各学院：

请做好2022届毕业生学籍档案材料的归档工作，转档时间为即日起至2022年10月21日，按照学校档案管理有关规定，现将有关工作要求如下：

一、归档内容

 （一）成绩单一份 （六章齐全）

 （二）辅修成绩单一份  (如有)

 （三）学生学籍表（贴照片、学生本人确认签字）

 （四）学生登记表一份

 （五）毕业论文（设计）评语表

 （六）毕业生登记表一份

二、归档要求

  （一）将每一名学生的成绩单、辅修成绩单（如有）、学籍表、学生登记表、毕业论文（设计）评语表及毕业生登记表按先后顺序排列（注意排列顺序、方向）并用胶水在左上角对齐粘贴（不要粘到字迹），形成学籍档案材料(详见附件1示意图)。

 （二）将2018级学籍档案材料以专业为单位，按学号流水号的升幂顺序排列整理，学籍档案与表格顺序排列一致。将2018级以前学籍档案，不用录入到2018级目录里，单独建表，单独转交，按年级学号升幂顺序排列。

 （三）结业、延修、休学、退学、当兵等学籍异动情况的学生必须建立学籍档案，因延休等原因无法打印成绩单的，可过后补交。

 （四）“转档目录”填表说明

2022届毕业生学籍档案目录execel表格包括序号、学号、姓名、学院、专业、学制、毕业层次、入学日期、毕业日期、备注（特殊情况在备注注明毕业/结业/延修/休学/退学/当兵等）、成绩单、学籍表、学生登记表、毕业论文（设计）评语表、毕业生登记表等项目，转入该材料划“√”，没有转入该材料不要划“√”。

 （五）转档时，请携带填写完毕的转档目录（A4纸横向打印,按照专业断开，每个专业分别打印,分别编号）一式三份（盖章签字），转档目录顺序应和排列好的学籍档案的顺序完全一致,待签字验收后档案馆留存两份，返回学院一份（详见附件2目录模板），在转档前请将电子版目录发送到蔡文杰邮箱（2004258@hlju.edu.cn）。

 （六）由于毕业生学籍档案材料较多，请各学院在转送材料时派两名学生来档案馆协助整理和验收材料。

 联 系 人：蔡文杰

 联系电话：86604955

 移交地点：汇文楼105室

 附件：1.2022届毕业生学籍档案材料整理示范

     2.2022届毕业生学籍档案目录模板

                                           

                                                        黑龙江大学档案馆

                                    二〇二二年九月十九日