全校各本科学院：

请于即日起至2026年11月20日移交2026级本科新生档案，具体要求如下：

一、新生档案移交

1.收集档案。及时收集学生自带的高中档案，并到招生就业指导中心领取部分省市邮寄的学生档案和全体新生的“考生报名登记表”、“考生成绩与志愿表（考生当前信息表）”和“考生体格检查表”。档案未转的，在附件1的“备注2”项标明“无档案”，并及时催交，新生已办理放弃入学资格或退学手续的，不做名单，不转档案（未移交档案的，招生就业指导中心发放的三张表不移交）。

2.排序档案。学院内按照专业，专业内按照班级，班级内按照学号由小到大的升幂顺序排列，上一级转专业、休学、降级或当兵等特殊情况降至本班的学生排在班级最后，填写附件3，发至微信或邮箱（2003230@hlju.edu.cn）中，请辅导员老师亲自领取纸质档案和封条（辅导员老师不能亲自取档的，请出具学院介绍信，加盖公章，签名后派学生持介绍信和附件3来领取）。在高中档案袋竖版正面右下角用黑色碳素笔分上、中、下三行醒目填写学生的学号、姓名、序号（附件1中学生归档登记表中的序号），例如 20260001-张鹏-1。

3.审核档案。开启档案封口时，注重档案外包装袋的完好，使用学生自带高中档案袋，不要更换档案袋，如有个别高中学校没配袋或小袋转递的，请学院自行配置大档案袋封装。核查档案，制作“学生档案归档登记表”和“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”，并按照学籍科通知要求清查档案后，在学院用封条封口。“入团志愿书”妥善保管，便于考取公务员和事业单位政审需要，大四毕业之际按照通知要求收取和装档；“学生登记表”属于大学本科材料，在学生大四毕业之际装档，以便核查。

4.制作转档清单。在附件1下载并填写电子版“学生档案归档登记表”（此表档案馆和学院永久保存，作为学生毕业后查询档案是否移交的依据），按照档案实有材料在“备注”项用序号填写材料目录（“备注1”填写黑大招生就业指导中心发放的三张表序号，“备注2”填写高中档案袋内材料的序号），并用A4纸竖版打印一式三份，与高中档案一齐转至档案馆，表格中学生姓名的排列顺序即为新生高中档案袋的排列顺序（附件1首页左上角加盖学院公章，“辅导员”处手签、盖章或电子签章辅导员名字均可）。

5.制作档案材料目录清单。在附件2下载“黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单”（此表纸质版在毕业之际与本科部分的档案一起装档，是毕业时工作单位和各级人才机构核查档案内容的凭证，请在入学之际务必仔细核查和填写，毕业之际不再核查，出现目录与实际档案材料不符时，部分人才机构会电话质询，要求重新邮寄此表，甚至退档。），填写学院、专业、学生姓名等信息后按照实有材料填写全高中档案目录，有材料的填写相应份数，没有材料在“份数”项填“0”。本次只填写第一项高中档案部分，第二项至第四项空白不填写，待学生本科毕业之际形成本科材料后再填写。填写完毕的附件2的电子版目录清单妥善保存，不打印，毕业之际填写本科档案和党团目录时再次使用。自愿选择Excel版或Word版制作目录清单（使用Excel版，一人一表，一个班级放在一个Excel表中，以班级命名，一个学院压缩至一个文件包，以学院命名；使用word版，一人一表，一个学院放置在一个word表中，以学院命名，Word版参考Excel版内的样表和填表说明）。

6.移交纸质档案。请提前预约转档时间，转档前将电子版附件1-2发至微信或邮箱2003230@hlju.edu.cn中，移交纸质版档案时只需携带一式三份的附件1：“学生档案归档登记表”和已排序的纸质档案即可。

7.档案整理工作纪律要求。各学院需选派工作认真，细致的学生辅助整理档案，对本人档案采取回避制度，即学生不能拆封、查看、整理学生本人的档案，在整理他人档案时遵守档案工作纪律，不对他人档案材料填写、涂改、拍照等，注重对档案材料的保密，保持档案整理工作全过程的严肃性和纪律性。

二、学生档案管理

1.新生档案移交后，档案已经封口，学生本科在读四年形成的大学档案材料由学院辅导员老师收集，毕业之际一齐转到档案馆与高中档案合并。

2.学生在上学期间退学，需要携带学生登记表、大学成绩单（两份）、退学审批表、退学证明（两份），学籍异动审批表（如有）等材料到档案馆办理取档手续。

3.单位政审学生档案，需持工作单位介绍信来馆现场审核档案，如果工作单位不能亲自来馆审档，可委托学院辅导员持工作单位介绍信原件来馆代审；学生因个人原因需要利用档案材料，经档案馆审查符合利用条件的，需持辅导员开具的学院介绍信方可来馆查询；如学生因就业或资格审查等原因需出具学生档案在校保管证明，请辅导员老师依据附件1的学生档案收转情况为学生开具。

三、毕业生档案邮寄

按照毕业之际发布的通知要求，各学院收集整理大学档案材料，移交大学纸质档案和电子版档案邮寄地址，与高中档案合并后，择期集中邮寄档案，具体以通知为准。

新生转档请注意纸质材料和档案信息内容安全。未尽事宜，请与档案馆联系，谢谢合作！

联系人：杨杰

联系电话：86608301

联系地点：汇文楼124室

附件1：学生档案归档登记表

附件2：黑龙江省高校毕业生档案材料目录清单

附件3：**学院降转至2026级学生名单

                                                                                           

                                                                                                       学校办公室（档案馆）

                                                                                                         2026年10月27日