填写辅导员姓名，加盖学院公章，装入档案袋中（目录不用装订），与大学材料一起转交至档案馆。

下载填写附件1中“2026届硕士毕业生档案材料明细表”，学生的基本信息和有无“原档案”已填写和标记，请学院核实并按照已填写完毕的档案目录清单填写“原档案（正式党员）+原档案（入团志愿书）”部分（有材料在相应项划“√”，没有材料空着不填），按照实有材料填写研究生部分档案，填写须知和样表详见附件2，转档时一式两份，辅导员与档案馆老师核对后签字，双方各自保留一份。

4.考取博士研究生同学的档案的处理

考到本校博士的，在明细表“备注”项标注“黑大博 **学院**专业”，并用铅笔在档案袋右上角注明“黑大博**学院**专业”（考取的学院和专业），填写附件3制作一份“**学院考取黑大研究生名单”；考上外校博士的，仔细阅读调档函内容，如有“在档案袋封面填写或剪贴”等要求的，请在学院完成填写或剪贴工作。

5.延毕学生档案材料的处理

延毕学生的全部研究生材料暂时不转档（包含转递通知单和正式党员材料等），考取外校博士研究生没有收到调档函或录用通知书的按照缺函处理，在档案袋右上角用铅笔注明延毕或无函，并制定一份“遗留档案名单”，详见附件4，此部分档案暂时不能邮寄，待材料补充齐全方可邮寄。

6.定向学生的档案材料处理

定向学生的“原档案”未转至档案馆，各学院整理研究生部分档案材料后装入档案袋中，档案封口并加盖学院公章后按照附件1顺序排列转递至档案馆。

7.填写“高等学校毕业生档案转递单”

根据我校招生就业指导中心工作安排，统一套打“高等学校毕业生档案转递单”，加盖学院公章。请各学院仔细核对省平台数据，其中“档案邮寄单位名称”项不可填错，也不可空项不填，如果填写错误，各级人才机构可能要求重发转递单，甚至退档。填写样表可参考附件5。

8.转交电子版“档案转寄地址”

统计毕业生档案的转寄地址，制成电子版Excel表格，按照原档案顺序在附件1中粘贴学生姓名、学号、学院和专业到附件6空表中，移交时间为6月11日-6月17日。具体填写要求如下：

（1）根据邮政EMS公司的要求，“档案转寄地址”、“档案转寄单位名称”、“档案转寄部门”、“转寄部门电话”、“学生手机号码”，五项必须全部填写。

（2）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业及自主创业的，转递至就业创业地档案管理服务机构或户籍地档案管理服务机构；暂未就业、自由职业和境外留学的，转递至户籍地档案管理服务机构。

考取本校博士研究生的，省平台的“档案转寄单位名称”填写“黑龙江大学”；考取外校博士研究生的，按照录取通知书或调档函内容填写档案转寄单位名称和地址等。

“户籍地”是黑龙江省内的人才机构，统一按照附件7（此表与2026年5月18日在微信群发送的“关于在省平台规范填写毕业生档案转寄单位名称和地址的通知”中的附件1和附件2的内容相同）的“黑龙江省内人才机构”填写，信息精准，无需户籍地是黑龙江省内的学生与相关人才机构联系核实转寄信息。“户籍地”是黑龙江省外的人才机构，参考附件7的“全国人才机构”填写，此表仅供参考，信息不确定的，需学生自行核实再填报（“户籍地”务必核准，户籍地变更或搬家重新落户需重点核查，以防造成退档）。

（3)“档案转寄地址”与“档案转寄单位名称”必须一致，“档案转寄地址”须将省、市、县、街道、门牌号填写齐全，转寄城市有上级所辖市需将上级市一并填写。

“档案转寄地址”的格式为“省+（所辖地区市）+市+区+街牌号”或“省+所辖地区市+县+街牌号”。例如：黑龙江省哈尔滨市道里区四方台大道456号、黑龙江省哈尔滨市尚志市尚志大街17号镇政府东门政务服务中心1楼、黑龙江省哈尔滨市木兰县政务服务大厅3楼。

“档案转寄单位名称”的格式为“市+（区）+人才机构”或“县人才机构”，人才机构的名称尽量不缩写并且准确，以保证毕业之际套打的“档案转递通知单”的“档案转寄单位名称”准确。例如“哈尔滨市南岗区人才交流和档案中心”不可填写为“南岗区人才交流和档案中心”或“哈尔滨市南岗区人才”或“哈尔滨市南岗区人力资源部和社会保障局”，黑龙江省内人才机构准确名称参考附件7。

（4）毕业生在7月中旬可搜索“黑龙江大学档案馆”微信公众号，在“业务办理”-“毕业生档案”中查询邮件编号后跟踪查询是否到档。

填写完的电子版档案转寄地址可参考附件6的样表，学籍异动等特殊情况的在“备注”项填写，如延毕、黑大博、党员，考公务员录用手续未到的在“备注”项填写“等公务员录用 档案暂留”（档案暂留在校期间，不记录工龄，不能办理社保等手续），等党员上会的，“备注”项填写“等党员上会 档案暂留”，考入外校博需装政审表的在“备注”项填写“装入政审表”， 有士兵档案袋（材料密封）需装档的在“备注”项填写“装入士兵档案袋”字样等。

9.转档。根据就业工作的总体安排，6月17日-6月26日为研究生档案材料的转档时间，转档前请提前与档案馆工作人员电话联系，转档时，辅导员老师和档案馆负责老师共同完成原档案和研究生档案合并等工作。

10.各学院转档时须准备的材料如下：

（1）研究生档案（含已填写并加盖公章的“黑龙江省高校毕业生档案目录清单”和“高等学校毕业生档案转递单”）（按照档案材料明细表顺序排列）

（2）2026届研究生毕业生档案材料明细表（一式两份）（横版打印）

（3）正式党员名单（一式两份，备注标记是本科入党或研究生入党）

（4）本校博名单

（5）延毕学生的遗留档案名单

如有不详可致电档案馆。

                                                                                                            学校办公室（档案馆）

                                                                                                               2026年6月8日