全校各学院：

2023届毕业生档案发送工作即将开始，请各学院做好大学档案材料的归档工作，具体内容及要求如下：

1.大学档案材料的收集。按照各相关部门的通知，领取大学档案材料，主要内容如下：

 

     2.领取空档案袋。请各学院于6月2日上午8:30-11:30，下午1:30-4:00来档案馆领取空档案袋。

 3.大学材料的整理和装订。

（1）大学材料全部领齐后，将每名学生的档案材料汇总在一起，先左对齐，再上对齐，用订书钉在左上角将档案材料订在一起（党员材料不用订），装订顺序如下：（a）外校研调档函（如有）（b）成绩档案（c）辅修成绩档案（如有）（d）学生登记表（e）毕业生登记表（f）本科生综合素质评价报告单（g）学生健康体检表（h）入团志愿书（i）《国家学生体质健康标准》证书（j）奖励材料（如有）（k）学籍异动材料（如有）（l）士兵档案（如有 材料不用装订），装订后相对应地装到每名学生的档案袋中，整理和装订后的材料详见附件1。

（2）在档案袋正面左上方用黑色碳素笔填写学生的姓名、学号、学院、专业、班级，填写样例详见附件2。

（3）正式党员材料封口盖章后，直接装入档案袋中，并单独转交一份正式党员名单，由辅导员签字并加盖学院党委/党总支公章。

4.做好档案材料详细记录。按照每名学生的实有材料填写“学生档案材料目录”，并装入到档案袋中，随档案邮寄，空表和填写样表详见附件3，同时在附件4（附件4是以班级为单位的高中档案顺序名单，名单中的学生不要删除，如果有退学、当兵、出国、转学院、降级<降级到下一年级的，在“备注”项标明降至哪个年级、哪个专业、哪个班级>等特殊情况，在“备注”项标注；如有上一年降级到本班毕业的，如2018级，将学生信息填到本班中，不配档案袋，只订好材料，一起转交即可；高中档案已做好“√”标记）中填写每名学生的材料明细，填写后的表格详见样表附件5，转档时移交一式两份材料明细表，辅导员与档案馆老师核对后签字，双方各自保留一份。

5.考取研究生同学的档案的处理。考到本校研究生的，不提交调档函，在明细表“备注”项标注“黑大研 **专业”，并且用铅笔在档案袋右上角注明“黑大研**专业”即可；考上外校研究生的，收到调档函的，将调档函装入档案袋中（调档函中如有“在档案袋封面填写或粘贴”等要求的，按照调档函要求填写或者粘贴）（调档函是电子版的，须彩色打印装档）；已考上外校研究生但是没有收到调档函的，在档案袋上用铅笔注明“无调档函”，档案暂时不能邮寄，待学生收到调档函后第一时间转交档案馆，档案馆及时邮寄档案。

6.缺少部分档案材料的处理。档案中缺少成绩档案、学生登记表、毕业生登记表、外校研调档函、本科生综合素质评价报告单，在档案袋右上角用铅笔标出（可简写为无成、无学、无毕、无函、无评价单），并制定一份“遗留档案名单”，详见附件6，此部分档案暂时不能邮寄，待材料补充齐全方可邮寄。

7.转档。根据就业工作的总体安排，6月19日-6月30日为大学档案材料的转档时间，转档前请提前与档案馆工作人员电话联系，转档时，辅导员老师和档案馆负责老师共同完成高中和大学档案合并。

8.转交电子版“档案接收地址”。各学院统计学生档案的邮寄地址，制成电子版“档案接收地址”Excel表格，各学院名单以班级为单位（顺序不要调整）在附件4中下载、粘贴，移交时间为6月12日-6月16日。具体填写内容如下：

表格填写的具体要求：

（1）根据邮政EMS公司的要求，“档案接收地址”、“档案接收单位”、“档案接收部门”、“接收部门电话”、“学生手机号码”（“学生手机号码”必须准确，并且保证毕业后三个月内不能更换，如果更换，可以填家人的手机号码），五项必须全部填写。

（2）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递到就业单位或定向单位；到非公单位就业的，转递到就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，转递到户籍地公共就业人才服务机构。各地人才机构地址可以参考“中国人力资源市场网-流动人员人事档案管理服务机构信息”中查询，建议毕业生联系当地的人才机构，确认档案邮寄地址和人才机构是否接收档案和其他转档要求。生源地为哈尔滨市的，档案接收地为哈尔滨各区、县人事档案管理服务机构，哈尔滨市人力资源和社会保障局（和兴路38号）不再接收毕业生档案。

（3)“档案接收地址”与“档案接收单位”必须一致，“档案接收地址”必须将省、市、县、街道、门牌号填写齐全，如果是县级市需要将上级所辖省市一并填写，例如黑龙江省哈尔滨市宾县尚志大街5号。

（4）考取外校研究生的同学，按照“调档函”的邮寄地址填写；应届考取本校研究生的不必填写地址，只需在“备注”项填写“黑大研**专业”。

（5）学生在毕业后一个月内务必查询档案去向，查询方式如下：档案馆将邮政EMS公司反馈的带有邮件编号的信息发送给辅导员，辅导员将此信息发送给学生，学生凭借编号在网上跟踪查询（邮政EMS公司规定查询时间为一年），或者搜索“黑龙江大学档案馆”微信公众号，在“业务办理”-“毕业生档案”中查询邮件编号后跟踪查询。

填写完的电子版档案邮寄地址的样表可参考附件7，学籍异动等特殊情况的在“备注”项填写，如留档、降级、黑大研、党员等。

9.学籍档案的归档。学籍档案（材料内容为成绩单、辅修成绩单（如有）、学籍表、学生登记表、论文评语表、毕业生登记表、本科生综合素质评价报告单各一份，并按照此顺序左上角粘贴）是我校永久保存的教学档案，各学院按照学籍科规定的时间收集档案材料，按照档案馆的归档要求进行整理，档案馆收集学籍档案的时间为9月初，具体归档时间详见校园网通知。

10.各学院转档时须准备的材料如下：

（1）大学档案（档案袋内含已填写的“学生档案材料目录”）（按照档案材料明细表顺序排列）

（2）毕业生档案材料明细表（一式两份）

（3）正式党员名单

（4）遗留档案学生名单（缺少“学生登记表”、“毕业生登记表”、“外校研调档函”、“成绩单”、“本科生综合素质评价报告单”材料）

 如有不详可致电档案馆

联系人：杨 杰    86608301

赵秀艳   86609260

                                             黑龙江大学档案馆

                                                                                                     二〇二三年六月一日